Документооборот и его значение

Содержание.

Введение.	2
1. Документы.	2
1.1. Значение документов.	2
1.2 Группы документов.	3
2. Организационно-распорядительная  документация.	5
2.1. Организационные документы.	6
2.2. Распорядительные документы.	7
2.3. Справочно-информационные документы.	9
Заключение.	12
Список литературы.	13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение.

В решение задач по совершенствованию  управления, немаловажное значение имеет  организация делопроизводства в  учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и  создание документов.

Значение  рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим  удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем  объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости  от специфики работы конкретного  аппарата управления).

1. Документы.

Документ - материальный носитель, содержащий в  зафиксированном виде информацию.

1.1. Значение  документов.

Значение  документов в наше время исключительно  велико.

Во-первых, документы имеют государственное  значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь  страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют юридическое  значение. Документами оформляются  права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в организации  хозяйственной деятельности государства  и его органов. Все хозяйственные  операции на предприятиях и в учреждениях  оформляются документами.

1.2. Группы  документов.

I. По  признаку специализации:

1. общие - документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные - документы  являющиеся продуктом деятельности  структурных частей учреждения:

• бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
• плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
• статистические (статотчеты, таблицы);
• юридические (исковые заявления, решения суда);
• финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

II. По  значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III. По  техники воспроизведению:

1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.

IV. По  секретности:

1. для служебного пользования - документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные - документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V. По  приемам записи:

1. простые - документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
2. стенографированные - документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3. зашифрованные - документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По  происхождению:

1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.

VII. По  срочности:

1. простые - документы с необозначенными сроками исполнения;
2. срочные - документы с обозначенными сроком исполнения;
3. весьма срочные - документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII. По форме:

1. стандартные - документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
2. нестандартные - документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По  сложности:

1. простые - документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
2. сложные - документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.

Все документы могут быть в виде подлинников  и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.

Оригинал - это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный  и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный  документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.

Копия - это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса  и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа - слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку  известно, что есть подлинник.

2. Организационно-распорядительная  документация.

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В  процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, подавляющая часть которых  фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными  носителями фиксированной информации являются документы.

В зависимости  от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных  видов документов. Вид документа  следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд  разновидностей. Так например, протокол - вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий  и др. Или: акт - вид документа, его  разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи  и др.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости  от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

2.1. Организационные  документы.

I. Устав - свод правил, регулирующих  деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязаности  в определенной сфере государственного  управления или хозяйственной  деятельности. Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной  власти и управления, а уставы  общественных организаций принимаются  и утверждаются съездами. Уставы  предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими  органами (министерствами, ведомствами,  исполкомами местных Советов).

II. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции,  компетенцию, обязанности и организацию  работы системы органов государства,  единого органа, структурного подразделения.  Положения могут регламентировать  деятельность должностных лиц.  В отдельную группу следует  выделить положения, регулирующие  совокупность организационных, трудовых  и других отношений по конкретному  вопросу. Наиболее многочисленны  разновидности положений о проведении  различных конкурсов, смотров  и других мероприятий.

III. Инструкция - правовой акт, издаваемый  органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем)  в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы,  научно-технические, технологические,  финансовые и иные специальные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их  подразделений и служб), должностных  лиц и граждан.

Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов.

Инструкция оформляется на общем  бланке. Она утверждается специальным  распорядительным актом или непосредственно  руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные

2.2. Распорядительные документы.

I. Постановление - правовой акт,  принимаемый высшими и некоторыми  центральными органами коллегиального  управления в целях разрешения  наиболее важных и принципиальных  задач, стоящи перед данными  органами, и установления стабильных  норм правил поведения.

Постановления принимаются Верховным  Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик  по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими  органами государственной власти своих  полномочий; Президиумом верховного Совета РФ и Президиумами Верховных  Советов союзных и автономных республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы  государственного руководства и  по вопросам, связанным с подготовкой  сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров  РФ и Советами Министров союзных  и автономных республик как нормативные  акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.

II. Решение - как распорядительный  документ является правовым актом,  принимаемым Советами народных  депутатов и исполнительными  комитетами. Решения оформляют также  результаты деятельности и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств и ведомств, научных  советов и т.п.

III. Распоряжение - акт управления  государственного органа, имеющий  властный характер, изданный в  рамка присвоенный должностному  лицу, государственному органу компетенции,  имеющий обязательную силу для  граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.