История профессии по документоведению

Генеральный регламент  узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов.

Также, Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент  ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем  под расписку сдавались в архив  коллегии архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

Помимо присутствия  и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда  были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

Реформаторская  деятельность в административной сфере  оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном  регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

Особенно четко  порядок «для сообщения властей  и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным  направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления  и оформления подробно изложены в  специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали  называть прошения челобитчиковы. В  последней четверти XVIII в. за этим видом  документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно  развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета  численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

 

Формуляр документа  в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

Трудности использования  столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели  к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие  нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».

Введение листовой формы документа изменило его  формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места  на листе бумаги. Появились новые  реквизиты — регистрационные  номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который  начинался с предлога «в» и  писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную  Берг-коллегию». Автор указывался под  адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое со­держание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли дату подписания.

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении  документа в левом верхнем  углу проставляли входящий регистрационный  номер и дату получения: «Получено  июля 15 дня 1745 года».

Документы в  ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

На документах XVIII в. наблюдается  большое число отметок. Прежде всего  это резолюция, ее писали на лицевой  стороне первого листа. Можно  встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

Особенности коллежского  делопроизводства заключается в  следующем:

- делопроизводство регулировалось  законодательством;

- начался процесс формирования  штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами;

- в связи с отменой столбцов и введением листовой формы документа произошли коренные изменения формуляра документа;

- разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля за их исполнения, текущего и архивного хранения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Министерское делопроизводство

          В начале XIX в. в результате  административных реформ Александра I система государственных учреждений  России была подвергнута серьезной  корректировке.  Высшими государственными  учреждениями были  Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине 19 века создан Совет Министров.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность  в соответствии с законом 1775 г, и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

         Высшие государственные учреждения  — Сенат, Комитет Министров,  Государственный совет — сохранили  принцип коллегиальности при  рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждениями»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета».  Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основной организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия.

          Внедрение новой системы управления  началось изданием манифеста  от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». По названию центральных учреждений вся система получила название министерской.

Цель «Общего  учреждения министерств», завершившего министерскую реформу в начале 20 в., заключалась в законодательном закреплении единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип – принцип иерархии – предполагал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Этот принцип означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц – от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.

Министерство возглавлял министр, назначавшийся императором, и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители – товарищи министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые в свою очередь состояли из отделений, а отделения – из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента начальник отделения, столоначальник.

«Общее учреждение министерств» узаконило введение в аппарат  министерств двух коллегиальных  органов: при министре – «Совета  Министра», при департаментах –  «Общего присутствия департамента», носивших совещательных характер. Сочетание  принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления вцелом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных  обязанностей позволило установить единый порядок в организации  делопроизводства.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

Ход заседания совещательных  органов (Совета министра, Общего присутствия  департамента) фиксировался в журналах.

Документы 19 в. Обязательно  имели подпись и скрепу,  которых указывали наименование должностей.

В формуляре документа 19 в. ясно прослеживается стремление к  формализации, определению четких правил распоряжения т оформления реквизитов.

Организация работы с документами  включила пять составных частей:

- порядок вступления дел;

-движение их, или собственно  производство;

- отправление дел;

- ревизию;

- отчеты.

 Первые три части  устанавливали путь прохождения  документов от момента их получения  или создания до завершения  исполнения и отправки в каждом  структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в документах информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

-переписка министра;

- переписка департамента.

В 19 в. документы регистрировались в журналах входящих и исходящих  документов, которые подразделялись на общие и частные. Общие журналы  велись в канцелярии министра и департаментах, частные -  в отделениях.

Ежемесячно в структурных  подразделениях  проводилась «ревизия дел», т. е. был внедрен систематический  контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных  и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами, которых было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами  в XIX в. следует рассматривать как  четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.