Единая государственная система делопроизводства

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ                                                     ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 
 
 

                                                    Кафедра делового иностранного

  языка 
 
 

Контрольная работа по дисциплине: 

«Документоведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Студент: IV курса заочной формы обучения

Специальность: бухгалтерский учет, анализ и аудит

№ студенч. Билета БА08з-851

Жейда Кристина Николаевна 
 

Ст. преподаватель: Игнатюк Зоя Ивановна 

Дата  сдачи в деканат:_____________________ 
 
 
 

Мурманск 2011 г.

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I.Введение 

        На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;
• организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
• рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

      Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является одобренная, принятая изданная 23 мая 1988 г. Государственная система документационного обеспечения управления — ГСДОУ.

       Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

      ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

        ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок  проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие  требования к составлению текстов  управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный  архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

     По  оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации¹.

         Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

           Основная цель ГСДОУ - упорядочение  документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

     – совершенствование форм и методов  работы с документами;

     – обеспечение единого порядка  документирования;

     – обеспечение единого порядка  работы с документами;

     – контроль за исполнением документов;

     – хранение документов;

     – унификация форм документов;

     – сокращение по возможности документооборота;

     – методическая работа по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации;

     – внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и  организационной техники.²

     В связи с появлением новых  технологий, таких как компьютеры, многие были уверенны что бумажный документооборот  станет меньше, но это мнение оказалось ошибочным. Большинство документов хранится одинаковое время наряду с электронными носителями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II.Основные положения

     Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и  регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

     Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

     Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

     Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

     Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных  по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

     Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

     Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются  как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

     Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

     Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

     Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

     Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

     В пределах своей компетенции организации  всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

     Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

     Внутреннее  согласование проекта документа  должно проводиться в следующей  очередности:

     •    с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

     •    с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

     •    с финансовым подразделением или  главным бухгалтером (бухгалтером);

     •    с юридической службой;

     •    со службой документационного обеспечения;

     •    с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.