Характеристика языка и стиля служебных документов

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По делопроизводству

Вариант 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила

Студентка 2 курса ГМУ

Группа 1211

Шамшетдинова Динара

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№1 Характеристика языка и стиля служебных документов

 

 Языком  делового общения является официально-деловой стиль. Официально-деловой  стиль относится к книжно-письменным стилям литературного языка. Он реализуется  в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей в деловой переписке учреждений.

 

       Основные черты официально-делового  стиля:

     1) Нейтральный тон изложения.  Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

     2)Точность  изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок, в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок продуманностью и четкостью формулировок.

3)Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

 

     Специальная лексика документов

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста.

     Термины, используемые в управленческой  документации, это, во-первых, отраслевая  терминология, отражающая содержание  той предметной области, которой  посвящен документ; во-вторых, это  специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного  управления.

     Правильность  и стабильность  терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

     Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.

     Профессиональная  жаргонная лексика - это форма профессионального  просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

 

Употребление языковых формул

 

Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

     Языковые  формулы - это результат  унификации языковых средств, используемых  в однотипных повторяющихся ситуациях. Однако кроме выражения типового  содержания языковые формулы  нередко выступают как юридически  значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например:

В гарантийном письме:

«Гарантируем  возврат кредита  в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш  расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади  гарантируем».

В письме-претензии:

« в противном случае Вам будут предъявлены  штрафные санкции»

« в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается…»

 

Употребление слов в одной падежной форме

 Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

     «Предлагаем Вам варианты решений  реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

       Широкое использование таких  конструкций, , исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой. 

 Ограниченная  сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами.     Ограниченная  сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа

 

 

 

Конструкции с отглагольным существительным

 например:

           «провести учет», а не «учесть»

           «оказать  поддержку», а не «поддержать»

           «произвести ремонт», а не «отремонтировать».

      Появление таких конструкций,  очевидно, связано с тем, что содержанием  документа всегда является управленческое  действие, направленное на конкретный  объект, и в этих условиях словосочетание  из отглагольного существительного  и полузнаменательного глагола  не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого  действия («peмонт»),

 

 

 

 

 

Ограниченное  употребление глаголов в личной форме

 

 Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.

       Выражается это в ограниченном  употреблении глаголов в форме  первого и второго лица, а глаголы  в форме третьего лица, как  правило, употребляются в неопределенно-личном  значении:

           «Комиссией  проведена проверка  и установлено...»,

           «Акт  подписан членами  комиссии  и утвержден  руководством».

    

  Построение  предложений

  Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами.

     В документах наиболее распространенным  есть односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым  как главный член, из которого  начинается предложение.  Например:

           Просим  выслать план модернизации  оборудования.

     В двухсоставных предложениях  преобладает  прямой порядок слов (подлежащее передует сказуемому). Например:

     Комиссия  проверила организацию  и условия хранения управленческих  документов.

     Из  сложных предложений наиболее  потребляемые сложноподчиненные  предложения. Например:

       В работе совещания,  на котором  присутствовало  свыше 100 человек,  приняли участие...

     Если  дополнительное относится  ко всему главному предложению, то она относится перед главным, если акцентируются обстоятельства  осуществления действия, или после  главного, если оно объясняет  основную мысль предложения. Например:

     При условии досрочного и качественного  выполнения полного объема работы, заказчик обязуется ... (обстоятельства  осуществления действия), или

 

Употребление  неологизмов

 Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

     Неологизмы  первой группы имеют  полное право  на существование  в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

     Неологизмы  второй группы не  имеют законных прав на употребление  в официальной деловой  речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирование» - «оздоровление» и т.п.

 

 

Употребление заимствованных слов

 Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

     «пролонгировать»  вместо «продлить»; «спонсор»  вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»; «анонс» вместо «объявление»; «эксклюзивный» вместо «исключительный».

     Если  для обозначения предмета  или  понятия существует русский  эквивалент, употребление слова  иностранного происхождения  недопустимо.

 

 

     Употребление слов с «универсальным» значением

 

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

     «До настоящего времени  слабо  ведутся подготовительные работы  по реконструкции и ремонту  инженерных сетей» (слово «слабо»  здесь одновременно означает, что  работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо.

     «Протокол слабо отражает позиции  сторон в вопросе  формирования  парковой зоны на территории  жилого района Марьино» (слово  «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

     Если  в других стилях языка  употребление таких слов воспринимается  как нежелательное явление, то  в деловых текстах оно выступает  нормой. Употребляются такие слова, как правило, в  описательной части  документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной.

 

Употребление сокращений

 

  Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий  используются сокращения.

     Различаются два основных вида  сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические сокращения - применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др.

     Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют  как самостоятельные  слова. Графические  сокращения словами  не являются, применяются  только  на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

 

Типичные  языковые ошибки в языке и стиле

 

Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре служебного документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям.

Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.

 

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

 

Синтаксические ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

     Ошибки, возникающие в результате  незнания структуры сложного  предложения. Нередко  составители  служебных документов неоправданно  усложняют текст. Хотя специфика  служебного документа требует  пристального внимания к деталям  изложения, однако не всегда и  не все детали уместны в  тексте. Поэтому неоправданно усложненные  синтаксические построения должны  упрощаться. Это можно сделать  и путем прямого сокращения  текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного  текста на отдельные, простые  по составу и построению фразы.