Хранение документов

Внутренняя  опись составляется к делам постоянного  и временного (свыше 10 лет) срока  хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

Дела временного хранения оформляются упрощенно: они  не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

На дела временного срока хранения составляется акт  об уничтожении.

Архивные  органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют  право потребовать включения  в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению  или на временное хранение.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор  с учреждением системы Федеральной  архивной службы России и часть его  документов отнесена к составу Архивного  фонда Российской Федерации, документы  постоянного срока хранения и  по личному составу передаются в  соответствующий государственный  архив. Если договорных отношений с  архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять  на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В случае реорганизации  организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации  могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о  слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации подлежат передаче вновь  создаваемому в результате реорганизации  обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

3. Порядок уничтожения кадровых  документов в связи с истечением  срока их хранения

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего  хранения или уничтожения в организации  создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем  общества. ЭК рассматривает описи  дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты  номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении  документов с истекшими сроками  хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях производится отбор  дел постоянного и долговременного  хранения для передачи в архив, а  также для выделения дел с  истекшими сроками хранения к  уничтожению в соответствии с  номенклатурой дел организации  за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к  уничтожению составляются только после  составления описей дел постоянного  и временного сроков хранения. Описи  дел и акты должны рассматриваться  ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости  от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное  хранение или уничтожается после  минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения  описей организации разрешается  уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также  не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при  утверждении описей документов постоянного  хранения не было вынесено решения  о возможности уничтожения остальных  документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню  сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий  период времени.

Отобранные  к уничтожению и включенные в  акты документы передаются на уничтожение  в установленном порядке. Использование  этих документов для хозяйственных  нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения  архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для  организаций, передающих документы  в государственные, муниципальные  архивы), а также нарушение установленных  настоящим и ведомственными перечнями  сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в  установленном законом порядке.

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению  документов, отделяются от остальных  дел и хранятся в специально отведенном месте.

Акт о выделении  документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение  
 
Таким образом, документы предприятия отложившиеся в делопроизводстве в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению ценности документов должна проводить  постоянно действующая комиссия (ЭК) предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна производиться  ежегодно. Отбор документов постоянного  срока хранения проводится на основании  номенклатуры дел предприятия, с  обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре  дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов и документы  с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и  дел временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, а так же акты о выделении дел  к уничтожению, формы описи и  акта унифицирования.  
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (выше 10 лет) хранения. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.  
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом. 

 

Список литературы:

1. Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997.  
2. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998.  
3. Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998.  
1 Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997. с.122-124  
2 Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.87-89  
3 Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.89-91  
4 Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998. с.34-36