Исполнения документов и этапов обработки исполненных и отправляемых документов

 

Министерство образования и  науки Российской Федерации

ГБОУ СПО  «Уфимский государственный колледж  технологии и дизайна»

ИСПОЛНЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ. ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ  И ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Курсовая работа

032002. ДОУ и А. Д-10-19 1/25.22

Руководитель курсовой работы

________________А. Э. Майская

_______________________2013 г.

Выполнила:

______________Л. А. Самойлова

_______________________2013 г.

Оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая  задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Актуальность темы курсовой определяется в том, что контроль исполнения документов и принятие решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая  приводит компании к необходимости  автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым  ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Данные о ходе и результатах  контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа  разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом

Целью курсовой является анализ хода исполнения документов и этапов обработки исполненных и отправляемых документов.

Цель определяет следующие задачи:

1. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства.

2. Рассмотреть исполнение документов.

3. Проанализировать этапы обработки исполненных документов и порядок работы с отправляемыми документами.

1. Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации
1. Правовые и нормативно-методические документы ДОУ.

Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного  обеспечения управления регулируется: законами Российской Федерации, Указами Президента, Положениями, Постановлениями РФ, Распорядительными Документами, Федеральными Органами Исполнительной Власти, утвержденные Нормативными документами:

• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Законодательные акты в сфере информации и документации:

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорится о том, что информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

Также сроки исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе. ¹

В положение об управлении президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций от 14.01.2011 N 38 говорится о контроле за своевременным исполнением федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации поручений по обращениям;²

А в постановление Правительства РФ от 15 июня  2009 г. № 477 г. Москва «Об утверждении Правил Делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» о работе с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.³

Правовые акты, принимаемые  Президентом и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством Российской Федерации было принято постановлении  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента Российской Федерации направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

2. Нормативно-правовая база субъектов РФ на примере РБ.

Закон РБ «Об обращениях граждан в РБ» рассматривает контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений и за результатами их рассмотрения в нем говорится о том, что государственные органы Республики Башкортостан, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, контроль за результатами рассмотрения обращений граждан, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.⁴

А руководители государственных органов Республики Башкортостан, органов местного самоуправления, лица, уполномоченные на личный прием граждан, организацию рассмотрения обращений граждан в государственном органе Республики Башкортостан, органе местного самоуправления, должностные лица обязаны систематически не менее одного раза в полугодие, соответственно до 1 февраля и 1 августа, отчитываться об итогах рассмотрения обращений граждан в соответствии с порядком представления отчетов, установленным соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Башкортостан и муниципальными нормативными правовыми актами.

Государственные органы Республики Башкортостан, органы местного самоуправления осуществляют анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год. Указанный анализ содержит информацию о количестве поступивших, переадресованных и рассмотренных письменных обращений, обращений в форме электронного документа, о местах, днях и часах приема граждан, о количестве граждан, принятых на личном приеме, об уполномоченных лицах по личному приему граждан, о тематике обращений, о принятых по результатам рассмотрения обращений мерах, в том числе о принятых нормативных правовых и иных актах. Порядок осуществления анализа рассмотрения обращений граждан устанавливается нормативным правовым актом соответствующего органа.

Анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие  и истекший год размещается государственными органами Республики Башкортостан, органами местного самоуправления городских округов и муниципальных районов (включая обобщенный анализ рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления сельских и городских поселений) соответственно не позднее 1 сентября и 1 марта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в средствах массовой информации. Анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год размещается органами местного самоуправления сельских и городских поселений соответственно не позднее 1 сентября и 1 марта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в средствах массовой информации или обнародуется иным образом. Порядок обнародования анализа рассмотрения обращений граждан устанавливается нормативным правовым актом соответствующего органа.

Анализ рассмотрения обращений граждан за истекший год не позднее 1 марта направляется государственными органами Республики Башкортостан, органами местного самоуправления городских округов и муниципальных районов (включая обобщенный анализ рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления сельских и городских поселений) Уполномоченному по правам человека в Республике Башкортостан.

Государственные стандарты:

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) 1991 г - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ  являются:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов;
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно - поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.