Формы использования архивных документов

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУРГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ИСТОРИИ  И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Специальность: «Документоведение  и документационное обеспечение  управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Архивоведение»

тема: «Формы использования архивных документов»

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                    Выполнила: студентка ИФ

                                                                            группы ИЗ-5039С

   Головина Татьяна Алексеевна

                                                                              Проверил: доц. Кислицын В.А.

 

 

 

 

КУРГАН, 2012

 

Оглавление

 

Введение………………………………………………………………………………………….3

1.Направления  и цели использования архивных документов…………………….................8

2. Формы использования архивных документов……………………………………………..10

2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании……………………………………………..……………………………………….10

2.2. Исполнение запросов социально-правового характера…………………………………12

2.3. Использование документов в средствах массовой информации……………………….17

3. Организация информационных мероприятий……………………………………………..19

3.1. Организация выставок документов……………………………..………………………..20

3.2. Организация встреч с общественностью…………………………..……………………..22

3.3. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование…………………….25

3.4. Публикация документов………………………………………………..............................26

Заключение…………………………………………………………………...............................28

Список  использованных источников …………………….......................................................30

 

Введение.

 

Цель работы – объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и  использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

1. Определение направлений использования  архивных документов;

2. Постановка целей использования  архивных документов;

3. Характеристика форм использования  документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько  групп:

1. нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);
2. нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных  архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» ¹.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации"  обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».²

Постановление Правительства  РФ «О федеральной целевой программе  «Культура России (2001-2005 годы)» среди  других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.³

В подпрограмму выделена программа  «Архивы России», которая помимо всего прочего подразумевает  обеспечение государства и граждан  архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного  функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к  архивным документам государственной  части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование  и распространение имеющейся  в них информации.

Предполагались следующие  виды работ:

1)Осуществление комплекса  работ по совершенствованию и  модернизации системы использования  государственными архивами документированной  информации;

2) Создание и поддержание  в работоспособном состоянии  механизма преимущественно планового  рассекречивания документов государственных  архивов с прогнозируемым объемом  в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение  подготовки поименных книг памяти  российских (советских) воинов, погибших  и пропавших без вести в  период советско-финляндской войны  1939-1940 годов и других военных  конфликтов;

4) Организация и проведение  документальных выставок, в том  числе международных, посвященных  юбилейным датам, памятным событиям  государственного и международного  значения;

5) Оснащение выставочного  зала федеральных государственных  архивов современными техническими  средствами;

6) Подготовка каталогов,  путеводителей, сборников архивных  документов (в том числе в электронной  форме);

7) Совершенствование технологий, связанных с организацией процессов  и работы читальных залов государственных  архивов.

 Также в работе  широко использовались такие  нормативно-методические документы,  как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

Правила работы ведомственных  архивов (стоит заметить, что они  утратили силу) основными    формами    использования    документов ведомственного  архива  указывают:   информирование  руководства и структурных   подразделений   организации,   в  структуре  которой функционирует архив,  других организаций и исполнение их запросов; культурно   -  просветительная   и агитационно  - пропагандистская работа   архива,   исполнение   запросов   социально   - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.⁴

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают  то, что основными формами использования  документов в архиве являются:

- информационное обеспечение  пользователей (органов государственной  власти, местного самоуправления, государственных,  негосударственных и общественных  организаций, объединений и граждан)  в соответствии с их запросами,  а также в инициативном порядке;

- представление документов  пользователям для исследований  в читальном зале;

- экспонирование документов  на выставках;

- использование документов  в средствах массовой информации;

- проведение информационных  мероприятий (встреч с общественностью,  экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских  конференций, уроков для студентов  и школьников и др.) с использованием  документов;

- выдача документов во  временное пользование;

- публикация документов  в различных формах.⁵

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».⁶

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования  архивных документов.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных  архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

1. пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.
2. Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

В «Организации использования  документов ГАФ СССР» довольно полно  дана характеристика форм использования  документов. Авторы подробно останавливаются  на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования  документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются  проблемы направлений использования  документов, вопросы анализа целей  использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы  использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина  считает, что «одним из напряженных  участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения  документов ликвидированных предприятий  и организаций».⁷

В статье Н.Е. Елисеевой и  И.М. Нагаева сообщается, что «…основными  формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные  залы».⁸

«Вестник архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор  темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается  структура доклада.

Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику целей использования  документов Архивного фонда РФ.

В третьей главе дан  подробный анализ форм использования  документов: информирование руководства  и структурных подразделений  организации, а также других организаций  о наличии в архивах тех  или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового  характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в  читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов. 

Заключение посвящено  обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

 

 

1. Направления и цели использования архивных документов.

 

Использование документов архива –  это комплекс работ по обеспечению  информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации.

В современном архивоведении основными  направлениями использования архивных документов являются;