Использование официально-делового стиля в делопроизводстве

Эти бланки имеют  установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым  расположением. Изготавливаются они  в основном на бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Допускаются бланки форматов А3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

2.2. Правила оформления делового письма

 

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определённом порядке (см. Приложение 1).

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адрисанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление  бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трёх основных частей, которые располагаются в пределах чётко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты –  это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для отдельных видов документов [6, с. 40]. Состав и расположение  реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ P 6.30-2003.

Установление  стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано  необходимостью унифицировать процесс  его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• уменьшить стоимость машинописных работ;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• расширить возможности применения вычислительной и организационной технике при обработке писем.

Формуляр-образец  является основной для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром  называется совокупность реквизитов документа [8, с. 40]. Согласно ГОСТ P 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определён состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ;
2. код организации по ОКПО, если он есть (для внутри-российской переписки);
3. наименование организации (полное или сокращённое);
4. справочные данные об организации;
5. дата документа;
6. регистрационный номер документа;
7. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
8. адресат;
9. заголовок к тексту;
10. текст;
11. подпись;
12. фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны  инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальнее письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют название его вида. Все остальные документы имеют название, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ P 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование  организации – адресанта документа даётся в полном и сокращённом виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций  произвольно нельзя. Сокращённые  наименования организаций образуются тремя способами:

1. по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
2. по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
3. смешанным способом, когда сложносокращённые наименования образуются частично из начальных букв, частично из усечённых слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращённое название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счёта в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным  реквизитом письма является дата, которая  проставляется в левом верхнем  углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым  признаком и используется при ссылке на письмо.

Регистрационный номер исходящего документа –  номер письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей [12, с. 68]. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое даётся ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения и получения писем даёт представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять  не рекомендуется. Наиболее рациональная такая форма этого реквизита:

На №_______ от _______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого  реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной  части организации, фирмы или  фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается  на верхней правой стороне бланка письма [7, с. 43]. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

Согласно ГОСТ P 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала  указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет  ученое звание (степень), его следует  указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется  тогда, когда лицо, которому адресовано письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к  тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации  выездной торговли

Желательно, чтобы  заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем  кто-либо другой знает содержание документа.

Не рекомендуется  в заголовке употреблять слова  «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.

Основной реквизит делового письма – текст [6, с. 55]. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 сантиметров. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текс, мы, как правило. Держим его на расстоянии 30-35 см  от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам [6, с. 49].

Отметка о наличие  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В  левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества листов и экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими  одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию  исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой  стороне.

 

 

 

 

                                                                                                                                             

 

 

 

 

 

 

Заключение

Искусство написания  писем ценилось нашими предками, как  бесценный дар. В эпоху, когда  общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталось сфера, в которой написание писем  все еще не обходимо, речь идет о  деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и  поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между  компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания  писем, было ли произведено должное  оформление официального письма, а  так от грамотного использования официально-делового стиля, знаний его особенностей зависит успех этих отношений, так как правильно оформленная документация создает первое и главное впечатление об организации.

Официально-деловой  стиль обслуживает правовую и  административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т. п. Не смотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.