Хранение кадровых докуметов

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения.

Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.

Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.

Задачи:

· охарактеризовать понятие «личное дело»;

· определить правила составления и оформления личного дела;

· изучить ведение и хранение личных дел.

 

 

Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

1. Понятия и состав личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография (резюме);

• копия документа об образовании, копия трудового договора;

• копия приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводе;

• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

• аттестационные документы;

• представления к переводам;

• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

• другие характеризующие работника документы.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

 

Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

личное дело документ трудовой

2.   Формирование личных дел работников

 

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

· личный листок по учету кадров или анкета;

· дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

· автобиография;

· копии документа об образовании;

· трудовой договор (второй экземпляр);

· договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

· характеристики (рекомендательные письма);

· заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

· выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

· выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

· выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

· подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

· характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

· документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

· личному делу присваивается учетный номер;

· производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

· в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

 

 

2. Технологическая цепочка процесса формирования личного дела

 

Технологическая цепочка включает в себя:

¾ Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

¾ Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

¾ Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;

¾ Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

¾ Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;

¾ Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

¾ Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

¾ Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;

¾ Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

¾ Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

¾ Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;

¾ Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;

¾ Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела - проверка наличия и целостности документов;

¾ Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;

¾ Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

¾ Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;