Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Октября 2015 в 17:19, курсовая работа
Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.
Задачи:
· охарактеризовать понятие «личное дело»;
· определить правила составления и оформления личного дела;
· изучить ведение и хранение личных дел.
¾ Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;
¾ Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
¾ Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.
Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
по порядку номеров;
в прямом алфавитном порядке;
по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.
Таким образом, формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел.
При заведении личного дела на его обложку выносятся:
наименование вышестоящей организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;
наименование организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;
наименование структурного подразделения - в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;
индекс (номер) личного дела - указывается по журналу (книге) учета личных дел;
заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:
· «Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____)2;
· «Количество листов в деле» (На ______ листах);
· «Срок хранения дела» (Хранить _____).
Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.
Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом), а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.
При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета».
Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).
Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.
Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.
В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.
их заведении в делопроизводстве.
Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).
Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.
Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспеченья управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти».
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий дел. этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.