Документные ресурсы архивов

Рыбина Е.В.

Тема: «Документные ресурсы архивов»

 

1. Федеральный закон Российской  Федерации от 22 октября 2004 г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации».

2. Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ

(ред. от 30.05.2006) "Об архивном деле в Орловской области" (принят ООСНД 18.06.1999)

3. Документный ресурс: учебное пособие / Ю.Н. Столяров. – М.: Либерея-Бибинформ, 2009. – С. 100-115. – (Профессиональный практикум). – ISBN 978-5-8167-0017-7 : 415-00.

4.Алексеева Е.В. Организация архивного фонда Российской Федерации: региональные архивы и муниципальные архивы // Делопроизводство. – 2010. - № 1 .- С. 95-103.

5. Алексеева Е.В. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. – 2002. - № 4 . – С. 74-82.

6. Алексеева Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов // Делопроизводство. – 2007. - № 8. – С. 99-104.

7. Егоров С.А. Моделирование как метод построения комплексной системы защиты архивных документов // Вестник архивиста. – 2012. - № 2. – С. 79-86.

8. Залаев Г.З. Актуальные вопросы создания и хранения цифровых копий архивных документов // Отечественные архивы. – 2012. - № 2. – С. 55-59.

9. Конюхова Л.В. Содержание документов архивного фонда Орловской области: [архивное дело] // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 88-92.

10. Козлов В.П. Российские архивы: проблемы доступа и использования //Делопроизводство. – 2011. – № 1. - С.17-26.

11. Козлов В.П. Российские архивы: проблемы доступа и использования // Делопроизводство. – 2011. - № 3. - С. 7-16. ( Продолжение. Начало См. № 1,2 2011г.).

12. Кузнецов С.Л. Проблемы организации архивного хранения электронных документов // Делопроизводство. – 2011. - № 3. - С. 58-62.

13. Кузнецов С. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста // Секретарское дело. – 2011. - № 12. - С. 67-70.

14. Лифанова Н.В. Вопросы организации хранения документации, образующейся в процессе стандартизации в современных условиях // Вестник архивиста. – 2012. - № 1. – С. 87-90.

15. Савин В.А. Архивный фонд РФ как объект познания. Историографический аспект // Отечественные архивы. – 2005. - № 2. – С. 21-27.

16. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда РФ // Отечественные архивы. – 2005. - № 2. – С. 28-34.

17. Юмашева Ю.Ю. Создание электронных копий предметов культурного наследия: проблемы и возможные решения // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2011. - № 10. – С. 78-93.

18. http://www.vniidad.ru/

19. http://www.rusarchives.ru/

20. http://www.termika.ru/ 

 

 

Содержание

Введение

Глава I. Нормативно - правовая база, регламентирующая развитие документационного ресурса архива.

1. Архивный фонд.
2. Хранение и учет архивных документов.
3. Доступ к архивным документам и их использование.

Глава II. Архивный фонд: современные проблемы.

2.1.    Переход архивов к электронным документам.

2.2.     Отбор и использование особо ценных и уникальных документов.

2.3.     Правила безопасности сканирования и хранения информации.

Глава III. Комплектование архива в современных условиях.

3.1. Основные этапы комплектования государственных архивов документами.

3.2. Причины и основные проблемы автоматизации комплектования государственных архивов.

3.3. Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате.

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Нормативно - правовая база, регламентирующая развитие документационного ресурса архива.

1.1. Архивный фонд.

Архивный фонд Российской Федерации — это исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Документы включаются в  состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

2. Документы Архивного фонда в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря
2. Хранение и учет архивных документов.

Обязанности органов  государственной власти и иных государственных  органов по обеспечению сохранности архивных документов.

• Органы государственной власти и иные государственные органы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также настоящим Законом.
• Уничтожение документов архивного фонда запрещается.
• В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
• Порядок отнесения документов к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются законодательством Российской Федерации.

 

Хранение документов Архивного фонда 

1. Документы, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в Государственном  архиве, областных музеях, областных  библиотеках;

2) временно - в органах  государственной власти и иных государственных органах и организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

2. Депозитарное хранение документов, находящихся в собственности, могут осуществлять Государственный архив области и его учреждения, областные музеи и областные библиотеки. Сроки и условия депозитарного хранения документов архивного фонда и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых между собственниками документов и Государственным архивом области, областными музеями и областными библиотеками.

Государственный учет документов Архивного фонда Орловской области

1. Документы независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Уникальные документы подлежат также учету в реестре уникальных документов, ведение которого осуществляется в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

2. Документы, хранящиеся  в Государственном архиве области,  областных музеях, областных библиотеках,  не входят в состав их имущества.

 

 

 

1.3. Доступ к архивным документам и их использование.

Доступ к архивным документам

1. Пользователь архивными  документами имеет право свободно  искать и получать для изучения  архивные документы. Доступ к  архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

2. Условия доступа  к архивным документам, находящимся  в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Ограничение на доступ к  архивным документам

1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Ограничение на доступ к  архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Использование архивных документов

1. Пользователь архивными  документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

2. Государственные и  муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации обеспечивают пользователю  архивными документами условия,  необходимые для поиска и изучения архивных документов.

3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся  предпринимательской деятельностью  без образования юридического  лица, при наличии у них соответствующих  архивных документов обязаны  бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Государственные и  муниципальные (за исключением  структурных подразделений органов  местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

5. Порядок использования  архивных документов в государственных  и муниципальных архивах определяется  специально уполномоченным Правительством  Российской Федерации федеральным  органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

6. Использование архивных  документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

7. Государственные и  муниципальные архивы, музеи, библиотеки, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.