Хранение документов

Введение 

В организации  должна обеспечиваться сохранность  документов, относящихся к личному  составу. Организация хранения документов предусматривает составление и  утверждение «Номенклатуры дел  по единой унифицированной системы», действующей на предприятии. В ней  устанавливаются сроки хранения кадровых документов. Утвержденные на предприятии сроки должны соответствовать  срокам хранения, указанным в «Перечне типовых архивных документов управленческого  характера, образующихся в результате деятельности различных органов  власти и организаций» (утвержден  Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.10г.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Правила  и сроки хранения кадровой  документации

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать  с которым может разве что  бухгалтерия. Как правило, на любом  предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и  больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в  мусорную корзину» либо по окончании  года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли  их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных  подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами  и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа  необходимо в целях рациональной организации документационного  обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих  нормативных документов в сфере  документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации  несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо  обратить внимание, что организация  вправе заключить договор с архивом  и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать  в архив только приказы по личному  составу работников и ведомости  начисления заработной платы.

Основным  документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень». Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном  Перечне кадровой документации посвящено  два раздела:

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации  труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне  распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы  на хранение в государственные, муниципальные  архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне  сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются  всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в  соответствующие архивы в установленном  порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие  соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают  на хранение в государственные, муниципальные  архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные  документы постоянного срока  хранения по настоящему Перечню, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых  не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено  действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:

личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных  органов организации; работников, имеющих  государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

список (штатно-списочный  состав) работников списки членов руководящих  и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой  Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных  государственных и иных званий, премий

Исчисление  срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных  делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до  минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может  быть менее 1-го года.

Снижение  сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим  Перечнем, может иметь место в  тех случаях, когда это вызвано  специфическими особенностями работы организаций.

Для организации  и проведения работы по определению  сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭК), в состав которых  входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются  правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и  распорядительными документами  руководителя организации.

Экспертные  комиссии определяют совместно с  архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной  организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Контроль  за правильностью применения Перечня  осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо  также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в  рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы  общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться  в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим  в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного  им лица. Документы выдаются во временное  пользование сотрудникам организации  на срок не более одного месяца. После  истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его  хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также  предусматриваются графы для  расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в  организации.

Таблица 1

 

 

 

2. Передача документов в архив

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться  в соответствии с действующими правилами  работы государственных, муниципальных  архивов, правилами работы архивов  организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива  и архивных органов субъектов  Российской Федерации.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно  в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Подготовка  документов к передаче в архив  включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

Экспертиза  ценности документов – определение  ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно  действующая экспертная комиссия.

Экспертная  комиссия (далее – ЭК) назначается  приказом руководителя организации. В  состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации.

После того, как отобраны необходимые документы  для их последующей передачи в  архив, такие документы должны быть надлежаще оформлены. Оформление документов для архива организация может  осуществить самостоятельно или  обратиться за помощью в специальные  организации. Но если документов, которые  передаются в архив не очень много, то тогда смысла в посредниках  нет.

Обычно предусматривается  следующий порядок. Дела постоянного  хранения подшиваются в твердую  обложку суровыми нитками. Листы  нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 50. В конце дела на отдельном листе  составляется заверительная надпись.

Обложки дел  оформляются в соответствии с  ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного  хранения должны быть проставлены следующие  реквизиты: полное название организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок  дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.

По окончании  делопроизводственного года в оформленные  обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

в заголовки  дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается  корреспондент, автор, территория и  др., и в каждом томе указывается  дата (число, месяц, год) начала и окончания  каждого тома. Точные даты проставляются  на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

из заверительной  надписи на обложку дела выносится  количество листов в деле.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного  хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Для учета  количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном  листе составляется заверительная  надпись.

В заверительной  надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в  деле. Подписывается составителем с  указанием его должности и  даты составления.