Документные ресурсы архивов

 Раздел 5 "Служебная  информация" состоит из 3 реквизитов: "кем представлен документ", "протоколы ЭПК" (указывается название совещательного органа, номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр), "протокол ЦПЭК".

 Раздел 6 "Изменения" содержит наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (например, сведения о реставрации, публикации, экспонировании, изменении места хранения, собственника и т.д.), номер и дату акта, на основании которого вносятся изменения.

 Все реквизиты листа учета описания уникального документа соответствуют реквизитам Базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", которую ведет Центр информационных технологий Росархива.

 Параллельно с формированием федерального Государственного реестра органы управления архивным делом субъектов Федерации начали создавать региональные реестры уникальных документов, которые в соответствии с установленными критериями остались за рамками федерального реестра, однако представляют особую историческую и общекультурную значимость для региона. Они разрабатывают собственные методики, в которых конкретизируют положения Регламента с учетом особенностей исторического развития регионов, а следовательно, состава и содержания документов.

 В 2002 г. были опубликованы  Основные правила работы государственных  архивов Российской Федерации,  содержащие нормативные требования  по выявлению и учету уникальных  и особо ценных документов  в архивах (разд. 4.9 и 5.5.4), которые  обязательны к применению всеми государственными архивами РФ, а также могут быть использованы в нормативно-методических документах архивов организаций, в том числе осуществляющих долговременное хранение отдельных комплексов Архивного фонда Российской Федерации (архивы РАН, Министерства иностранных дел РФ).

 В 2004 г. в Федеральном  законе "Об архивном деле в  РФ" было дано определение особо  ценных и уникальных документов.

Таким образом, новое (по сравнению с 1980-ми годами) определение  особо ценных документов в государственном архиве любого уровня подразумевает, что они не должны полно и адекватно отражать исторический процесс своего региона, а в первую очередь под ОЦД понимают документы, имеющие особо важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие "непреходящее значение" документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры. Под понятием невосполнимости уникальных документов понимается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия копии документов на правах подлинника, но в этом случае речь может идти о восполнении информации уникального документа, а не ее физического носителя, так как они (подлинник и копия) в этом смысле не идентичны) с позиций достоверности, реликвийной ценности и права.

 В 2006 г. в целях  совершенствования работы по  выявлению ОЦД для обеспечения  сохранности их оригиналов и  сохранения содержащейся в них информации ВНИИДАД были подготовлены новые Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД), в которых уточнены определение понятия "особо ценные документы", критерии их выявления, методика проведения этой работы, а также организация учета, описания и хранения этой категории дел.

 Методические рекомендации  по работе с особо ценными  документами в государственных  архивах Российской Федерации  (Росархив, ВНИИДАД. М., 2006) содержат следующие критерии определения особо ценных документов:

- время создания документа;

- ценность содержащейся  в документе информации;

- юридическая сила, подлинность  документа;

- значение фондообразователя;

- авторство (и адресат)  документа;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей  документа.

 В качестве дополнительного  критерия может выступать величина  страховой оценки документа (его  денежная страховая стоимость).

 Интересна и трактовка  этих критериев, предложенная составителями Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД. М., 2006. С. 12 - 18).

 Выявление в архивах  ОЦД и уникальных документов  можно отнести к "высшей  стадии" экспертизы ценности документов, когда из уже отобранных на постоянное хранение документов выделяется особая каста заслуживающих особого внимания, в идеале - "неприкосновенных" для исследователей подлинников.

 Методика выявления  особо ценных документов, разработанная ВНИИДАД, состоит из нескольких этапов и определенных технологий на каждом из них.

 Выявление ОЦД проводится  по несекретным документам фонда,  прошедшим научно-техническую обработку.

 Методика выявления  ОЦД предполагает три этапа:  на первом - составление списка фондов, на втором - изучение описей отобранных фондов, на третьем - изучение отобранных по копиям дел.

 При выявлении фондов, потенциально содержащих ОЦД,  следует начинать с фондов, содержащих  документы за наиболее ранние  периоды, а также следует учитывать для советского периода ведомственные и отраслевые группы (соподчинения), что позволит избежать межфондовой и межархивной дублетности.

 Итогом первого  этапа будет составление списка  фондов либо по отдельному  архивохранилищу, либо по всему  архиву в целом.

 При изучении описей первоочередному  изучению подлежат описи структурных  частей фондов, отражающих основную  деятельность фондообразователя.

 При этом к составу ОЦД  могут быть отнесены отдельные  документы, отдельные дела, части  фондов и целые фонды. При  этом расшивка дел при выявлении  ОЦД не допускается, и все  дело считается особо ценным, даже если в нем признан  таковым только один или несколько документов.

 Это важно при создании  страхового фонда, так как копируется  все дело целиком, а не отдельный  документ или часть дела, что  позволяет обеспечить сохранность  единиц хранения.

 Выявление ОЦД проводится  путем просмотра заголовков дел  в описях. Однако зачастую "глухие" дела, малоинформативные, неточные заголовки дел не позволяют выявлять ценную, уникальную информацию на уровне документа. Поэтому более надежным способом выявления ОЦД является полистный просмотр дела.

 Выявление ОЦД завершается  составлением описей по каждому архивохранилищу отдельно или по архиву в целом.

 Методики - как существующие, так  и будущие - безусловно, решают  отдельные вопросы по отбору  особо ценных и уникальных  документов. Однако ни одна из  методик, основанных на критериях определения ценности, субъективных изначально, не может претендовать на объективность, а значит, никогда не будет готовых решений.

Глава III. Комплектование архива в современных условиях.

1.3.