Характеристика «Документооборот»

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются  исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник  имеет еще время для решения  вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации  их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная  сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что  от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы, подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении  документа, либо в ходе выполнения документа  исполнителем выясняется невозможность  его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения, который имеет право на перенос  срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь  в соответствии с его указанием  вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен  не позднее одного дня до истечения  контрольной даты. Перенос срока  исполнения задним числом не допускается  и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные  этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения»  регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса  требует последовательной работы над  документом нескольких исполнителей или  согласования документа с несколькими  подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией . В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается  и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную  карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником  канцелярии.

Снятие документа с  контроля осуществляется только после  полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения  ответа на исходящий документ и другого  документированного подтверждения  факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в  регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией  продукта.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер  дела по номенклатуре, в которое  подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят  аналитическую работу по обобщению  исполнительской дисциплины и результатов  работы сотрудников подразделения  или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками, отвечающими  за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью. Фактически он представляет собой аналитическое  обобщение документооборота, исполнительской  дисциплины в организации и её структурных подразделениях, дает представление  о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят  отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния  исполнения заданий, контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании  с предупредительным контролем  является средством обеспечения  решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим  фактором повышения дисциплины служащих.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.