Информатизация архивного дела в Российской Федерации

Информатизация архивного дела в Российской Федерации

Доклад заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О. В. Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов.

На реализацию этих задач направлен целый ряд принятых в последние два-три года:

        Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона „Об электронной подписи“».

        Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

        Распоряжений Правительства Российской Федерации: от 17.11.2008 № 1662-р «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года»; от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной программе Российской Федерации „Информационное общество (2011–2020 годы)“»; от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности».

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив разработал и утвердил Концепцию информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.).

В результате реализации программы началась разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», появился Интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

Однако за прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. Упомянутые выше Федеральные законы, постановления и распоряжения коренным образом изменили положение в области информатизации архивной сферы и потребовали выработки перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему архивов.

Комплексная «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг." была разработана на основании поручения, изложенного в п. 2 Протокола совещания у Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации С. С. Собянина от 26.08.2010 № СС-П10-26пр; в соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212.

Основные положения Программы рассматривались на февральском заседании Коллегии Росархива. В настоящий момент она направлена для окончательного согласования в Минкомсвязи.

Программа представляет собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий. Ее ядром является создание и развитие информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных архивов. Основные направления Программы ориентированы на решение широкого круга проблем, существующих в архивной сфере в целом. Это позволяет предполагать, что выработанные в Программе подходы будут реализовываться не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов Российской Федерации. Она должна стать ориентиром, определяющим цели и направления региональных программ информатизации архивов.

В Программе предусмотрены три основных взаимосвязанных и взаимодополняющих направления: предоставление государственных услуг; развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия; информатизация основной деятельности архивов.

Первое направление — предоставление государственных услуг, предполагает:

        повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы Росархива и федеральных архивов;

        получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного Фонда РФ.

Для решения этих задач запланировано осуществление целого комплекса мероприятий, часть из которых уже реализуется.

Постоянно идет развитие Интернет-портала «Архивы России».

Программой информатизации предусмотрено также обязательное создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся. Это позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Рос-сийской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА). Предполагается также увеличение информационного представительства федеральных архивов в соответствующих разделах портала «Архивы России».

С целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту предполагается осуществить постепенное объединение информационных ресурсов федеральных архивов. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект «Документы советской эпохи». Проект предполагает интеграцию созданных БД и коллекций оцифрованных копий архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в открытом доступе, академических документальных публикаций и актуальных монографических исследований. Результат будет представлен в качестве самостоятельного сайта на портале «Архивы России».

Значительным событием в организации непосредственного доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации станет размещение уже в этом году на портале программного комплекса «Центральный фондовый каталог» с информацией о составе фондов ряда федеральных архивов.

На следующий год предполагается существенное расширение данного ресурса как за счет сведений о документах остальных федеральных архивов, так, что особенно важно, за счет региональных. Уже с 2012 года органы управления архивным делом субъектов федерации начнут передавать в Росархив сводную БД по всем архивам субъекта в едином формате ПК «Фондовый каталог». Аккумуляция данных в ПК «Центральный фондовый каталог» предоставит пользователям реальную возможность прямого поиска информации посредством Интернета.

Таким образом, мы выходим на создание автоматизированного информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг — предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и месте их хранения. В перспективе предусматривается организация доступа в ПК ЦФК через портал «Государственные услуги» простым гражданам, а посредством специального веб-сервиса через СМЭВ и федеральным органам исполнительной власти.

Второе направление Программы информатизации — развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия.

Во исполнение постановлений Правительства Росархивом разработаны рекомендациипо подготовке ФОИВ перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. В настоящее время проводится согласование таких перечней. По состоянию на 15 сентября 2011 г. Росархивом согласованы перечни 43 федеральных органов государственной власти. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые утверждены только что вышедшим Постановлением Правительства Российской Федерации № 751 от 7 сентября 2011 г. Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.

Естественно, и Росархиву, как и всем другим ФОИВ, необходимо создавать и внедрять свою СЭД. Нами был разработан проект и проложена локальная сеть в помещении Росархива (ул. Ильинка), оборудована серверная, закуплено необходимое оборудование. В настоящее время ведется наладка перед вводом в эксплуатацию.

Одновременно нам всем следует готовиться к приёму на хранение электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS («программное обеспечение как услуга») с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества.

В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем мы встанем перед проблемой приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.

Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО — свой тип подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов подписей.

Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, своеобразный «скелет», на который еще только предстоит «нарастить мясо» в виде методических рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи электронных документов на постоянное хранение.

Поэтому мы ставим перед собой задачу организации проведения соответствующих НИР по разработке пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные, в том числе вышеупомянутые, стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.

Третья составляющая Программы — информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления предусматривается реализация комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: Автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов.

Первый подраздел данного комплекса — компьютеризация федеральных архивов — подразумевает решение задач материально-технического обеспечения архивов, среди которых:

        оснащение рабочих мест сотрудников федеральных архивов компьютерной техникой в соответствии разработанными унифицированными аппаратными решениями;

        создание «Реестра Программного обеспечения», проведение унификации используемого ПО, а также приобретение лицензионного программного обеспечения;

        создание в федеральных архивах локальных вычислительных сетей и обеспечение федеральных архивов широкополосным доступом в Интернет;

        закупка и оснащение рабочих мест оборудованием для оцифровки и другим периферийным оборудованием.

Аналогичные задачи стоят и перед региональными архивами, т. к. внедрение автоматизированных технологий невозможно без соответствующей материально-технической базы.

Проведенное по итогам 2010 года анкетирование архивных учреждений в регионах об уровне внедрения компьютерной техники показало, что всего в архивных учреждениях на местах используется более 10 тысяч персональных компьютеров, из них более 6 тысяч — объединены в локальные сети, более 3500 — имеют выход в Интернет. В то же время уровень компьютеризации сильно различается. 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 архива — от 10 до 20 компьютеров, 74 архива — от 21 до 40 компьютеров, 62 архива — от 41 до 100 и 16 архивов имеют более 100 компьютеров. Однако только небольшая доля компьютерного парка соответствует современным требованиям, значительная часть техники старше 3 лет, морально и физически устарела.