Информатизация архивного дела

Они предназначены  для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных: Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

  Они бывают трёх типов:

1. использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2. создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
3. создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

  При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому  Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год.  

    Запланированные показатели по объёму БД в Основных направлениях развития архивного  дела в РФ² [2;93]

    Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

    Доступ  работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

    Парольная защита БД обеспечивает доступ, как  правило, на трех уровнях в режимах  “пользователя”, “редактора” и  “администратора”. Пароль доступа нижнего уровня (“пользователь”) разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм). В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня “редактора” допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме “администратора” разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей  к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной  защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива.

    Базы  данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в  установленном порядке.

    Архив ведет учет всех созданных БД в  виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

    С 2002 года в Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся  работы по созданию типового ПО «Учреждения  – источники комплектования для  всех архивов».

В ряде архивов  внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях – источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

    БД  «Паспорт ведомственного архива» применяется  в Главархиве г. Москвы; в Государственном  архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Основные пути создания автоматизированной информационной службы

    Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации.

Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических  средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

    Этого можно добиться при грамотном  решении следующих задач:

• Планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя
• определение требований к составу информации и целей информирования
• организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов
• использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах
• выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий
• постоянное тобновление применяемых информационных технологий
• маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная  информационная служба – совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач.

2.1. Программа «Архивный фонд»

    С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

В настоящее  время общеотраслевая программа  «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный  фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.³[2;91] 

2.2. «Программа информатизации архивного дела в РФ»

            На основе Концепции  была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела.

            Программа предусматривала:

• создание единой информационно-правовой базы информатизации
• разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)
• создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов
• внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов
• проведение работ по защите информации в архивах
• подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

     К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

     Таким образом, программа представляла собой  комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень – конкретные источники финансирования не были в ней названы.

2.3. Федеральные программы развития архивного дела

            Информатизация архивного  дела в рамках отрасли развивается  в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

            «Развитие архивного дела»:

     Программа ставила главной задачей –  обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения  уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных. В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

• обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате
• применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий)
• создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.