Хpанение документов

Хpанение документов

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка. 
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. 
Документы хранятся в бумажной и электронной форме. 
Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 №552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). 
Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков. 
В соответствии с Законом «Об основах налоговой системы в РФ» и Законом «О бухгалтерском учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет. 
Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне документов от 1988 г.  
В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее по тексту - Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552. 
Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. № 358-Р Центробанк издал указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов. 
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.  
В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов. 
Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. 
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. 
Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов. 
Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. 
Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). 
Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. 
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. 
В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. 
В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и Договором. 
Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. 
В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141. 
Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. 
Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. 
При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур. 
 
Таблица 4.1. Сроки хранения банковских документов 
N  
п/п Наименование дел Срок  
хранения 
 
1 I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы  
Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной организации и документы к ним  
постоянно 
2 Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним  
постоянно 
3 Приказы и распоряжения кредитной организации постоянно 
4 Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы кредитной организации постоянно 
5 II. Документы о приеме и передаче филиалов  
Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним  
постоянно 
6 III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности  
Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контроля  
постоянно 
7 Отчеты о контрольно - ревизионной работе и документы к ним постоянно 
8 Отчеты кредитной организации о финансово - хозяйственной деятельности постоянно 
9 Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации)  
постоянно 
10 Отчеты о кассовой работе и инкассации постоянно 
11 Лицевые счета по учету уставного капитала постоянно 
12 Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета  
5 лет  
13 Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов  
5 лет  
14 Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним  
5 лет  
15 Выписки по корреспондентским счетам «ностро» и «лоро», дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам «ностро» и «лоро»  
5 лет  
16 IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами  
Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг  
 
постоянно 
17 Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним  
постоянно 
18 Годовые отчеты о работе с ценными бумагами постоянно 
19 Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов  
постоянно 
20 Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг  
10 лет  
ЭПК <*>  
21 Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами  
10 лет  
22 Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам  
5 лет  
23 Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств)  
5 лет  
24 Документы о совершении операций с ценными бумагами 
инвестиционных фондов  
5 лет  
25 Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета «депо», платежные поручения Системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам «ностро», журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями и т.п.)  
5 лет  
26 Документы по депозитным и конверсионным операциям 5 лет  
27 V. Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации  
 
Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним постоянно 
28 Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно - сметная документация на строительство и реконструкцию постоянно 
29 Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов постоянно 
30 Паспорта зданий, сооружений 15 лет  
31 Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений постоянно 
32 Паспорта оборудования 5 лет  
33 Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации  
постоянно 
34 Приемо - сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально ответственных лиц 10 лет  
35 Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей  
5 лет  
36 Акты ревизии кладовых и касс операционных отделов 5 лет  
37 Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты 
5 лет  
38 Документы по инвентаризации имущества и товарно - материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря  
5 лет  
39 V. Документы кредитной организации по кадровой работе  
Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу  
постоянно 
40 Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению постоянно 
41 Лицевые счета работников кредитной организации 75 лет  
ЭПК <*>  
42 Книги (журналы) регистрации несчастных случаев постоянно 
43 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников  
75 лет  
ЭПК <*>  
44 Личные карточки сотрудников (в том числе временных работников) 75 лет  
ЭПК <*>  
45 Список (штатно - списочный состав) работников кредитной организации и филиалов 75 лет  
ЭПК <*>  
46 Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации  
75 лет  
ЭПК <*>  
47 Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами 75 лет  
ЭПК <*>  
48 Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации постоянно 
49 Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами постоянно 
50 Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации  
5 лет  
51 Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов  
5 лет  
52 Справки на получение льгот по налогам 5 лет  
 
53 VII. Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами  
 
Книги регистрации открытых счетов юридических лиц постоянно 
54 Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, 
казначейских обязательств, сертификатов  
постоянно 
55 Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы 25 лет  
56 Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков 25 лет  
57 Карточки закрытых и условно - закрытых лицевых счетов 5 лет  
58 Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами  
 
5 лет  
59 Завещательные распоряжения и доверенности 
вкладчиков  
5 лет  
60 Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпляры кредитовых авизо и платежных поручений  
 
 
5 лет  
61 Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату  
5 лет  
62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма  
 
5 лет  
63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати  
5 лет  
64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет  
65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно - расходных операций по счетам юридических лиц  
5 лет  
66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним  
5 лет  
 
 
67 VIII. Документы по валютным операциям  
 
Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях  
 
 
постоянно 
68 Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки  
 
 
постоянно 
69 Документы по валютно - обменным операциям граждан 5 лет  
70 Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в том числе инкассо наличной валюты  
5 лет  
71 Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям  
5 лет  
 
 
72 IX. Документы по кредитной работе  
 
Документы (справки, расчеты, сведения, переписка с Министерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходах по ним  
постоянно 
73 Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов 10 лет  
ЭПК <*>  
74 Статистические отчеты о кредитовании населения и 
юридических лиц  
постоянно 
75 Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты) 5 лет  
76 Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков 5 лет  
77 Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков 5 лет  
78 Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам 5 лет  
79 Журналы регистрации кредитных договоров, в том числе межбанковских кредитов и кредитов населению 5 лет  
80 Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель 5 лет  
81 Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним  
5 лет  
82 Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о выдаче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы 5 лет  
83 Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд 5 лет  
84 X. Документы по претензионно - исковой работе, переписка с правоохранительными органами  
Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации 3 года  
85 Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений 3 года  
86 Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям 3 года 

Правила ведения  архивной работы в банках Республики Узбекистан

(Утверждены Центральным  банком 21 августа 1999 года за №147, согласованы Центральным Государственным  архивом 5 ноября 1999 года за №19 и зарегистрированы Министерством  юстиции 25 ноября 1999 года за №841)

Настоящие Правила разработаны  в соответствии с Законами Республики Узбекистан “Об архивах”, “О Центральном  банке Республики Узбекистан”, “О банках и банковской деятельности”  и Постановлением Кабинета Министров  Республики Узбекистан от 30 октября 1999 года №482 “Об утверждении нормативных  документов по архивному делу”, и  устанавливают порядок ведения  архивной работы, хранения документов и использования их в банках Республики Узбекистан.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Делопроизводство и  ведение учета документов, а также  создание архивов осуществляется  на основании инструкции о  делопроизводстве, утвержденной постановлением  Кабинета Министров Республики  Узбекистан за №140 и другими  нормативными документами. 
1.2. Ответственность за осуществление архивных дел и делопроизводства и их совершенствование возлагается на руководителей банков. На основании письменного приказа руководителей банков ответственность может возлагаться на главного бухгалтера или его заместителя. Это не освобаждает управляющего банка от общей ответсвенности.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. В зависимости от  состава документов, которыми комплектуется  банковский архив, и государственных  обязанностей организаций по  осуществлению ведомственного хранения  документов, могут создаваться архивы  следующих видов: 
- архив, хранящий документы только одного банка; 
- центральный архив, хранящий документы центрального аппарата, а также документы организаций, непосредственно подчиненных данному банку. 
2.2. Главными задачами банковского архива являются: 
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен Законом "Об архиве" и другими нормативными документами; 
- обеспечение сохранности, правильного учета, качества обработки, отбора и эффективного использования документов, хранящихся в архиве; 
- организация документов в делопроизводстве банка, а также осуществление проверок и руководство в организации архивных документов. 
2.3. Основными функциями банковского архива являются:  
- в соответствии с указаниями в пунктах 3.48-3.53 настоящих Правил, принимает на хранение документы структурных подразделений банков; 
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых дел и документов; 
- подготавливает и передает документы на государственное хранение; 
- осуществляет или организует ежегодное составление и представление разделенных по годам сводных описей дел постоянного хранения; 
- оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства учреждений (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в банковский архив; 
- информирует руководство о составе и содержании документов архива, по поручению руководства банка осуществляет выявление документов; 
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; 
- участвует в специальной экспертной комиссии для рассмотрения разделенных по годам сводных перечней документов, по которым должен составляться акт на дела, которые отобраны для уничтожения в связи с истечением сроков хранения;  
- осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве банка; 
- участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; 
- участвует в проведении учебных занятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства. 
2.4. Центральный архив банка участвует в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

3. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА  ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

3.1. Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после  окончания календарного года, в  котором они были заведены, для  подготовки к передаче в банковский  архив подлежат оформлению, описанию  в соответствии с требованиями "Основных правил архивов касающиеся  ведомств" и настоящих Правил. 
3.2. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства банка и структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника банковского архива. 
3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 
3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. 
Полное оформление дела предусматривает: 
- отбор или переплет дела; 
- нумерацию листов в деле; 
- составление заверительной надписи дела (Приложение 1); 
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 2); 
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия банка, указание индекса и даты в заголовке дела и др.) 
3.5. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подшивке (переплет) дел, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 
3.6. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках). 
3.7. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы складываются в конверт, который затем подшивается в эти дела. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись. 
3.8. В конце каждого дела подшиваются личные бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела. 
3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дела, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 
3.10. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. 
3.11. Специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 
3.12. Сложенный лист разворачивается и пронумеровывается в правом верхнем углу. Вместе с тем, лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 
3.13. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 
3.14. Подшитые в дело конверты нумеруются с вложенными документами; при этом вначале нумеруются конверты, а затем очередным номером каждый вложенный документ в конверте. 
3.15. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. 
3.16. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве, проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. 
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их банковским архивом к передаче на государственное хранение, допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 
3.17. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется по установленной форме. 
3.18. Запрещается выносить заверительную надпись на обложке дела или на чистой оборотной стороне листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. 
3.19. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). 
3.20. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дел: 
- наличие пропущенных номеров и литерных номеров указанных в документе; 
- номера листов с наклеенными документами, вырезками из газет, документов; 
- номера крупноформатных листов; 
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. 
3.21. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества, должности и даты составления. 
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (подтверждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующие документы. 
3.22. Для учета документов постоянного и временного хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, составляется внутренняя опись документов дела. 
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. 
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией и положениями по поведению делопроизводства в учреждении. 
3.23. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. 
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подкладывается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 
3.24. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются со ссылками на соответствующие документы внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 
3.25. Обложки дел постоянного, временного хранения и по личному составу оформляются следующим образом. На обложке дела указываются: 
- наименования банка и вышестоящей организации, которой банк непосредственно подчинен; 
- наименование структурного подразделения; 
- индекс дела; 
- номер дела по описи дел; 
- заголовок дела; 
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особые ценные документы); 
- дата дела (тома, части); 
- количество листов в деле; 
- срок хранения дела; 
- архивный шифр дела. 
3.26. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы и кодов государственного архива и банка. 
3.27. При оформлении обложки дел наименование банка указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования банка, которому он непосредственно подчинен (также в именительном падеже). Если банк или его вышестоящие органы имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. 
НАПРИМЕР: Узбекский акционерно-коммерческий промышленно-строительный банк (Узпромстройбанк). 
3.28. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел банка. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких дел (частей), то на обложку каждого дела (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого дела (части). 
3.29. На обложке дела обязательно указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. 
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ...год (ы)". 
3.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких дел (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 
3.31. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, собраний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. 
3.32. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами. 
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, дата или ее отдельные элементы заключаются в скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. 
Датой личных дел, являются даты подписания приказов о приеме на работу и об увольнении с работы лица.  
3.33. В обложке дела являются обязательными указание количества листов в деле. Они проставляются на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно"). 
3.34. В соответствии с основными правилами архивов касающиеся ведомств, на все завершенные в делопроизводстве банка дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу, составляются описи дел. 
3.35. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 
3.36. Описи составляются отдельно на: 
- дела постоянного хранения; 
- дела временного хранения; 
- дела по личному составу и иные однотипные дела; 
- дела, состоящие из специфических, характерных только для данного банка; 
- служебные ведомственные издания. 
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 
3.37. В делопроизводстве описи указанных категорий дел, составляются на дела каждого структурного подразделения банка, заведенные в каждом календарном году (Приложение 4а). 
ПРИМЕЧАНИЕ. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения). 
3.38. Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству банка, работниками службы делопроизводства банка или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством архива. 
3.39. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 3) и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. 
3.40. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел банка. 
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. 
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел банка, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив. 
3.41. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: 
- порядковый номер дела (тома, части) по описи; 
- индекс дела (тома, части); 
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; 
- дата дела (тома, части); 
- количество листов в деле (томе, части); 
- срок хранения дела. 
3.42. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования: 
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; 
- систематизация дел в описи и проставление номера к структурному подразделению устанавливаются архивом. 
Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел банка. Номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись. 
Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения N5, числящихся по номенклатуре и заведенных в 1991 г.; будут иметь номера: 5п-91, 5в-91 и 5л/с-91; 
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; 
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); 
- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям банка, о наличии копий и т.п. 
3.43. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). 
3.44. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства банка и утверждается руководителем структурного подразделения. 
3.45. Опись дел структурного подразделения банка составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении 
3.46. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с архивом мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел. 
3.47. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел банка, подготовка которого возлагается на архив (лицо ответственное за архив). 
3.48. В архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. 
3.49. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя банка. Передача их в архив может осуществляется по описям или по номенклатуре дел. 
3.50. Передача дел в банковский архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем структурных подразделений и банка, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем банка. 
3.51. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в банковский архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их оформления, формирования и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел банка. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см.п.3.40). 
3.52. Прием каждого дела производится заведующим (лицом, ответственным за архив, специальным сотрудником архива) банковского архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника банковского архива и лица, передавшего дела. 
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. 
3.53. Дела в банковский архив передаются сотрудниками структурных подразделений, увязанными в связки. Вместе с делами в банковский архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

4.1. Для обеспечения сохранности  документов в архиве должен  проводиться следующий комплекс  работ, включающий: 
- создание оптимальных условий хранения документов; 
- размещение документов в хранилищах; 
- соблюдения порядка выдачи дел из архива; 
- учет документов, проверка их наличия и состояния; 
- определение состава особо ценных документов и создание дополнителных копии; 
- обеспечение физико-химической сохранности документов. 
4.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: 
- предоставлением для банковского архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещения; 
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения (ОП, РА, ОУ и т.д.), охранной и противопожарной сигнализацией; 
- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.); 
- создание оптимально температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий. 
4.3. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел банковскому архиву предоставляется отдельное помещение (в крупных банках при необходимости - отдельное здание, специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов). 
4.4. Строительство специального здания банковского архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. 
4.5. При строительстве административных зданий для банка, должны предусматриваться специальные помещения для архива, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное для архива помещение в административных зданиях банка. 
4.6. Для создания оптимального условия хранения документов и работы с ними предусматривается предоставление следующих помещений для архива: 
- хранилище для хранения документов; 
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов; 
- рабочих комнат для сотрудников архива. 
Рабочие комнаты для сотрудников должны быть изолированы от помещений хранилища. 
Помещения хранилищ, не имеющих стен от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и с сотрудником архива. 
4.7. Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. 
Хранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасной выход. 
4.8. Наружные двери помещения архива должны быть с двух сторон обиты асбестовым материалом и покрыты металлическими листами и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по банку или в установленном правилами внутреннего распорядка месте. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные двухстворчатые металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром. 
4.9. Помещения архива до размещения в них документов принимается комиссией, которая назначается руководителем банка. В комиссию должны входить представители структурних подразделений, в состав которых входит архив, а также соответствующих учреждений государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической станции. 
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем банка. Осмотр состояния помещения архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет. 
4.10. В помещении хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Освещения производится приборами закрытого типа. Светильники, электрощиты и распорядительные устройства должны быть закрытого исполнения. Распорядительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилища. 
В целях защиты персонала все электрооборудование обеспечивается заземлением. 
4.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. 
4.12. Основным противопожарным средством в архивах являются углекислотные (ОУ-3, ОУ-5, ОУ-25 и т.д.) и порошковые (ОП-5, ОП-6 и т.д.) огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. 
4.13. Хранилище и комнаты для работы с документами должны быть оборудованы противопожарной сигнализацией (ДИП-3, ДИП-5, ДИП-10, OSD-5 и т.д.).  
4.14. В архиве на видном месте вывешиваются инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара. 
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности. 
В хранилищах запрещается: 
- курение; 
- применение электронагревательных приборов; 
- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов. 
4.15. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений. Температурно-влажностный режим хранения документов должно быть +14+20 С, влажность 50-60%.  
4.16. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. 
4.17. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. 
4.18. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю. 
4.19. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. 
4.20. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. 
4.21. Защита документов от пыли: 
- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей; 
- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;  
- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: 
не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтуса, подоконники водными растворами соответствующих химических средств; 
- периодически проветривать помещения хранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха. 
4.22. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы банковского архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).  
4.23. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения. Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, планы и т.п.) определяются размерами этих документов. 
4.24. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы. 
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы. 
4.25. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. 
4.26. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнений, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.). 
4.27. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем банка назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом. 
4.28. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено: - порядок и место эвакуации и укрытия документов; 
- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди; 
- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие; 
- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия. 
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем банка. 
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудника архива. 
4.29. Размещение в хранилищах дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом: 
- создание оптимальных условий хранения для документов учреждения банка; 
- ежегодного движения дел (прием и передача дел); 
- оперативного использования документов. 
4.30. Все поступающие в банковский архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.  
4.31. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу. 
4.32. Документы ликвидированных банков хранятся отдельно. 
4.33. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного хранения - в связках. 
К коробкам и к связкам приклеиваются ярлыки, в которых указываются: название структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи. 
4.34. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения. 
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей. Не допускается хранить документы в транспортной таре, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах. 
4.35. Документы выдаются с письменного разрешения руководителя банка для сотрудников структурных подразделений, а также для временного пользования представителям суда и следственных органов, при наличии письменного запроса. Работа с документами производится в комнате работы с документами при участие работника архива. 
4.36. Выдача документов из архива, также сведений, копии документов оформляется актом, который составляется в (4-х экземплярах). 
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: 
- выдача дел в рабочие помещения банка; 
- выдача дел во временное пользование другим организациям. 
4.37. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке банка): один остается в архиве, другой - выдается получателю. 
Акт подписывается руководителем банка, передающего дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются печатями организаций. 
4.38. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом. 
4.39. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве. 
4.40. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются: 
- установление фактического наличия дел, числящихся по описям; 
- выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации. 
4.41. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. 
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение. 
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет. 
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве: 
- после перемещения дел в другое помещение; 
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; 
- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; 
- при реорганизации и ликвидации банка. 
Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя банка. 
Итоги каждой проверки оформляются актом каждому фонду отдельно. После утверждения актов руководителем банка по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения. 
4.42. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках. 
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки. 
4.43. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями. 
4.44. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено" проставляется дата проверки; проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 
4.45. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда. 
4.46. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем банка. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению 
выявленных недостатков. 
4.47. Банковский архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива проводит выявление особо ценных документов ГАФ РУз. 
Выявление осуществляется в следующей последовательности: 
- выявление фонда; 
- выявление дел по описям; 
- непосредственный просмотр отобранных дел. 
Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондообразования. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их 
особой ценности. 
После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ". 
4.48. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим. 
4.49. На особо ценные документы ГАФ РУз банки создают страховые копии. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет банковский архив. 
4.50. Совокупность страховых копий особо ценных документов, хранящихся в банковском архиве, представляет страховой фонд особо ценных документов. 
4.51. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документарной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.