Документооборот как условие успешной работы организации

В результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько  операций.

Так, при необходимости  к поступающему документу подбираются  дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т. п.).

Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

Резолюция пишется, как  правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?) (Приложение 2).

Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по исполнению документов.

Если в резолюции  несколько исполнителей, ответственным  является тот, кто указан первым. Это  означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.

Иногда в резолюции  не указывается срок исполнения. Это  означает, что срок исполнения данного  документа относится к типовым (например, служебное письмо - 10 дней). Дата резолюции играет также важную роль - от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.

При правильной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу ДОУ. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу нескольким исполнителям.

Также на участок регистрации  передаются документы, не требующие  рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет разметку.

Документы, не требующие  регистрации, после их разметки сразу  передаются по назначению.

Документы, решение которых  не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного  письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению.

Обращения граждан после  рассмотрения руководством организации  или руководителем подразделения  по работе с обращениями граждан  должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям. Если такого подразделения нет, данная категория документов регистрируется на участке учета и регистрации службы ДОУ. Все делопроизводство за исключением экспедиционной обработки по данной категории документов должно вестись обособленно от других видов документов.⁵

В этом пункте излагается характеристика организации рассмотрения документов. Приводится перечень лиц, допущенных к рассмотрению документов. 
2.3.Регистрация документов

Основной целью регистрации является придание юридической силы документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы и др. Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.

Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:

• в журналах (данная форма регистрации обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов(документы об образовании, пропуска, трудовые книжки).
• на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью пишущих машин (РКК изготавливаются из плотной белой бумаги. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров, чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации).
• на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий (на экране выводится экранная форма карточки, одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система, которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации).

Вне зависимости от выбранной  формы регистрации должен соблюдаться  ее основной принцип – однократность (документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т. п.).

Выбор места регистрации зависит  от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения.

Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству. В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение - Бюро (группа) правительственной переписки), отдельно - постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей - в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в  каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.

Только порядковый номер  документа в регистрационном  номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов. Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации - приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др. Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте.

В том случае, когда  при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер (Приложение 3). На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса (Приложение 4). На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных  обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Регистрационный индекс совместного документа образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер  проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-97:

• на месте реквизита 10 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
• на месте реквизита 28 - регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана  единая система индексов структурных  подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части индексов, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру  и функции организации, распределение  обязанностей исполнителей, систему  делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения информационно-поисковой системы является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование. К ним относятся следующие классификаторы:

1. Классификатор видов документов, который отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), в ГСДОУ, а также отраслевым нормативно-методическими документам, если они разработаны.

2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которым организация связана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов заполняется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».

3. Классификатор вопросов  деятельности организации включает  в себя перечень вопросов деятельности  организации с соотнесением их  к уровню компетенции, т. е.  фиксирует также распределение  обязанностей, принятое в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание».

4. Классификатор структурных  подразделений организации разрабатывается  на основе организационных документов: устава (положения) организации,  утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба ДОУ, а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. В этот классификатор могут включаться и общественные организации (профсоюз). Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении номенклатуры дел организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения.

5. Классификатор исполнителей включает в себя фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.⁶

В этом пункте рассматриваются различные формы регистрации документа в организации. 

2.4.Организация отправки исходящих  документов

Отправку исходящих  документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно - в экспедиции или у секретаря  руководителя (или у специально назначенного работника).

При обработке исходящих  документов выполняются следующие работы:

1. Проверяются правильность  оформления и комплектность исходящих  документов. Документ, отправленный  из организации, должен быть  зарегистрирован, т. е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть подписан, иметь заголовок, если он на формате А4. Особенно внимательно проверяется правильность адресования - при адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. Если документ адресуется постоянному корреспонденту, то его адрес имеется в экспедиции и на документе может быть указано только наименование организации. Кроме того, проверяется, все ли есть листы документа и приложения в нужном количестве экземпляров и листов. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.