Информатизация архивного дела в Российской Федерации

Другое направление данного раздела Программы информатизации — это развитие Единой Автоматизированной Информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд» — «Фондовый каталог» — «Центральный фондовый каталог», лежащей в основе автоматизированной системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ. Программный комплекс, включая в себя информацию обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) архива, должен стать тем ядром, на котором будут основываться другие системы автоматизации внутриархивной деятельности, такие как «Контроль движения дел», «Автоматизированный читальный зал» и т. п. Использование ПК «Архивный фонд» должно обеспечить однократность ввода данных и отсутствие разночтений в автоматизированных системах архива.

Сегодня ПК «Архивный фонд» в той или иной версии используется практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их часть применяет 4-ю версию ПК «Архивный фонд», однако более 70 архивов — 3-ю версию. Более 60 архивов используют одновременно 3 и 4 версию, что ведет к выполнению двойной работы по вводу информации сразу в две БД. Во многом сложности с переходом с 3-ей на 4-ю версию Архивного фонда вызваны доработками (модификациями) программы на местах, что делает невозможным автоматическую конвертацию (перенос) базы из 3-й версии программы в 4-ю.

Для максимального облегчения перехода архивов на 4-ю версию разработан специальный механизм, представляющий детальную информацию о проблемах, возникающих в ходе конвертации, и позволяющий исправить ошибки и несовместимости в базах данных.

В этом году разработана новая, существенно доработанная версия ПК «Архивный фонд» 4.3, учитывающая многочисленные замечания и пожелания, которые в течение всего прошлого года поступали в Росархив из регионов. Эта версия полностью совместима по формату БД с версиями Архивного фонда 4, 4.1 и 4.2, и переход на неё архивов, уже использующих 4-ю версию ПК «Ар-хивный фонд», не вызовет никаких затруднений.

Кроме того, разработана и новая версия ПК «Фондовый каталог», предназначенная для органов управления архивным делом субъектов федерации и обеспечивающая объединение в программе баз, созданных в государственных и муниципальных архивах субъекта федерации в ПК «Архивный фонд» всех вариантов 4-й версии.

Эти разработки должны позволить архивам к концу 2011 г. завершить переход на использование ПК «Архивный фонд» 4-й версии, и в феврале 2012 г. органы управления архивным делом субъектов федерации должны предоставить в Росархив не наборы разрозненных и разноформатных БД, а одну единую базу, выгруженную из ПК «Фондовый каталог» и дающую сводную информацию по всем архивам субъекта федерации. Загрузив эти базы в разработанный также в 2010—2011 гг. ПК «Центральный фондовый каталог» мы, наконец, получим целостную государственную систему автоматизированного учёта документов Архивного фонда РФ.

Необходимо отметить, что значительное наращивание объёмов сведений в ПК «Фондовый каталог» и реализуемые в ряде регионов работы по предоставлению доступа к информации о документах архивов субъекта федерации через Интернет, потребуют и серьёзной материально-технической базы, и квалифицированного персонала для обслуживания этих ресурсов. В связи с этим можно предположить, что, точно так же, как Росархив выносит «Центральный фондовый каталог» на площадку РГАНТД, во многих субъектах федерации посчитают необходимым вынести ПК «Фондовый каталог» на площадку одного архива, наиболее продвинутого в плане компьютеризации и имеющего необходимую материально-техническую базу и IT-специалистов.

Следующее направление данного раздела Программы — автоматизация внутриархивной деятельности. Она автоматизирована пока недостаточно. Имеющиеся в наличии программные средства по большей части простые, разработанные на заказ программы, зачастую уже устаревшие и не обеспеченные должной технической поддержкой. Более того, так как используемые в архивах программы не интегрированы друг с другом, это приводит к тому, что одна и та же информация вводится несколько раз — в каждую программу отдельно.

Определенный набор программ по автоматизации внутренней деятельности предлагают коммер-ческие организации, действующие на этом рынке. Но эти программные средства, также как и разрабатываемое на заказ ПО, далеко не всегда интегрированы в единую систему с другими программами конкретного архива (в первую очередь — ПК «Архивный фонд»). Кроме того, они зачастую довольно дороги.

Поэтому одной из своих задач Росархив видит создание типовых решений в области автоматизации внутриархивной деятельности.

В перспективе планируется разработать (или приобрести уже готовые) и предложить для исполь-зования такие типовые программные продукты-модули как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. Это должны быть настраиваемые решения, которые каждый архив сможет взять и доработать (настроить) «под себя» с учётом своей специфики. В то же время, в отличие от ПК «Архивный фонд», они (подчеркиваю специально) не будут обязательны для использования. При этом функциональные модули конечно должны интегрироваться с общей БД, созданной в ПК «Архивный фонд», что обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.

Иная ситуация складывается с информационно-поисковыми системами. Здесь необходимо сказать, что определенные возможности поиска заложены в ПК «Архивный Фонд». Их вполне достаточно для обеспечения общеархивного поиска через сеть Интернет, а также внутри отдельного небольшого архива (включая доступ к оцифрованным копиям документов). Однако решение более сложных и объемных задач потребует разработки специализированного ПО, технические задания на которое должны быть определены в каждом конкретном случае. Естественно, это ПО должно взаимодействовать с ПК АФ4, обеспечивая одноразовый ввод информации при многократном ее использовании. При этом отраслевое единство и совместимость будут обеспечиваться другими способами: применением единой учетной системы, использованием единой методической базы (в первую очередь, подготовленного ВНИИДАД «Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации»).

В Программе информатизации также обозначена необходимость создания и ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы — «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал «Архивы России».

Создание подобных региональных реестров (что уже делается в ряде регионов) с размещением на сайтах не только описаний, но и оцифрованных образов позволит обеспечить через сеть Интернет самый широкий доступ к архивным богатствам России, гарантируя при этом полную сохранность оригинала.

Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и развитие цифрового контента являются одними из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)». Этой же проблеме посвящен специальный подраздел Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений. Решение поставленной задачи в силу специфики и разнообразия видов и типов документов, составляющих Архивный фонд РФ, представляется чрезвычайно сложным. В рамках Программы предполагается осуществить научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки различных фондов (включая оригиналы документов XI — конца XIX вв., кино, фото и фонодокументы) с целью повышения сохранности оригиналов. Остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей электронной информации.

Особой проблемой является внедрение цифрового TV и связанные с этим два аспекта. Первый — обеспечение сопоставимого с цифровым TV качества электронных копий архивных кино и видеоматериалов, а второй — организация приема документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в цифровом телевидении, на постоянное хранение с обеспечением возможности их дальнейшего использования.

Очевидно, что необходимо определение приоритетов в оцифровке документов, создание и мониторинг перспективного поэтапного плана сканирования документов Архивного фонда.

И только после решения этих задач возможны осуществление массового перевода в современный цифровой формат и организация доступа к электронным копиям особо ценных и наиболее используемых документов на бумажной основе, фото-, фоно-, кино- и видео-документов.
Логическим завершением раздела «Автоматизация и информатизация основных направлений деятельности архивов» Программы информатизации является задача организации доступа к документам архивного фонда.

В Программе предусмотрены мероприятия, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам. Среди них:

        создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение этих залов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов;

        разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», функционирующего на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов;

        создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов.

Самостоятельная задача, решение которой предусмотрено Программой информатизации, — образование Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). На этой задаче необходимо остановиться подробнее.

Организация работы с электронными документами в больших объёмах требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможности доступа к ним и их эффективного использования и, в том числе через Интернет, и самое главное — обеспечение вечного хранения электронных документов и электронных образов документов. Сегодня на работы по оцифровке тратятся десятки и сотни миллионов рублей, и полученные результаты ни в коем случае не должны быть утеряны.

Кроме материально-технического обеспечения не менее важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслуживать эти сложные аппаратно-программные комплексы, соблюдая все технологические требования. И это тоже большая проблема для архивов.

Решение стоявших задач мы видим в создании Центра, в котором на основе новейших технологий обеспечивалась бы работа с электронными документами и образами документов, где функционировали бы ПК «Центральный фондовый каталог», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» и другие программы. Создание одного центра на порядок проще и дешевле, чем создание соответствующих подразделений при каждом из федеральных архивов. Такой Центр планируется развернуть на базе РГАНТД. Центр мог бы осуществлять резервное хранение всех электронных образов документов, создаваемых в федеральных архивах, гарантируя тем самым сохранность этих материалов и обеспечивая доступ к материалам через Интернет, либо закрытый (для архивистов и пользователей читальных залов), либо публичный. Именно ЦХЭД, обладая соответствующими технологиями информационной безопасности, мог бы предоставлять доступ к различным материалам без риска для них.

По поручению Президиума Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации Росархив совместно с другими заинтересованными ФОИВ готовит концепцию создания ЦХЭД.

В заключение необходимо коротко остановится еще на трех вопросах:

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное — обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой.

Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Очень важно не забывать о средствах обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения через Интернет, от несанкционированных действия пользователей читального зала, просто от ошибок сотрудников. Нельзя забывать, что электронные технологии, обеспечивая удобство работы, поиск и быстрый доступ, в то же время существенно повышают риск утраты больших массивов данных.

И, наконец, последнее по порядку, но не по значению. Информатизация — дело чрезвычайно затратное. Для перехода архивов к современным технологиям нужны значительные инвестиции в оборудование, оснащение рабочих мест архивистов современной компьютерной техникой, создание локальных сетей с широкополосным выходом в Интернет, серверной инфраструктуры для работы с базами данных и электронными документами, образами документов. Современная материально-техническая база потребуется и для работы с ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», которые после наполнения будут насчитывать миллионы и даже десятки миллионов записей.

Работы предстоит очень много, но надо переходить на новый уровень и соответствовать требованиям завтрашнего дня.