Документооборот и его организация

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих,  подведомственных и других организаций  и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое  он повторно, как правило, не регистрируется.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.

Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализованно: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская - в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности - в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие  документы;

- исходящие  документы;

- внутренние  документы;

- коммерческие  контракты;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является  порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год, с 1 января по 31 декабря. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру могут указывать место исполнения  и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Например, номер документа №72/01-05 включает:

72 - порядковый  номер документа по журналу  регистрации;

01-05 - номер  дела по номенклатуре.

Или: №72-ВН, где 72 - порядковый номер; ВН - Владимир Николаев, автор документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, А-143 и т.д., при регистрации приказов по кадровым вопросам порядковый номер дополняется буквой «К» или буквенным индексом «л/с» (личный состав).

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе; их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

Ввод сведений о документе в информационно-поисковую систему (ИПС) производится путем записи его индекса и других соответствующих реквизитов в регистрационные формы: журналы, карточки или экранные формы.

Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер или в случаях небольшого объема документооборота.

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, дата и т.д.).

Выбор той или иной технологии ведения  информационно-поисковой системы находится  в компетенции руководства организации, поэтому в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей (табл.1). 

 

Таблица 1

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода

в информационно-поисковую систему и правила их заполнения 

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Название вида документа	Заполняется в соответствии  с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления	Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа).
Индекс поступления	Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция	Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК.
Срок исполнения	Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в дело	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

 

     

Образцы журналов регистрации приведены в приложениях 23 и 24.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

Предприятие по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.  Каждое предприятие может составить для себя перечень нерегистрируемых документов. Обычно в него включают:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

корреспонденцию, адресованную работникам предприятия с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые  извещения, кредитные справки и т.д.);

документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и т.д.);

формы статистической отчетности;

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (планы, программы, объяснительные записки и т.д.);

сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

рекламные извещения, рекламные письма, прайс-листы, прейскуранты, каталоги;

печатные издания (журналы, брошюры, бюллетени).

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Поэтому, исходя из специфики и опыта работы, на предприятиях (в учреждениях) составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

Основная цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку  документов на контроль;

- проверку  своевременности доведения документов  до конкретных исполнителей;

- предварительную  проверку и регулирование хода  исполнения;

- учет  и обобщение результатов контроля  исполнения документов.

Контроль исполнения документов в организации может осуществляться различными должностными лицами. Прежде всего, он входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Технологическое обеспечениеконтроля за исполнением во многих организациях (учреждениях) осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не обязателен.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, включают документы директивных и вышестоящих органов, распорядительные документы самого учреждения (предприятия), важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, определяются типовые сроки их исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, в государственных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, по подаче апелляций на решение финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает  в качестве типовых.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа на уровне заголовка. Затем в регистрационном журнале или карточке делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Секретарь-референт или служба документационного обеспечения управления помечают для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа.

Нередко для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в указанном режиме устанавливает промежуточные сроки проверки исполнения и выводит на экран номера документов  в назначенный день для проведения по ним проверки хода исполнения.

Ряд программ предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). ПК не только будет давать предварительные напоминания лицу, проводящему контроль, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Служба контроля в установленные дни проводит предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов, о чем регулярно  информируется руководитель или делаются сообщения на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Продление сроков исполнения может производиться только  по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (составления отчета, ответного письма, проекта контракта и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении  в журнале регистрации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного

обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред.

Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002,339с. – 75 экз.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения

управления), 4-е издание испр. И дополн. – М.: ООО «Журнал

«Управление персоналом», 2003, 408с. – 15 экз.

3. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.Н.Вялова и др.,

под общей ред. Т.В.Кузнецовой – М.: МцФЭР, 2001, 544 С. -15 экз.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение

работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, 234 с. – 15 экз.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие –

М.: Приор, 2000, 143 с. – 13 экз.