Формирование и оформление дел

- текст письма-приглашения  – указывается название мероприятия, конкретное место, дата и время  его проведения;

- подпись лица, которое  инициирует приглашение с указанием  его должности и ФИО.

(Пример оформления письма-приглашения  см. в приложении 8).

 

2.9. Составление и оформление  запросов. Письмо-запрос составляется  для получения какой-либо официального  характера информации или документов. Оформляется на официальном бланке. На письмо-запрос требуется направлять  письмо-ответ. Обычно текст письма-запроса  начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. В самом  запросе формулируются конкретные  волнующие автора письма вопросы  – «Просим сообщить о…», «Просим  выслать…», «Будем признательны, если…»  и т.д. Допускается тактичное указание  желаемого срока получения запрашиваемой  информации.

(Пример оформления запроса  см. в приложении 6).

2.10. Оформление информационных  писем. Информационные письма сообщают  заинтересованным лицам о свершившихся  фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных  писем используются обороты: «Сообщаем  Вам, что…», «Ставим Вас в известность  о том, что…», «Информируем о проведении…».

(Пример оформления информационного  письма см. в приложении 7).

 

2.11. Составление и оформление  писем-напоминаний. Письмо-напоминание  относится к разряду информационных  писем. Цель такого письма —  тактично напомнить о необходимости  выполнить некие взятые на  себя обязательства. Письмо-напоминание  следует направлять тогда, когда  не удается с помощью телефонных  переговоров или личного контакта  получить необходимый ответ или  добиться своевременного выполнения  принятых обязательств.

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:

- ссылка на высланный  ранее документ, предварительную  договоренность, договор;

- более краткая форма  изложения сути предложений (пожеланий  или требований) автора.

Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим ответа адресата.

(Пример оформления писем-напоминаний  см. в приложении 11).

 

В процессе прохождения практики на данном предприятии было проанализировано формирование и оформление дел, документов и составление,  формирование информационно-справочных документов (писем). В результате анализа было выявлено что формирование и оформление дел соответствует требованиям «Основных правил работы государственных архивов», а формирование информационно-справочных документов на данном предприятии соответствует ГОСТУ Р 6.30 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

Приложение 1

 

 

	Индивидуальный предприниматель
	«Кузнецов И.С.»
	Секретариат
ДЕЛО № 03-05 Том № __1__
	Документы (отчеты, сводки, справки),
	представляемые структурными
	подразделениями руководству организации
(заголовок дела)
		2013
		(год)
На		110	лист.
Хранить		5	лет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

 

УТВЕРЖДАЮ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.» Акт 16.12.2013 N 123 г. Новокузнецк приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать государственного архива

 

 

В связи  с
		(истечением срока хранения  документов
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
(наименование организации)
передает, а
	(наименование государственного  архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
			(годы)
и справочный аппарат к ним:

 

 

N п/п	Название и номер описи	Кол-во описи	Кол-во принятых дел количество ОЦД	Кол-во страховых копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

Итого принято		ед. хр. (в том числе страховых копий)
	(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N _______________

 

Передачу произвели:	Прием произвели:
Наименование должностей лиц, производивших передачу	Наименование должностей лиц, производивших прием
Подпись  Расшифровка подписи  Дата	Подпись Расшифровка подписи Дата

 

 

 

 

 

Приложение 3

гарантийное письмо

 

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __26.09.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

о поставке продукции

 

Просим Вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1309 от 13 сентября 2013 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 15 октября 2013 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:  
ОАО  «СБЕРБАНК», г.Новокузнецк  
р/с № 23709850000080100058  
к/с 3019064000000000504  
БИК 044529865 
ИНН 7876876530 
КПП 34100907

 

Директор ИП «Кузнецов»	Кузнецов	И.С.Кузнецов
Главный бухгалтер	Карякина	В.П. Карякина

 

 

 

 

Приложение 4

сопроводительное письмо

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __26.09.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

Уважаемая Наталья Александровна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах). 

 

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5

письмо подтверждение

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __6.07.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

Уважаемая Наталья Александровна!

Сообщаем Вам, что мы получили подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г.

Приложение: договор в 1 экз.(всего на 3 листах). 

 

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 6

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __6.07.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

Уважаемая Наталья Александровна!

Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и первого этапа работ в течение последующего года.

Мы включили эти сроки в договор.

Направляем Вам экземпляры договора, подписанные со стороны нашей фирмы, и будем признательны за скорейшее возвращение экземпляра, подписанного со стороны Вашей фирмы.

С уважением. 

 

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

 

Приложение 7

письмо просьба

 

о перенесении даты презентации

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __6.09.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

 

Уважаемая г-ка Голошова  Н.А!

В связи с возникшими техническими проблемами прошу Вас перенести дату проведения презентации на 09.10.2013 г.

С уважением Кузнецов Игорь Сергеевич.

 

 

 

 

 

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

 

 

 

 

 

 

Приложение 8

 

письмо приглашение

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»   Ул. Покрышкино 63 а, г. Новокузнецк, 608000 Тел./факс (4532) 78-56-83 E-mail: Kyznecov@yandex.ru ОКПО 0484978, ОГРН 232097543795, ИНН/КПП 7876876530/34100907   __6.09.2013__  № ____5_____

Директору ООО «Сектор» г-ке Галошовой Н.А.   ул. Кирова 12 г. Новокузнецк, 529876

 

О приглашении на презентацию

 

Уважаемая г-ка Галошова Н.А.!

Приглашаем Вас на презентацию нашей продукции, которая будет проводиться 08.10.2013 г.по адресу  ул. Бардина, 10 павильон №10  в 12:00.

С уважением, Кузнецов Игорь Сергеевич!

 

 

 

 

 

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов