Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

 

Ульяновский государственный университет

Факультет культуры и искусства

Кафедра документоведения и библиотековедения

 

 

 

 

 

 

Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

 

Курсовая работа

по  специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

Исполнитель-студент:

Яковлев Николай Витальевич

студент гр. ДД-О-08/1

 

 Научный руководитель:

Кутейников Игорь Александрович 

Зав.кафедрой документоведения

и библиотековедения

 

 

 

 

 

 

 

Ульяновск, 2012

 

 

 

 

 

 

ПЛАН 

 

Введение

Глава 1. Теоретические основы документооборота

1.1 Понятие и сущность  документооборота, виды документопотоков

1.2 Организация процесса  документооборота в организации

1.3 Современные проблемы  документооборота в организациях

Глава 2. Исследование документооборота на предприятиях пассажирского автотранспорта

2.1. Документооборот АТП:  задачи и управление

2.2. Документооборот –  общий и частный

Заключение 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

На современном автотранспортном предприятии практически любой  величины и специализации документооборот  является самой регламентированной областью деятельности, с одной стороны, регулируемой требованиями различных  государственных и муниципальных  органов исполнительной власти, с  другой – управляемой внутренними  локальными актами предприятия.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь  не только правильно составлять и  оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с  тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта  совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Декомпозиция указанной  цели определяет основные задачи исследования:

исследование организационных  форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

анализ современного опыта  совершенствования документооборота;

Цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы исследовать документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта.

 

ГЛАВА 1. Теоретические  основы документооборота

 

1.1 Понятие и  сущность документооборота, виды  документопотоков

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. (8. с. 25)

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система  делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия "документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)

Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его  копия где-то откладывается и  после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта  регулирования только документооборот  организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих  документов.

Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения  документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в  том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с  нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего  электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с  современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего  все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи  с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот  стал постепенно сдавать свои вековые  позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные  документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при  помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной  техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в  российском делопроизводстве все еще  сохраняется сочетание обоих  видов документооборота с некоторым  преобладанием электронного в крупных  административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот  сохраняет свои позиции в некоторых  специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о  конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами.

Последнее означает, что  документы, как правило, создаются  при помощи современных технологических  средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и  хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот  организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных  информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы  и исходящие документы.

Документооборот, или порядок  движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов. (14. с. 56)

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др. (14. с. 26)

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

-поток входящей документации, состоящий из поступающих в  организацию документов;

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в организации и не предназначенных  к выходу за ее пределы;

Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации.

Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы в другие организации).(22. с. 69)

Общая организация работы с исходящими документами организации  выглядит следующим образом:

1. . Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
2. . Разработка проекта документа.
3. . Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
4. . Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
5. . Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
6. . Тиражирование и регистрация документа.
7. . Упаковка и отправка (рассылка) документа.