Характеристика и классификация управленческой документации предприятия (организации)

 

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например: 

 

Директор АО «Лана»               Директор АО «Синтез»

Подпись     К. Ю. Смирнов       Подпись      М. Е. Аверин  

 

Также несколькими лицами подписываются  документы коллегиальных органов  и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например: 

 

Председатель комиссии       Подпись      И. К. Корнеев

Члены комиссии             Подпись      В. В. Галахов                       

 Подпись      Г. Н. Ксандопуло                       

 Подпись      А. В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с  указанием его фактической должности  и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 — гриф согласования  документа. 

Согласование — это предварительное  рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Этим грифом оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с  которым согласуется документ (включая  наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования. Например: 

 

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя Госстандарта РФ

Подпись      П. В. Доронин

16.09.2006 

 

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляется следующим  образом: 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14.05.2006 № 4 

 

Гриф согласования располагают  ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа.

24 — визы согласования  документа.

Их используют для внутреннего  согласования проектов документов и  при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта  ознакомления.

Внутреннее согласование проекта  документа может проводиться  с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми  подразделениями организации, с  юридической службой и т. д. Виза состоит из наименования должности  визирующего, подписи, ее расшифровки  и даты. Например:  

 

Главный бухгалтер 

Подпись      И. Д. Луконина

12.07.2006

Если должностное лицо, с которым  согласовывается документ, имеет  какие-то замечания, дополнения или  не согласен с документом, то его  мнение может оформляться на отдельном  листе с указанием об этом при  визировании «Замечания прилагаются».

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к  документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном  листе согласования документа.

Допускается (по усмотрению организации) полистное визирование документа  и его приложений.

25 — оттиск печати.

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных  с финансовыми средствами, и подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности  захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

26 — отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: 

 

Верно

Инспектор службы кадров   Личная подпись    О. В. Белова

01.06.2006 

 

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность  лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа  в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении  должна удостоверяться печатью.

27 — отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для  оперативной связи с тем, кто  составил документ, с целью разъяснения  и уточнения затронутых в документе  вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя  документа и номер его телефона; ее располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа  в левом нижнем углу. Например: 

 

И. В. Петров                    Иван Васильевич Петров

924 45 67                       924 45 67 

 

Но для получателя удобнее, когда  эта отметка располагается на лицевой стороне первого листа  документа.

28 — отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Располагается на первой странице документа.

Данный реквизит включает:

надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться  документ с указанием года; —

при отсутствии копии ссылку на номер  и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует  об исполнении; —

краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий  об исполнении; —

подпись исполнителя документа  и дату проставления отметки. —

Например: 

 

В дело 12-25 за 2005 г.

Николаева 24.05.2006 

 

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

Располагается в левом нижнем углу документа.

29 — отметка о поступлении  документа в организацию. 

При поступлении документа в  организацию на нем проставляется  регистрационная отметка. Она может  быть выполнена от руки или с помощью  специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает: входящий регистрационный  номер документа, дату его поступления. Например:

Вх. № 03-14/16

Дата 27.06.98  

 

Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.

30 — идентификатор электронной  копии документа.

Это отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.  

 

(01) (02) (03)                      Контроль (19)

(08)          Адресат (15) (16) Наименование организации

Адрес (09)

Телефон

E-mail                             РЕЗОЛЮЦИЯ (17)

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД

(04)  (05)   (06)    (07)

(10)

____(11)_____ № ____(12)_______

(14)

На № ____(13)___ от ___________ 

 

Заголовок (18) 

 

 

  

 

ТЕКСТ (20) 

 

 

  

 

Приложение: (21) 

 

 

 

Должность

руководителя организации  ______________  И. О. Фамилия (22)                   

(личная подпись)       

(25)              (26) 

 

(23)     (24) 

 

 

  

 

 

 

В дело № _(28)__

_______________ ___ ____________ 200 __ г.

(личная подпись) 

 

 

 

Отметка об исполнителе (27)        Отметка о поступлении (29)      

(30) 

 

Рис. 3.1. Схема расположения реквизитов в документе