Характеристика и классификация управленческой документации предприятия (организации)

На документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера проставляют через косую  черту в порядке указания авторов  на документе.

Регистрационный номер документа  помещается рядом с реквизитом «Дата».

13 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер  для ссылки переписываются из инициативного  письма. Оформляется следующим образом: «На № 02-13/36 от 04.09.98». Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Ссылка размещается под реквизитами  «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

14 — место составления  или издания.

Место составления или издания  документа обязательно указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его  проставление на всех документах. Место  составления или издания указывают  с учетом принятого административно-территориального деления, при этом пользуются только общепринятыми сокращениями. Например: Москва; г. Коломна Московской области; с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в  почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите  не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град» и «-бург».

15 — адресат.

Проставляется в основном на исходящих  документах. Наличие этого реквизита  необходимо для сверки с адресом  на упаковке (входит в обязанности  технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов). В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документы, предназначенные  для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записка) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может  включать следующие составные части:

наименование учреждения, организации  или предприятия (в именительном падеже); —

наименование структурного подразделения (в именительном падеже); —

указание должности получателя (в дательном падеже); —

фамилию, инициалы (в дательном  падеже); —

почтовый адрес. —

Каждая из указанных составных  частей печатается с новой строки. Например: 

 

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н. А. Петрову 

ул. Строителей, д. 8

Москва, 117134 

 

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: 

 

А. Н. Гуляеву 

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102 

 

Перед фамилией указываются ученая степень, звание (при их наличии). Форма  вежливого обращения в официальной  письменной речи устанавливается законодательно; при его использовании перед  фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и  т. п. некорректны.

Если документ отправляется в несколько  однородных организаций, их указывают  обобщенно: 

 

Администрациям районов

Московской области 

 

Данный реквизит может содержать  несколько адресатов, но не более  четырех; сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по международным правилам.

Реквизит располагается в правой верхней части первого листа  документа, в пределах ограничительных  знаков углов.

16 — гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа  нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или посредством издания  соответствующего распорядительного  документа.

В случае утверждения документа  должностным лицом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:  

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия 

Подпись       А. Б. Сидоров

12.07.2006 

 

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать  наименование, номер и дату последнего. Например: 

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора предприятия

от 05.08.2006 № 15 

 

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.

17 — резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется  в верхнем правом углу над текстом  документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие  проставляются на любом свободном  месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция  может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает:

фамилию и инициалы исполнителя; —

содержание поручения; —

срок исполнения; —

подпись руководителя; —

дату. —

Например: 

 

Васильеву К. А.

Федосеевой Н. А.

Подготовить проект договора

с консалтинговой группой

«Термика» к 26.01.2006

Подпись

06.01.2006 

 

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное  в резолюции первым.

18 — заголовок к тексту.

Является обязательным для всех документов. Может отсутствовать  лишь на кратких документах, выполненных  на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально  коротким и точным. В нем должно отражаться крат-кое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически  согласовываться с названием  вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — «о приеме на работу»; положение — «о бухгалтерии»; протокол — «собрания акционеров»; должностная инструкция — «менеджера по кадрам».

Заголовок располагается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита  устанавливаются ограничительные  знаки.

19 — отметка о контроле.

Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» — ставится цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

20 — текст документа.

Текст составляют на русском или  национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных  языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении  их:

в федеративные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; —

на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в — ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или  в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться  с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

21 — отметка о наличии  приложений.

Часть служебных документов имеет  приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. Сведения о  наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются  в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка  о его наличии оформляется  сокращенно: 1. 

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в 2. отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложения. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз. 

 

Если к документу прилагается  документ, имеющий приложение, то отметка  о наличии приложений оформляется  следующим образом: 3. 

 

Приложение: Договор аренды от 3.04.2006 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.  

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В случае, когда документ отправляется по нескольким адресам, а 4. приложение — не по всем, это отражается в отметке о приложении: 

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес. 

 

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного  документа. Например: 

 

Приложение № 1

к приказу директора АО «Квант»

от 22.09.2006 № 15 

 

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном  листе в произвольной форме опись  приложений по следующей форме: 

 

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от_______

Наим. док-та          Кол-во листов            Кол-во экз.

1.

2.

3.

Секретарь           Личная подпись      Расшифровка подписи 

 

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: «Приложение: по описи».

22 — подпись.

Это один из основных способов удостоверения  документов. Подпись является обязательным реквизитом. Ее проставляет лицо, которое  несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности  лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации), его личная подпись и расшифровка  подписи (инициалы и фамилия) без  кавычек и скобок. Например: 

 

Генеральный директор        Подпись      Р. Л. Ломакин  

 

В вузах, научных учреждениях, учреждениях  культуры и т. д. в должностях указываются  ученая степень, звание. Например:  

 

Зав. кафедрой «Документоведение 

и документационное обеспечение 

управления»

профессор, к. э. н.         Подпись      В. А. Кудряев