Документы отдела кадров

Документальное  закрепление структуры и штата  предприятия

Название документа

Содержание (наполнение)

Структура и штатная  численность

Документ, в котором  закрепляется список структурных подразделений  в порядке их важности для жизнедеятельности  предприятия. Внутри структурных подразделений  приводится список должностей в порядке  субординации с указанием в отдельной  графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором  закрепляется перечень структурных  подразделений, должностей (в указанном  выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным  должностям, так и по организации  в целом.

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены  инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным  расписанием.

Внутренние локальные  нормативные акты

Название документа

Содержание (наполнение)

Положения о структурных  подразделениях

Локальный нормативный  акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права  и обязанности, ответственность  структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия.

Должностные инструкции работников

Внутренний локальный  нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Правила внутреннего  трудового распорядка.

Порядок их составления  и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Положение об обработке  персональных данных работника

Локальный нормативный  акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при  обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование  персональных данных. Права работника  по защите персональных данных и ответственность  работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника*.

Документы, оформляющие  прием, перевод, увольнение работника

Название документа

Содержание (наполнение)

Трудовой договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности  работодателя: обеспечение условий  труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию  и соблюдать действующие в  организации правила внутреннего  трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности  заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно  найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)".

Изменения к трудовому  договору.

В большинстве случаев  оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ).

Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут  быть изменены в письменной форме  только по соглашению сторон.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26).

Оформляется при  приеме на работу работника по трудовому  договору и издается на основании  трудового договора. Содержание приказа  должно соответствовать условиям трудового  договора (ст.68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный  срок, если работнику устанавливается  испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения  временно отсутствующего работника, для  выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма Т-5, Т-5а).

Оформляется при  переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора с работником (ами) (форма Т-8, Т-8а).

Применяется для  оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание  увольнения.

Записка-расчет при  прекращении действия трудового  договора с работником (форма Т-61)

Применяется в небюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая часть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Личная карточка работника (форма Т-2).

Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа  о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и  служащих при назначении пособий  по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина  СССР от 13.04.73 № 252. В карточке формы  Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя  запись делается при увольнении работника  и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Личная карточка государственного служащего (форма  Т-2ГС).

Применяется для  учета лиц, замещающих государственные  должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет  аналогичное содержание. Отличия  в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной  службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Заполняется параллельно  с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях  и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и  технологии для учета научных  работников, занимающих, например, должности  старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора  и т.п.

Заполняется на основании  соответствующих документов (диплома  доктора и кандидата наук, аттестата  доцента и профессора и пр.), а  также сведений сообщенных о себе работником.

Трудовая книжка работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах  на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек в настоящее  время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек.

Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Ведение личных дел  госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные  должности Российской Федерации  в порядке назначения и государственные  должности Федеральной государственной  службы».

Оформление отпуска

Название документа

Содержание (наполнение)

График отпусков (форма Т-7).

Применяется для  отражения сведений о времени  распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных  подразделений организации на календарный  год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; табельный  номер; количество дней отпуска, запланированную  и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения  отпуска и дату предполагаемого  отпуска в случае его перенесения.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам) (форма Т-6, Т-6а).

Применяется для  оформления и учета отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

Используется в небюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется сотрудником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Оформление командировок работников

Название документа

Содержание (наполнение)

Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма  Т-10а)

Применяется для  оформления и учета служебного задания  для направления в командировку, а также для отчета о его  выполнении. Содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (форма Т-9, Т-9а)

Применяются для  оформления и учета направления  работника в командировку. Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма Т-11, Т-11а)

Применяется для  оформления и учета поощрений  в работе.