Хpанение документов

5. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В  АРХИВЕ

5.1. Учет документов в  архиве является одним из средств  обеспечения их сохранности и  контроля за их наличием. 
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, страховые копии особо ценных документов, фонд пользования (при наличии), а также описи дел. 
5.2. Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и в государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, в преемственности форм учета и основных сведений о составе и содержании документов. 
5.3. В архиве учет документов ведется по фондам (объединенным фондам), сборники, единицам хранения (делам). 
5.4. В архиве в обязательном порядке осуществляется централизованный учет документов, а при наличии нескольких хранилищ - так же учет документов по каждому хранилищу. 
5.5. Все учетные документы централизованного учета в архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. 
5.6. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого банковского архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом. 
5.7. Основными учетными документами в архиве являются: 
- книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 4) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; 
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования - для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; 
- список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; 
- лист фонда (Приложение 5) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; 
- описи дел (Приложение 3, 6, 7, 8) - для единичного и суммарного учета дел; 
Примечание: Учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел. 
- опись особо ценных дел (Приложение 9) - для единичного и суммарного учета особо ценных дел; 
5.8. Документы Государственного архивного фонда, хранящиеся в архивах, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (Приложение 10). 
5.9. Книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 4) предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. 
Примечание: Архив банка со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно, поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения. 
Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющего в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 книги делается отметка: " не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел). 
5.10. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Фонд (объединенный фонд), сборники документов вносятся в список фондов при первом поступлении их в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступлений. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда. 
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ". 
В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.  
Список названия фондов переписывается из листа списка. 
Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих банков - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированного банка - последнее название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в листе фонда и картотеке фонда. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием объединенного фонда. 
Между названиями фонда оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, (если такие имеются). 
5.11. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для единичного и суммарного учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям (см.пп. 3.43) 
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи. 
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части), составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам, частям). 
5.12. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел банка, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение. 
5.13. Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи. Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.  
К номерам законченных описей дел по личному составу прибавляется индекс "ЛС", к номерам законченных описей временного хранения индекс "В". 
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "СП" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись. 
Пример: 1 сп-91; 4сп-93. 
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. 
5.14. Учетными документами для поединичного учета дел временного хранения, как правило, является заменяющая опись сводная номенклатура дел банка, в которой делается итоговая запись. Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса "НВ" с добавлением через черточку двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел. 
Пример: нв-91; нв-93. 
5.15. Описи и сменяющие их номенклатуры дел хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей. 
5.16. Лист фонда (Приложение 5) заводится при первом поступлении фонда. 
Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований: 
- если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ"; 
- в графе "Местонахождение фонда" указывается название банка, в архиве которого он хранится; 
- в графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве; 
- в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечные даты функционирования банка под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период. 
Эта графа заполняется следующим образом: 
- для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности банка, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд; 
- для объединенного архивного фонда, образованного из документов банка, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. 
В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность банка-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. 
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех банков-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. 
Все последующие изменения в названии и подведомственности банка - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

6. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ  ДОКУМЕНТОВ 
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

6.1. Документы, находящиеся  в банковских архивах, по истечении  их предельных сроков хранения  передаются на постоянное государственное  хранение. 
6.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в банковских архивах могут быть продлены "Узбошархивом" при Кабинете Министров Республики Узбекистан. 
6.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их банковского хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом. Досрочная передача документов в государственные архивы от ликвидированных банков производится только в том случае, ели банк ликвидирован полностью. 
6.4. Государственный архив, в который подлежит передача из банковского архива документов, определяется соответствующим архивным органом. 
6.5. Передача документов от банков в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями банков и соответствующих архивных учреждений. В банках с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) свою деятельность в пределах установленных сроков созыва допускается передача документов один раз в три - пять лет. 
Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии. 
6.6. Документы передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов в государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 11), составляемым в двух экземплярах. 
6.7. Перед передачей документов от банков на государственное хранение представитель государственного архива проводит в банке проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт (Согласно приложения 11); устранение обнаруженных дефектов проводится силами банка. 
6.8. При передаче документов в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача дел проводится единично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. Второй экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в банке. 
6.9. При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка о банке. При последующих передачах документов этого банка в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности банка и составе переданных на госохранение документов.

7. ТРЕБОВАНИЯ ПО АРХИВИРОВАНИЮ  ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ  ХРАНЕНИЮ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ

7.1. Для проведения электронно-архивных  работ, должно быть назначено  специальное ответственное лицо.  
7.2. В подразделениях компьютеризации Главных управлений коммерческих банков и их филиалов, проводится работа по архивированию электронно-платежных документов и документов, которые не являются электронно-платежными. 
7.3. Для проведения электронно-архивных работ, должна быть обеспеченность техническими средствами и достаточными программами.  
7.4. Для хранения архивных копии филиалов, Главные управления коммерческих банков должны организовать минимум два (нерасположенные в одном здании) дополнительных архивных пунктов хранения.  
7.5. Главный сервер коммерческих банков должен быть формирован в установленном порядке, программным путем показывающие файлы правильного сравнения остатка внутреннего корреспондентского счета коммерческого банка с электронными платежными документами.  
7.6. Все входящие и исходящие электронно-платежные документы и данные, которые не являются электронно-платежными архивируется на средства внешнего хранения, в двух экземплярах, программным путем.

Приложение-1

№ Дата Наимено-вание файла Объем файла Наименование внешнего хренения Ф.И.О.Принима-ющего в архив Подпись 
 
 
7.7. Средства внешнего хранения должны храниться в несгораемом и опечатываемом сейфе. 
7.8. Ответственность за законность сведений, отраженных в платежных документах прошедших через системы электронных платежей, в балансе банка и их сохранность, а также за правильное архивирование сведений, возлагается на руководителей и главных бухгалтеров коммерческих банков. 
7.9. Коммерческими банками все входящие и исходящие платежные документы ежедневно программно-архивируются в недоступном виде. Срок хранения документов в банковском архиве 10 лет.  
7.10. Архив коммерческих банков с особо важными материалами должен скопироваться на архиваторе. Распечатанный архив должен отражать время и дату его печатания, объем информации и в конце записи указывается фамилия, имя и отчество лица который архивировал, а также наименование средства внешнего хранения. Распечатанные сведения должны храниться в сейфе.

Приложение-2

№ Дата Наименование файла  Объем файла

Наименование установки ___________________ 
Ф.И.О. принимающего архив __________________ 
Дата ________ Подпись_____________  
7.11. Рекомендуется современем переписать на других внешних средствах и читать открыв два раза в год электронные архивы, расположенные в внешних средствах хранения.  
7.12. После окончания года архив, который переписан на внешние средства хранения сдается в установленном порядке в архив Главного управления коммерческого банка и в свой архив.  
7.13. Главное управление коммерческого банка проверив сохранность файлов, переписанных внутри внешнего средства хранения, принимает в свой архив и должно хранить 10 лет.  
7.14. Главное управление коммерческого банка сдает в установленном порядке, в государственный архив для постоянного хранения, электронных архивов, у которых срок хранения истек 10 лет. 
7.15. При ликвидации коммерческих банков, их электронные архивы сдаются в Главное управление коммерческого банка, а при ликвидации или объедении с другими банками, электронные архивы сдаются в архив коммерческого банка, которому он раньше подчинялся.

С вступлением в силу настоящих  правил, утрачивают силу "Правила  ведения архивной работы в учреждениях  банков Республики Узбекистан" утвержденные Центральным банком от 26 июля 1995 за №147.

 
Заместитель Председателя 
Центрального банка М.Р.Жумагалдиев