Исполнения документов и этапов обработки исполненных и отправляемых документов

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения  может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения.

Или справку о документах за исполнителями, как общую, так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии  исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения  эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой  атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено  в срок, и эффективным средством  повышения производительности труда  в сфере управления.

5. Формы контроля исполнения документов.

Существует три формы контроля исполнения документов:

• Журнальная;
• Карточная;
• Автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в  настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.¹¹

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля исполнения документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.¹²

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.¹³

Для более полного  раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х14 8 мм):

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль исполнения документов;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
6. Обработка документов при отправке

Делопроизводственную обработку  документов при их поступлении и  отправке называют экспедиционной обработкой документов. Этот термин происходит от названия структурного подразделения  службы ДОУ, выполняющего эту работу, - экспедиции. Экспедиция как структурное подразделение существует в крупных организациях, в организациях с небольшим объемом документооборота такое подразделение не создается, и экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы ДОУ.

Экспедиционная обработка документов - это начальный этап работы с  документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая в организацию и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или фельдъегерской связи.

Экспедиционную обработку документов следует вести централизованно в экспедиции или на отдельном участке службы ДОУ. Централизованное выполнение экспедиционной обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства оргтехники и компьютерной техники.

Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является проверка правильности доставки документов, целостности и комплектности документов, фиксация факта получения или отправки документов и под­готовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

Первоначальная обработка поступающих  документов должна осуществляться в  день поступления документов, а при  поступлении документов в конце  рабочего дня или в нерабочее  время - на следующий рабочий день. Обработка отправляемых документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день, если документ был зарегистрирован в позднее время.

Обработка отправляемых документов включает:

• проверку комплектности документов;
• сортировку;
• нанесение адреса на конверт;
• фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальцсгиба) и упаковку документа;
• отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. поста­новлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводи­тельными документами.

При отправке документов проверяется  правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп "Подлежит возврату".

Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем  случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько  адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государ­ственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовый адрес пишется в следующем порядке:

• для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономног<span class="dash041e_0441_043d_043e_0432_043d_043e_0439_0020_0442_0435_043a_0441_0442_0020_0441_0020_043e_0442_0441_0442_0443_0