Характеристика «Документооборот»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..……3

Глава 1 Характеристика «Документооборот»……………………………………..……4

Глава 2 Основные этапы документооборота……………………………………….…...7

2.1 Прием и первичная  обработка…...…………………………………………….7

2.1.1 Обработка входящих  документов………………………………………...…7

2.1.2 Обработка исходящих  документов……………………………………….…9

2.1.3 Обработка внутренних документов………………………………………11

2.2 Регистрация документов…………………………………………………...…13

2.3 Контроль за исполнением…………………………………………………….16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документооборот является частью организации работы с документами. Единые требования к организации  работы  со всеми  установленными основными положениями (ГСДОУ).

От четкости и оперативности  обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Целью данной курсовой работы является исследовать основные этапы  документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1 Охарактеризовать понятие  документооборот

2 Определить и охарактеризовать  основные этапы документооборота

3 Рассмотреть основные  правила обработки входящих, исходящих  и внутренних документов

Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили государственные стандарты и учебные пособия Кузнецова Т.В., Крылова И.Ю., Ватолиной М.В., Пшенко А.В., Румыниной Л.А., а также научные статьи Носаревой Н.

 

 

 

ГЛАВА 1 ХАРАКТЕРИСТИКА «ДОКУМЕНТООБОРОТ»

 

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

 

Службой ДОУ осуществляется анализ документооборота, результаты данного анализа необходимы для  расчета:

1. Численность делопроизводственного персонала
2. Загрузки отделений и отдельных исполнителей работы с документами
3. Эффективности применения средств механизация и автоматизация делопроизводства

 

Все действия службы ДОУ  направлены на то, чтобы документооборот  был рационален и соответственно отвечал следующим требованиям:

1. Прохождение документов  в организации должно быть оперативным
2. Движение документов в организации должно быть прямоточное то есть, желательно чтобы документы не проходили одну и ту же инстанцию дважды
3. Движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые не обходимы
4. Процесс обработки основных видов должен быть максимально единообразным

 

Существует три организационных  формы делопроизводства:

1. Централизованная форма делопроизводства, все виды работ с документами проводятся в одном месте т.е. централизованно. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом

 

2. Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения с большим документооборотом. Форма предполагает, в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ

 

3. Системная форма делопроизводства в ней одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно, а другая проводятся в структурном подразделении

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

1. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
2. предварительное рассмотрение и распределение документов
3. регистрация документов
4. контроль за исполнением
5. исполнение документов, их составление, согласование, оформление
6. отправка или направление в дело

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Прием и первичная обработка документов

Все документы организации  делятся на три документопотока:

 

1. входящие
2. исходящие
3. внутренние

 

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

 

2.1.1 Обработка  входящих документов

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма, факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

 

1. прием и первичную обработку документов
2. предварительное рассмотрение и распределение документов
3. регистрацию
4. рассмотрение документов руководством
5. передачу на исполнение

 

Прием и первичная обработка  документов в организациях, в которые  поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В  очень крупных организациях в  структуре службы ДОУ создаются  специальные подразделения, осуществляющие прием документов— экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или  по факсу.

 

2.1.2 Обработка  исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы . В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

 

1. составление чернового документа
2. подготовку проекта документа
3. его согласование (визирование)
4. удостоверение документа
5. отправку документа

За подготовку проекта  исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный  исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые  материалы, устанавливать очередность  работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его  согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых  удостоверяющих реквизитов. Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица, визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись  с проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь  собирает визы согласования. Возврат  проекта может повторяться, и  каждый раз исполнитель должен повторять  всю процедуру подготовки проекта  документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих  документов являются:

1. проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами
2. проверка наличия удостоверяющих реквизитов
3. проставление исходящего регистрационного индекса
4. обработка документа для отправки
5. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

1. сортировку

2. вложение в конверты
3. адресование
4. сдачу в отделение связи

 

Принимая документы для  отправки, обязательно нужно проверить:

1. правильность оформления документов
2. наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов
3. правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу

Документы, направляемые в  один адрес, могут быть вложены в  один конверт.

На заказную корреспонденцию  в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой  проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются только при наличии  сопроводительного письма.

Все документы, исходящие  из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

2.1.3 Обработка  внутренних документов

 К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих  документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его  согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе  исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).