Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

2.2. Документооборот – общий и частный

Общий документооборот не только автотранспортного предприятия, но и любой организации, ведущей  хозяйственную деятельность, выполняет  следующие основные задачи:

• взаимодействие c внешними хозяйствующими субъектами, учреждениями, органами исполнительной власти;
• директивное управление деятельностью;
• контроль исполнительской дисциплины.

В дополнение к этому можно  выделить еще два документоориентированных процесса, относящихся, скорее, к частному документообороту и учитывающих особенности различных групп автотранспортных предприятий:

• обработка обращений граждан (особенно актуально для предприятий с профильными пассажирскими перевозками, предполагающими зачастую письменные коммуникации с АТП);
• подготовка и учет путевых листов (особенно актуально для предприятий с повременной оплатой рабочего времени водителей – парков такси и пр.).

Взаимодействие с внешними организациями реализуется, как  правило, с помощью следующих  документоориентированных процедур:

• обработка входящей корреспонденции. Входящая корреспонденция является основным инструментом обеспечения юридически значимого документооборота как между хозяйствующими субъектами в целом, так и между организацией и органами власти в частности. Реализация этого процесса может быть произведена на основании локального акта – инструкции по делопроизводству, в которой подробно описана вся процедура работы с входящей документацией;
• подготовка исходящей корреспонденции. Работа с исходящей документацией, включающая в себя подготовку проекта документа, его подписание и направление адресату, – это чуть ли не единственный в нашей стране способ однозначного информирования организации-адресата с приданием переданной информации юридической значимости. Особенностью процедуры является многовариантность в отношении выбора исполнителя на финальном этапе – направлении корреспонденции адресату. Исполнителем здесь может являться курьер (работник АТП), курьерская служба либо Почта России. В любом случае документационное обеспечение направления – подготовка описи вложения (ф.107), реестра отправлений в соответствии с Приложением № 3 к Приказу ФНС РФ от 25.02.2009 № ММ-7-6/86) – производится в стандартном порядке и не имеет принципиальных отличий от организации электронного документооборота предприятий иных областей деятельности;
• обработка телефонограмм. Как таковая процедура обработки телефонограмм встречается только у АТП, подчиненных федеральным и муниципальным органам исполнительной власти, а также иным государственным и муниципальным структурам, для которых телефонограммы являются важным инструментом взаимодействия и управления. В современных коммерческих компаниях телефонограммы были последовательно заменены документами, полученными посредством факсимильной связи, а затем их обработка была включена в процесс обработки входящей корреспонденции. В настоящее время в большинстве своем телефонограммы заменены сообщениями электронной почты, которые, как и устные сообщения, передаваемые посредством телефонограмм, отличаются низкой формализованностью, при этом являются документированными, что заметно облегчает процедуру их обработки.

Директивное управление деятельностью  компании и его документационное обеспечение предполагает создание, обработку и исполнение документов распорядительного характера, содержащих информацию о сути поручения, исполнителях, ресурсах и сроках исполнения. Такими специализированными документами, имеющими распорядительную функцию, являются, в частности, приказы и распоряжения. С другой стороны, любой документ, попавший на рассмотрение к руководителю организации, может быть дополнен новым  атрибутом – резолюцией, имеющей  распорядительную функцию, что станет основанием для формирования поручения  по нему с дальнейшим контролем его  исполнения. В случае автоматизации  такого подхода требуется учитывать  необходимость развитого экспертно-аналитического аппарата, который позволит проводить  статистическую обработку по выданным, исполненным, неисполненным и просроченным поручениям в отношении как отдельных  работников и структурных подразделений, так и направлений деятельности и руководителей организации  в целом.

Подготовка и учет путевых  листов является самым ресурсоемким процессом при автоматизации  деятельности АТП – именно под  автоматизацию этого процесса будут  задействованы максимальные ресурсы.

Учитывая многообразие формируемых  документов, для автоматизации процедур сопровождения их жизненного цикла  максимально эффективным является использование системы автоматизации  документоориентированных потоков работ (WorkFlow/DocFlow), являющейся частью любой современной системы электронного документооборота (СЭД). Если в СЭД также встроен унифицированный генератор отчетов, система позволит осуществлять подготовку, учет и обработку всего многообразия путевой документации, которая является обязательной для любого автотранспортного предприятия.

Автоматизация документооборота автотранспортного предприятия  – простой и одновременно необычайно качественный метод повышения эффективности  его деятельности, при этом большая  часть автоматизируемых процессов  документооборота относится к типовым  и в той или иной форме присутствует во всех СЭД (как "коробочных", так  и "внедряемых"). С другой стороны, наличие таких процессов, как "выдача и учет путевых листов", являющихся уникальными для АТП и одновременно самыми документоориентированными среди остальных сторон функционирования такой компании, дает основания предполагать, что автоматизация этого направления может быть произведена с помощью механизмов автоматизации потоков работ (WorkFlow), что позволит в короткие сроки настроить быструю и эффективную систему работы с этим уникальным видом частной документации, одновременно учитывая возможность быстрого внесения изменений как в маршруты документов, так и в их атрибутивный состав.

Заключение 

Документооборот в транспортной организации имеет свои особенности  и имеет свои особые документы. Например, в транспортных организациях, в отличии от других организациях, существуют такие документы, как маршрутные путевки, разрешения для выхода в рейс и многие другие. Но самым распространенным документом во многих организациях является простой билет, который видит каждый пассажир. Билеты бывают простыми бумажными и электронным. Электронные билеты считываются специальными устройствами - терминалами, которые могут располагаться либо на турникете (г. Москва), на поручнях (г. Казань), на стене в салоне (г. Липецк) или же у кондуктора (как в большинстве городов). Также в некоторых городах еще продолжают существовать пластиковые билеты, но постепенно они вытесняются из оборота.

Одним немаловажным документом являются маршрутные путевки. В организациях, занимающихся пассажирскими перевозками, это обязательный документ, без которого невозможен выход на маршрут. В случае утери, продолжение движение маршрутного ТС запрещается. Путевки служат для отметки работы маршрутного ТС на лини, отслеживание полного рабочего времени, времени простоя и поломок. Именно по путевкам вычисляется количество отработанных часов на линии того или иного ТС или экипажа. Путевки выдаются каждому сотруднику, занятому в перевозке пассажиров (водитель или кондуктор) в отдельности. В путевке указывают время выезда (начало работы), количество отработанных часов, время заезда (конец работы), время простоя (если имеется), время отклонения от заданного маршрута (если имеется). Путевки открываются диспетчерами парка и первой конечной станции, закрываются диспетчером последней конечной станции и диспетчером парка.

Одним из главных документов является наряд на маршрут. Данный документ содержит в себе распределение водителей  и кондукторов по тем или иным маршрутам, машинам, расписаниям. Наряды составляются на один день. В основном наряды составляются в будничные  дни, а в пятницу составляется наряд на три дня. В наряде указываются  следующие моменты:

• День работы (на какой день составлен нар<span class="Normal__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial