Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

 

Бабенко Алёна Игоревна

Тема курсовой работы:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  
ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ  
К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

Курсовая работа 
по специальности 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

Москва 

ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ..……………………………………………………………………. 4

II. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ………………………………………………………….. 5

2.1. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ…  ………. 5

2.1.1. Виды информационно-справочных документов…………………………5

2.1.2. Письмо как один из способов обмена информацией. История происхождения письма……………………….…………………………………….……….. 6

2.1.3. Письмо в системе современного делопроизводства………………..……………. 8

2.2. РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ………………………………………..……. 12

III. ЗАКЛЮЧЕНИЕ….…………………………………………………..………. 18

IV. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………..…… 19

V. ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………. 20

 

I. ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  данной работы обусловлена тем, что в современном 
постиндустриальном или, как его ещё принято классифицировать, информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придаёт тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Цель представленной курсовой работы – рассмотреть информационно-справочные документы и их виды. Изучить современные требования к составлению и оформлению на примере одного из видов документа.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. выявить и рассмотреть основные способы обмена информацией;
2. рассмотреть современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма;
3. изучить историю происхождения письма;
4. выявить и проанализировать роль письма относительно важности других способов обмена информацией;
5. выявить и проанализировать роль служебного письма в системе современного документационного обеспечения управления;
6. выявить и рассмотреть виды писем по различным классификационным признакам.

Структура работы: данное исследование состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы и приложения. Основная часть включает два раздела, первый из которых состоит из трёх подразделов.

 

I. ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ

2.1. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.  
ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ  
К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ.

2.1.1. Виды информационно-справочных документов

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

• письма;
• докладные (служебные) и объяснительные записки;
• сводки;
• справки;
• акты;
• телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы  используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может  
побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные)  
и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Рассмотрим современные требования к составлению и оформлению документов, на примере письма. 

2.1.2. Письмо  как один  из  способов  обмена  информацией.  
История  происхождения  письма

Говоря об обмене информацией  как о процессе, в ходе которого источник информации её передает, а получатель – принимает, можно выделить три способа обмена информацией: письма, телефонные разговоры, личные встречи. Рассмотрим их более подробно.

Личная встреча или  беседа – это разговор между двумя  и более собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого (вербального) и неречевого (невербального) воздействия партнеров друг на друга. Однако непосредственно переговорить с человеком удается далеко не всегда. Поэтому очень часто людям приходится обращаться 
к телефону. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма или ехать 
в другое учреждение, на предприятие или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. 
По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор.

Однако сейчас все большее распространение (и  этот тезис мы попытаемся 
доказать во втором разделе данной главы) среди способов обмена информацией получает письмо. Согласно толковому словарю С.И. Ожегова, Н.Ю. Шведовой письмо – это «написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь 
кому-нибудь».¹

Происхождение письма было вызвано необходимостью обмениваться информацией. Первые письма отправлялись только в военных целях и были широко распространены в Ассирии, Персии, Египте. Тогда использовались пешие или конные гонцы, которых сейчас назвали бы курьерами. Самой прославленной 
и организованной была история письма Древнего Рима. Юлий Цезарь создал государственную почту, и перевозки писем стали упорядоченными: имелись крупные и мелкие почтовые станции, где возницы могли передохнуть и переночевать, поменять лошадей. Дальнейшее развитие почты стало возможным благодаря монахам, которые были носителями культуры и знаний в период Средневековья. Церковь поддерживала регулярную переписку между своими членами, и у нее была своя монастырская почта, работающая при помощи странствующих монахов. Новый толчок к развитию почты дали купцы. Большие торговые дома содержали своих курьеров и даже организовали перевозку посылок и писем. Кроме этого, появилась городская почта, когда письма горожан забирали в определённые дни и за небольшую плату в установленные сроки доставляли по назначению. В XVI – XVII веках во Франции, Швеции, Англии 
и других странах возникла централизованная королевская почта. С развитием производственных отношений и зарождением капитализма возникла необходимость организации регулярной и быстрой почтовой связи как внутри стран, так и между странами. В XIX веке коренной переворот в почтовом деле был вызван распространением железных дорог и пароходства. Появление в начале XIX века паровоза и парохода, а в начале XX века самолёта значительно увеличило скорость пересылки почтовых отправлений. Почтовая связь стала общегосударственной и начала обслуживать всё население.² В современном мире обычная (бумажная) почта уступает место электронной, которая по составу элементов 
и принципу работы практически повторяет систему обычной почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности: простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

Всю существующую на сегодняшний  день совокупность писем можно разделить на две основные группы: личные письма и письма официальные или 
деловые. В соответствии со спецификой данной работы, не предусматривающей рассмотрение личных писем, т.е. писем, отправителями и реципиентами которых обычно являются близкие друг другу люди и которые в основной своей массе несут скорее эмоциональную, чем информативную нагрузку, нам необходимо принять следующее допущение: в данной работе в качестве объекта исследования считать официальные письма.

Официальные или деловые, формальные, служебные письма –  неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями. Можно сказать, что служебное письмо – это обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых 
по почте, по факсу или другим способом. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер, поэтому письма регистрируются, при этом факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Теперь рассмотрим более  подробно роль служебного письма в  современном делопроизводстве.

 

2.1.3. Письмо  в  системе  современного  делопроизводства

Письмо – это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. 
В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных 
и личных переговоров. Докажем этот тезис.

Во-первых, говоря простым  языком, письмо – это квинтэссенция, суть той информации, которую её отправитель хочет донести до реципиента. В терминах информативности и ясности письмо гораздо более емко, чем телефонный или личный разговор, поскольку в двух последних случаях поток информации и обмен эмоциями – обоюдный, встречный, что значит, что он в два раза слабее, чем 
если бы он был односторонне-направленным как в случае с письмом.

Во-вторых, давно известно, что одними только письмами можно  заставить себя уважать, прислушиваться к своему мнению, в общем, манипулировать 
чужим сознанием. Убедительность в данном случае достигается легко: путем подбора верных аргументов и доводов.

В-третьих, письмо позволяет при минимуме слов донести максимум информации, что говорит о его краткости, четкости и одновременной информативной ёмкости. Этот фактор особенно важен в условиях нехватки времени.

В-четвёртых, с развитием современных электронных и, в особенности, 
интернет-технологий письмо становится оперативным средством передачи информации.

В-пятых, написанное слово  консервирует мысль. Живое общение (телефонное или непосредственно личное) происходит в реальном времени 
и не оставляет никаких задокументированных доказательств, столь важных 
в деловой сфере. Человек вне сферы служебной деятельности чаще всего пользуется устной информацией, не закрепленной письменно на каком-либо носителе (бумажном или цифровом). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях(паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ). Служебная деятельность 
человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отсюда следует, что письмо является документом, фиксирующим ту или иную информацию, и значит, может использоваться для подтверждения или опровержения соответствующих фактов реальности. То, что письмо представляет собой часть документооборота учреждения, и делает его самым важным, а потому и самым используемым способом обмена деловой информацией.

Особая важность письма как самого распространенного вида деловых документов актуализирует вопрос о правилах его оформления в рамках документационного обеспечения управления на предприятии. Профессор В.А. Кудряев дает следующие рекомендации: служебное письмо должно составляться на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма; текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме; факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно; текст письма не должен допускать различного толкования.³Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться 
в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Однако письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться  
в одном структурном подразделении организации-адресата.⁴ Как отмечает профессор Кудряев, в зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух 
частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение(см. Приложение 1). В зависимости от назначения письма, от того, на чём его автор 
хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, 
в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Так или иначе выбор метода составления деловой корреспонденции остается за автором текста.

Стоит отметить также, что  текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.⁵

Итак, мы рассмотрели письмо как один из способов обмена информацией, выделили две основные группы писем: личные и служебные (официальные) –  
и попытались объяснить, почему на сегодняшний день письмо является самым распространенным способом обмена информацией. Мы пришли к следующему выводу: в силу своих качеств, таких как: информативная ёмкость, ясность, чёткость, оперативность, письмо занимает важную позицию среди других способов обмена информацией. Однако факт того, что письмо – это документ, делает его наиболее используемым, а значит, и самым распространенным способом обмена информацией, который по праву занимает важнейшую позицию в современном процессе документационного обеспечения управления.

 

2.2. РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ

Существует несколько  видов классификаций деловых писем, в основе 
их лежат различные классификационные признаки. Рассмотрим каждую классификационную группу в отдельности.