Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

По характеру  информации письма можно разделить на 6 групп, каждая 
из которых представлена несколькими соответствующими подгруппами:

• письма информационного характера– письма, основным назначением которых является информирование адресата. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем:
• письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 2).
• сопроводительное письмо – письмо, составляющееся при отправке адресату документов или материальных ценностей и содержащее дополнительные разъяснения к приложенному документу. В нем указывается, для чего направляется основной документ, что необходимо сделать и в какие сроки, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты (см. Приложение 3).
• письмо-напоминание – письмо, цель которого – побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности (см. Приложение 4).
• письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия  
  в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию (см. Приложение 5). Такие письма не требуют ответа.
• письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату (см. Приложение 6).Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.
• рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести (см. Приложение 7). 
  К таким письмам относятся письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления.
• письма, содержащие просьбу или предложение – письма, целью которых 
  является побудить адресата совершить определённые действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:
• письмо-просьба – письмо, цель которого – получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору(см. Приложение 8). Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, 
  от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.
• письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов (см. Приложение 9). Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.
• письмо-предложение –письмо, направляемое потенциальному партнеру  
  с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности –с предложением товаров, услуг) и др. (см. Приложение 10). В коммерческой 
  деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос, а может быть и инициативным.
• письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией (см. Приложение 11). Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма.  
  В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.
• письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя  
  заключить сделку с указанием её конкретных условий (см. Приложение 12). Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.
• письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках (см. Приложение 13).
• Письма, содержащие требование или претензию – письма, составляемые  
  в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.
• письмо-требование – письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей (см. Приложение 14).
• письмо-претензия (рекламация)– письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков (см. Приложение 15). Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроков поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензий; доказательства произошедшего ущерба; конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех  
  необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично либо отклоняется, денежная оплата произведена.
• письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. К ним относятся:
• письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение (см. Приложение 16).
• письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 17).
• этикетные письма – это письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:
• письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях (см. Приложение 18).
• письмо-благодарность (благодарственное письмо) – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги (см. Приложение 19).
• письмо-соболезнование – письмо, составляемое в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) (см. Приложение 20).
• письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства (см. Приложение 21).
• письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. К ним относятся:
• гарантийное письмо – письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию (см. Приложение 22).
• письмо-подтверждение – письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее 
  достигнутые договоренности, намерения и др. (см. Приложение 23).
• рекомендательное письмо – письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др. (см. Приложение 24).

По функциональному  признаку письма можно разделить на две группы:

• письма, требующие письма-ответа, или инициативные письма письмо-просьба (см. Приложение 8); письмо-запрос (см. Приложение 9); письмо-предложение (см. Приложение 10) и др. Это самая распространенная разновидность писем.
• письма, не требующие письма-ответа, или ответные письма (письмо-подтверждение (см. Приложение 23); письмо-напоминание (см. Приложение 4); письмо-согласие (см. Приложение 16), письмо-приглашение (см. Приложение 13) и др. Такие письма по своему содержанию зависят от инициативных писем. Нередко ответные письма содержат отказ, в этом случае он должен быть  
  хорошо аргументирован.

По структурным  признакам деловые письма бывают:

• регламентированные (стандартные). Регламентированное письмо решает  
  типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры...», «Ввиду задержки получения груза...»), либо на ссылки («Ссылаясь на Ваш запрос от...», «Согласно протоколу о взаимных поставках…»), либ<span class="List_0020Paragraph__Char" s