История профессии по документоведению

Содержание

Введение

Глава 1. Приказное  делопроизводство

Глава 2. Коллежское делопроизводство

Глава 3. Министерское делопроизводство

Глава 4. Делопроизводство в советскую эпоху

Глава 5. Делопроизводство на современном этапе

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 Сегодня информация — стратегический ресурс общества. Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение и передача знаний требует значительных финансовых, временных, трудовых и материальных ресурсов. Специалисты в этой сфере нужны постоянно, причём специалисты квалифицированные. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

 Документовед - это специалист, знающий о документе  все, что касается работы с  ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Он планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Он разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, принимает меры по оптимизации документооборота в организации.

 На современном  рынке труда у специалиста  высшей квалификации, профессионально  организующего информационно-документационный  процесс, документопоток в организации,  учреждении, фирме, предприятии любой формы собственности, перспективы - самые реальные и обнадеживающие.

 Актуальность  затронутой темы продиктована  также тем, что профессия документоведа  с каждым годом становится  все более востребованной российским  обществом, она обогащается новыми специализациями, расширяется ее рынок труда. Закономерно усиливается интерес теоретиков к изучению профессиональной деятельности документоведа в новых социально-экономических условиях, о чем говорит рост публикаций в специальной печати. Популярность профессии требует системного исследования ее феномена: места и роли в современном обществе; взаимодействия с другими профессиями; соответствия кадрового состава профессиональным требованиям; качества образования и т.д. Накопленные эмпирические данные должны подниматься до уровня теоретических обобщений, выявления и осмысления принципов изучения и описания проблем профессионализации в документной сфере.

 Ведущие  научные и учебные центры в  области документоведения отмечают  необходимость широкой подготовки специалистов – документоведов. Известны проблемы, с которыми сталкивается вуз: кадровая, учебно-методическая, обеспечение литературой и др. Объединенные усилия вузов, научных центров могут способствовать обеспечению высокого уровня актуальной специальности, востребованной в стране.

 

Глава 1. Приказное  делопроизводство (XVI—XVII вв.)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования  централизованного Русского государства  в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.)

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного  делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

Как центральные  отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял  приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации  работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся  следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой  экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими  государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался  на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона  использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в  дела. В этом случае в начале столбца  помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали  другие документы, возникавшие в  ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

 

Наряду со столбцами  в приказах применялись книги  и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради  не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование  управленческой деятельности государственных  учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной  власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали  также системы документации, в  которых фиксировались отдельные  функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения  автора — царского титула, затем  указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

 В делопроизводстве  приказов зарождаются традиции  хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». В ней описываются виды документов, развитие изобразительного документирования — чертежи, карты. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных  дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Отличительной чертой делопроизводства приказов является то, что его организация в своей  основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине 16 века усиливается законодательная деятельность государства: в1550 г. был издан Судебник, представленный акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права Соборное уложение. Уже сами по себе эти законодательные акты свидетельствуют о высоком уровне документирования. Они определяли деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок рассмотрения. Существенным положением этих законодательных актов было установление ответственности должностных лиц за недобросовестную работу с документами т меры наказания за допущенные нарушения.

     Таким  образом, особенности приказного  делопроизводства заключаются в  том, что:

  - делопроизводство  основано на нормах обычного  права, т. е. на традициях  и обычаях;

  - формировалась  прослойка «приказных» людей, занимающихся работой с документами, с частично установленными законом обязанностями, которые стали основой служилой бюрократии в России;

  - система  делопроизводства этого периода  названа столбцовой, т. к. отдельные  документы имели форму столбца и формирование дел осуществлялось в столбцах.

 

Глава 2. Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. (Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения).

Существенное  влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный  принцип принятия решений, узаконенный  Генеральным регламентом. Организация  делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на  заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.