Документооборот как условие успешной работы организации

2. Проводится сортировка  документов по видам почтового  отправления и по адресатам.  Документы, адресованные постоянным  корреспондентам, сортируются по  ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.

3. Осуществляется адресование  конвертов (до вкладывания документов  в конверт). Для постоянных корреспондентов  целесообразно иметь заранее  заготовленные конверты с отпечатанными адресами. Это можно сделать типографским способом, с помощью средств оргтехники. Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется воспроизводить на стандартном конверте. Конверты с прозрачным окном можно использовать и для постоянных корреспондентов, но только при условии, что на самом документе всегда будет проставляться полный почтовый адрес постоянного корреспондента.

4. Проводится фальцевание  документов. Документы иногда отправляют не фальцуя - это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.

5. Осуществляется заклеивание  конвертов. Это можно делать  ручным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать самоклеющиеся конверты.

6. Производится взвешивание  корреспонденции с помощью почтовых  весов для определения стоимости  почтового отправления.

7. Проставляются стоимость  отправления, дата отправки и  обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.

8. Доставляется корреспонденция  в почтовое отделение связи.  Документы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформление исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с действующими почтовыми правилами.⁷

Отправка документов на машинных носителях должна производиться  в упаковке, соответствующей техническим  требованиям сохранности носителей  и записанной на них информации. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях проходит такую же экспедиционную обработку, как и документы на бумажных носителях.

В последние годы с  развитием средств связи и использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) количество документов, отправляемых почтой, уменьшается. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения. Единственная проблема, которая должна быть обговорена с каждым корреспондентом отдельно, - это наличие специальной программы «электронной подписи», с помощью которой решается вопрос о наличии состава удостоверения документа и прежде всего достоверности подписи на документе.

Системы электронной  почты делятся на два типа:

• глобальные (В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей).
• корпоративные (ведомственные) (Создаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особенно эффективно, если у организации имеется большое число подведомственных структур, в том числе и филиалов. Корпоративная электронная почта использует несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями. Таким образом, все общие ресурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные устройства) могут быть доступными каждому пользователю. Уже создано много систем корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; Mail; 1C: Электронная почта и др. Так, с помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции: получать и отправлять электронные сообщения; передавать файлы, созданные в других программах MS Office; хранить сообщения в специальных электронных папках; осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений; распечатывать сообщения).⁸

В этом пункте рассматривается  организация отправки исходящих  документов и обязательный алгоритм действий для этого.

 

Заключение

 

В ходе исследовательской  работы поставленная цель была достигнута – рассмотрен документооборот как условие работы организации. Я пришла к выводу, что точное соблюдение движения документа в организации приводит к упорядочиванию служебной документации и личной ответственности любого сотрудника за адресованный ему документ.

Вовремя отреагировав, на замечания контролирующих организаций, можно исправить недостатки и  упущения, не допустив более крупных  ошибок и нарушений. Также вовремя передав по назначению, полученные рекомендации по бухгалтерскому и налоговому управлению приведут к высокому качеству отчетности. Хорошо организованная работа отдела делопроизводства повышает статус предприятия в глазах его партнеров и клиентов.

На 2 курсе, в ходе курсовой исследовательской работы я бы хотела исследовать движение документа на примере конкретной организации. После полученных знаний я могла бы устранить недостатки и помочь в организации правильного делопроизводства, что повысило бы эффективность работы отдела документационного обеспечения управления.

 

Список литературы

Монографии:

1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник – Изд. 5-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352с. (СПО).
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах [Текст]: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 320с.
3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учеб. пособие – М.: Изд-во Эксмо 2006. – 624с.
4. Кирсанов М.М. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. ДОУ [Текст]: Учеб. пособие для вузов – Изд. 3-е, испр. и доп. – М: Инфа-М, Новосибирск: Сибир. Соглашение, 2000. – 272с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология ДОУ) [Текст]: Учебник для вузов – М: Юнити-Дана 2000. – 339с.
6. Румынина Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002. – 208с.
7. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]. - Новосибирск, 2004. – 160с.

Нормативно-правовые источники:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению [Текст]. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

Электронные ресурсы  удаленного доступа:

1. Гаген А. Документооборот. График документооборота [Текст]. –http://www.financial-lawyer.ru/.
2. Энциклопедия делопроизводства [Текст]. – http://www.termika.ru/.

Терминологический справочник

 

График документооборота – это график или схема, которые  описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.⁹

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения, исполнения, отправки и (или) направления в дело.¹⁰

Маршрут документа - это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

• Дата поступления документа;
• Срок исполнения в днях;
• Дата фактического исполнения;
• Код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);
• Код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);
• Ожидаемый статус документа, т.е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
• Полученный статус документа, т.е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
• Примечание (многострочный текст);
• Путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Разметка документа  – это операция, в которой лицо, осуществляющее  предварительное рассмотрение документов, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя.

Резолюция документа - это  реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным  лицом, и содержащий принятое им решение.

Регистрация документов – 1)это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 2) это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.¹¹

Совместный документ - это документ, авторами которого являются несколько организаций.

Фальцевание документов - это складывание документа и вложение его в конверт.¹²

 

 

Приложение 1

Маршрут прохождения  поступившего (входящего) документа¹³

 

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структурного подразделения	Исполнитель
1)Прием документов
2)Первоначальная обработка  поступивших документов
3)Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
4)Регистрация документов
5)Рассмотрение документов
6)Направление документа  в структурном подразделении
7)Рассмотрение документов
8)Исполнение документов
9)Согласование и подписание  ответных документов
10)Подготовка документов  к отправке
11)Отправка документов

 

 

Приложение 2

Пример оформления резолюции

 

Иванову И. К.

Сидорову А. А.

Подготовить проект положения

об учетной политике к 03.12.2000

 

05.11.2000 личная подпись

 

Приложение 3

Пример оформления регистрационного номера служебного письма

 

Письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17. Это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу ...», где 01 - служба ДОУ, а 17 - это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 - это индекс дела).

 

Приложение 4

Пример присвоения индекса дела служебного письма

 

Если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же - 238/01-17. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17.

 

¹ Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник – Изд. 5-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 156с. (СПО).

 

² Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология ДОУ) [Текст]: Учебник для вузов – М: Юнити-Дана 2000. – 221с.

³ ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению [Текст]. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

⁴ Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах [Текст]: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 123с.

 

⁵ Румынина Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002. – 178с.

⁶ Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учеб. пособие – М.: Изд-во Эксмо 2006. – 320с.

⁷ Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]. - Новосибирск, 2004. – 145с.

.

⁸ Кирсанов М.М. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. ДОУ [Текст]: Учеб. пособие для вузов – Изд. 3-е, испр. и доп. – М: Инфа-М, Новосибирск: Сибир. Соглашение, 2000. – 145с

⁹ Гаген А. Документооборот. График документооборота. –http://www.financial-lawyer.ru/.

¹⁰ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.