Документооборот и его организация

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения, так как движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями.

Как уже говорилось выше, наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение.

В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние  документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке выделяют следующие основные этапы:

- прием  и первичная обработка документов;

- предварительное  рассмотрение и распределение  документов;

- регистрация;

- рациональное  движение документов внутри организации;

- исполнение  документов (составление);

- контроль за исполнением;

- обработка  исполненных и отправляемых документов.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.

Кроме того, ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Основные цели исследования документопотоков организации:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации. 

 

 Обработка поступающих документов 

 

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путем сканирования). Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверной подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документов в виде факсимильного сообщения также не дает гарантий подлинности документа.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.).

Поступившие документы проходят следующие этапы

- первичную  обработку;

- предварительное  рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение  документов руководством;

- направление  на исполнение;

- контроль  исполнения;

- исполнение  документов;

- подшивку  документов в дела.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется  как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»), которая передается адресату.

При отсутствии приложений или некоторых листов документа ставится в известность отправитель корреспонденции и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса  и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах автоматическим нумератором проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», включающий порядковый номер поступления и дату поступления. При отсутствии нумератора этот реквизит проставляется от руки. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу (на приложениях к документам эта отметка не проставляется).

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в правом верхнем или нижнем левом углу по усмотрению организации.

Кроме того, секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, передаются по назначению сразу после регистрации без предварительного рассмотрения секретарем-референтом или работником службы ДОУ. На таких документах в правом верхнем углу первого листа (или титульного) проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т.п.

Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов: документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц и т.п.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются и передаются вместе с входящим документом руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания оформляются в виде резолюции. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается исполнителю. Документы с грифом «КТ» или «Конфиденциально» передаются исполнителю под расписку в журнале регистрации с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.          

На предприятии для ряда документов может быть принят  порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется  после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания  проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет.  

 

 Обработка отправляемых  документов 

 

Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.                     

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлялся проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации  и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами; на этапах исполнения и завершения работ порядок операций такой же, как и с входящими документами (см. приложение 22).

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе, определение сроков хранения либо уничтожение документов.

 

 

  Регистрация и контроль исполнения  документов    

 

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система  (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти ПК.