Функции секретаря-референта по бездокументному обслуживанию

Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Основные виды совещаний (Приложение 1).

Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря-референта:

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания, составление плана совещания (Приложение 2);
2. Определение места совещания (выбор помещения);
3. Оповещение участников совещания:
4. Уточнение списка участников;
5. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

• основного сообщения;
• справочно-информационных материалов;
• проекта решения.

6. Определение финансовых расходов;

7. Проведение организационных мероприятий (заказ гостиницы, транспорта, закупка необходимых вещей для совещания);
8. Проверка готовности помещения (количество мест и техническая

оснащенность).

Помещение

Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

Аппаратура

Видеоконференция - это способ обмена видеоизображениями, звуком и информацией между двумя или более точками, оборудованными соответствующим аппаратно-программными комплексами.

Для презентации проектов часто используют различные виды демонстративной техники. Рассмотрим два наиболее лучших варианта:

1. Трехлучевые (клапанные) проекторы.

Позволяют осуществлять проекцию практически от любого источника видеосигнала.

Другой из особенностью является то, что у него необычайно мощный световой поток, благодаря чему, можно получать изображения на экранах большого размера, вплоть до киноэкрана.

2. Видеостена.

Наиболее универсальное и функциональное средство отображения видеоинформации там, где необходим оперативный анализ больших информационных потоков.

На совещании могут использовать диктофон.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов. Если эти временные рамки по объективным причинам удлиняются, то необходимо сделать перерыв на 15-30 минут. Для совещания составляется регламент (Приложение 3).

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.

Письмо-приглашение

Структура письма-приглашения

• Шапка (необязательный элемент письма-приглашения) - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение.
• Обращение – общее (например: «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!») либо конкретное, с указанием фамилии или имени и отчества лица (например: «Уважаемая Ольга Викторовна!»).
• Текст письма-приглашения – здесь необходимо указать название мероприятия, конкретное место, дату и время его проведения.
• Подпись лица, которое инициирует приглашение с указанием его должности и ФИО.

Конкретных правил и требований к оформлению письма-приглашения не существует, оно составляется в произвольной форме. Для усиления эффекта привлекательности письма в его оформлении могут применяться декоративные элементы – различные узоры, рисунки, орнаменты. Примерная форма письма-приглашения (Приложение 4).

Срок отправки (оповещения) письма-приглашения зависит от регулярности проведения совещаний (Приложение 5).

Подготовка материалов

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Проведение организационных мероприятий

На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

Ведение протокола

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных др.). Форма протокола (Приложение 6).

 

2.3.   Подготовка командировок

 

Секретарь готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки.

В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, вопросы, которые необходимо решить, проекты документов, закрепляющие эти решения.

Секретарь подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления,  реферат и т.д.

Также в обязанности секретаря входят детальная проработка маршрута поездки, заказ билетов, бронирование гостиницы. Копия программы командировок обязательно остается у секретаря.

После возвращения руководителя из командировки секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет от командировки.

Процедура подготовки командировок включает несколько требований:

1. Оформление необходимых документов с использованием форм:

• № Т-10А «Служебное задание для направления и отчет о его выполнении» (Приложение 7);

• № Т-10 «Командировочное удостоверение» (Приложение 8);
• № Т9 «Приказ (распоряжение) о направлении в командировку» (Приложение 9).

2. Ведение журнала для работников, убывающих в командировку (Приложение 10).

3. Совместная с руководителем разработка программы командировки.
4. Подготовка необходимых для каждого пункта программы документа, а также бланков организаций, которые могут понадобиться руководителю при решении каких-либо вопросов.

Как правило, при направлении в командировку работнику выдается аванс на оплату командировочных расходов (проезд, стоимость проживания и прочие расходы) (Приложение 11).

 По возвращении из командировки работник представляет отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилья, документы о понесенных расходах на проезд и прочих расходах, связанных с командировкой.

Если работник израсходовал не весь аванс, то остаток денег он должен вернуть в кассу предприятия. А если он израсходовал больше, чем ему выдали, то из кассы ему выдается перерасход. В авансовом отчете делается запись о внесенном остатке или выданном перерасходе.

Заказ гостиницы и билетов

Подготовка к командировке должна начаться, по крайней мере, за 2 недели до даты отправки. Сначала оформляется служебное задание, на основании его готовится приказ о направлении в командировку и выписывается командировочное удостоверение.

Не менее важный этап – это разработка программы, включающей деловые мероприятия

Отдельным пунктом в программу включают транспортные маршруты и адреса гостиниц.

Номер в гостинице можно заказать, отправив заявку на разрешение по факсу, телеграфу, электронной почте или позвонив по телефону, запросив предварительно информацию об условиях проживания и прайс-лист.

В заявке обычно указывают предполагаемое время пребывания в гостинице и желательный тип комнаты.

 

4. Прием посетителей

 

Для фиксации посетителей ведут график приема посетителей (Приложение 12)

Прежде всего, следует позаботиться чтобы приемная, производила на пришедшего благоприятное впечатление.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1. Прием сотрудников организации
2. Прием сотрудников организации для обстоятельной беседы по рабочим вопросам
3. Прием сотрудников организации по кратким текущим рабочим вопросам
4. Прием сотрудников организации по личным вопросам
5. Прием сотрудников других организаций
6. Прием граждан по личным вопросам

Прием сотрудников организации

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководителю необходимо встретиться самому, а кто может быть направлен к другим должностным лицам; какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием руководителя, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен быть пофамильный (с именем и отчеством) список всех работников организации.

Прием сотрудников организации по кратким текущим рабочим вопросам

Ежедневно в любой компании возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение нескольких минут, а если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может затормозиться. К кратким рабочим вопросам относятся:

● получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);

● согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу с поставщиками, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).

● получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);

● предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);

● подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т.д.). Но надо не забывать, что подпись документов – дело не всегда быстрое. Например, сотрудник уверяет, что у него «дело на пару минут, только договор подписать», а потом выясняется, что руководитель этот договор видит в первый раз и ему нужно хорошенько его изучить, прежде чем подписать.

Вопросы, которые требуют, с точки зрения подчиненных, срочного решения, есть в любой организации. Все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом.

Проекты документов, которые руководитель сначала должен изучить, прежде чем принимать какое-либо решение (проекты приказов, распоряжений, писем, договоров, рекламно-информационных материалов, служебных записок), секретарь собирает в папку «На рассмотрение». В течение дня эти документы накапливаются у секретаря, а руководитель просматривает их все сразу в конце рабочего дня или в начале следующего.

Руководитель может сообщить секретарю о том, что ждет документ для срочного рассмотрения – когда исполнитель принесет документ, секретарь сразу же передаст его руководителю. Если в компании для обмена информацией используется электронная почта, исполнители пересылают документы секретарю по электронной почте. После этого секретарь распечатывает документы и складывает в папку «На рассмотрение».