Государственные стандарты, классификаторы, нормативы

  Министерство  образования Российской Федерации

  Государственное образовательное учреждение

  Высшего профессионального образования

  «Тихоокеанский  Государственный университет» 
 
 
 

  Кафедра « Финансы, кредит и

  бухгалтерский учет»

                                               
 
 
 

  Контрольная работа №7

  Дисциплина: «Делопроизводство и корреспонденция»

  Тема: «Государственные стандарты, классификаторы, нормативы»

    
 
 
 
 

                                                              Выполнила студентка 3 курса

                                                        Специальность: ФК (в)- 81                                                                                              

                                                                № зачетной книжки 080442877

                                                    Фамилия: Колпашникова

                                    Имя: Людмила

                                            Отчество: Олеговна

                                                        Проверил: Шишкова Н. Д.                                                                             
 
 
 
 
 
 

Хабаровск – 2009 
 
 

  Содержание.

  Задание № 1…………………………………………………………………....3.

1. Введение…………………………………………………………………...3.
2. Государственные стандарты и общегосударственные классификаторы     (ОКУД, ОКПО)…………………………………………………………………..3.
3. Унифицированные системы документации……………………………..7.

  Задание № 2…………………………………………………………………. 10.

  Литература……………………………………………………………………12.

  Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание № 1. 

Введение. 

  В современных условиях с увеличением  информации и совершенствовании  технологий необходимо и совершенствование  работы с документами. Организация  работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. Так как основу информационной среды любого предприятия составляет документ, профессионализм в работе с документами гарантирует успех управленческой деятельности в целом.

  В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем. 

1. Государственные стандарты и общегосударственные  классификаторы (ОКУД, ОКПО).

 

     В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами – стандартами. Стандарт - документ, разработанный на основе консенсуса, в котором в целях многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

    В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:

а)   юридическую силу документов;

б)   оперативное и качественное составление и исполнение      документов;

в)   организацию быстрого поиска документов;

г) осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

     Стандарты бывают международными, региональными, национальными, административно-территориальными. Они принимаются соответственно международными, региональными, национальными, территориальными органами по стандартизации. Все эти категории стандартов предназначены для широкого круга потребителей. По существующим нормам стандартизации стандарты периодически пересматриваются для внесения изменений, чтобы их требования соответствовали уровню научно-технического прогресса, или, согласно терминологии ИСО/МЭК, стандарты должны представлять собой "признанные технические правила". Нормативный документ, в том числе и стандарт, считается признанным техническим правилом, если он разработан в сотрудничестве с заинтересованными сторонами путем консультаций и на основе консенсуса.

     Указанные выше категории стандартов называют общедоступными. В учебной литературе по делопроизводству стандарт рассматривается как одна из разновидностей нормативных документов. Однако в практике термин «стандарт» может употребляться и по отношению к эталону, образцу или описанию продукта, процесса (услуги). По существу это не является принципиальной ошибкой, хотя эталон правильнее относить к области метрологии, а термин «стандарт» использовать применительно к нормативному документу.

     Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием подразумевается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -  регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. Большое значение при документировании имеют средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. В зависимости от них различаются способы документирования и типы создаваемых при этом документов.

     Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам, которая обеспечивает для каждой разновидности документов комплекс реквизитов – обязательные элементы оформления документов. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).

     Принятый Госстандартом классификатор и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами, ведомствами. ОК разрабатывается для обеспечения сопоставимости данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности (межотраслевое применение), информационной связи с действующими ОК, гармонизации с международным классификатором. ОК используется в общероссийских унифицированных формах документах. Для целей государственной статистики используются общероссийские классификаторы, например, предприятий и организаций (ОКПО), управленческой документации (ОКУД) и др.

   ОКУД является составной частью Единой системой классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации.

     ОКУД предназначен для решения следующих задач: 1) регистрация документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве; 3) сокращение количества применяемых форм; 4) исключение из обращения неунифицированных форм; 5) обеспечение учета и систематизация унифицированных форм документов на основе их регистрации; 6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; 7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

     Объектами классификации в ОКУД  являются общероссийские (межотраслевые,  межведомственные) унифицированные  формы документов, утверждаемые  министерствами (ведомствами) Российской  Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

     В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) принята иерархическая трехступенчатая классификация: класс форм (первые две цифры), подкласс форм (вторые две цифры), регистрационный номер (следующие три цифры), контрольное число (последняя цифра). Классификатор может содержать правила расчета контрольного числа или алгоритмы проверки кода (ОКПО, ОКУД).

     Каждая позиция блока состоит из двух блоков: блока идентификации и наименовании объекта классификации. Идентификация блока проводится через классификацию. Например, структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда – 09;

Документация  по учету и распределению средств  – 01;

Расчетная ведомость по страховым взносам  – 004;

Контрольное число – 6.

     ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций, состоит из десятизначного номера, присваивается юридическому лицу после его регистрации в органах государственной статистики.

     Получение ОКПО обязательно, указывается в бухгалтерских документах, так как отражает виды деятельности, которыми занимается предприятие. В случае расширения сфер деятельности организации требуется проходить перерегистрацию и повторить процедуру получения ОКПО – нового кода.

        Классификатор используется для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ  для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики.

        Контрольное число рассчитывается следующим образом:

1. Разрядам кода в общероссийском классификаторе, начиная со старшего разряда, присваивается набор весов, соответствующий ряду чисел от 1 до 10. Если разрядность кода больше 10, то набор весов повторяется.
2. Каждая цифра умножается на вес разряда и вычисляется сумма полученных произведений.
3. Контрольное число для кода представляет собой остаток от деления полученной суммы на модуль «11».
4. Контрольное число должно иметь один разряд, значение которого находится в пределах от 0 до 9.

    Если получается остаток, равный 10, то для обеспечения однозарядного контрольного числа необходимо провести повторный расчет, применяя вторую последовательность весов, сдвинутую на два разряда влево (3,4,5,…). Если в случае повторного расчета остаток от деления вновь сохраняется равным 10, то значение контрольного числа проставляется равным «0».  

2.Унифицированная  система документации.

  Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единой требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существуют непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.