История развития делопроизводства в России

ФГБОУ ВПО ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

Кафедра: экономики агробизнеса и

внешнеэкономических

связей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по дисциплине: Документирование

«История развития делопроизводства в России».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 31 группы

экономического факультета

Иванов А.В.

 

Научный руководитель:

Иванова Любовь Александровна

 

 

 

 

 

Оренбург – 2012

План

Введение………………………………………………………………………………...3

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве…………………………………5 
2. Приказное делопроизводство (XVI – XVII вв.)……………………………………7

3. Коллежское делопроизводство XVIII в…………………………………………….8

4. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ вв.)……………………….10

5. Советское делопроизводство (1917-1920)………………………………………...11

6. Современное делопроизводство…………………………………………………...13

Заключение…………………………………………………………………………….15

Список использованной литературы………………………………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

История делопроизводства в  России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных  отношений, складывавшихся в далекие  времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как  средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности. Документы фиксируют шаги нашей жизни, начиная с рождения. Документ является носителем информации. Информация является основанием для принятия управленческих решений, также служит источником обобщения, материалом для справочно-поисковой работы. Документ – предмет и результат труда так как принятое решение записывают, закрепляют, документируют. Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняется определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами закрепленные в официальных законодательных и нормативных актах. Общим ,в делопроизводстве, для всех видов и типов служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.  Документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Делопроизводство  в Древнерусском государстве

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в  период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции  выполняли чаще всего отдельные  должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без  штата чиновников, либо с очень  ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для купеческих кораблей.  В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи, при срочном найме работников; полные грамоты, при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.  В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей. «Ларник» не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.  Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент, называемый в документах и «хартией» и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.  Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

2. Приказное делопроизводство (XVI – XVII вв.)

Процесс организации  работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся  следующим образом. Ответственность  за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе  делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся  процесс подготовки проекта ответного  документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы  в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного  документа, который передавался  дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал  его на доработку или молодым  подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся  подписью («справой») подьячего, которая  означала ответственность подьячего  за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую  силу. Документ обретал ее после  «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15 – 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «состав». Столбцы использовались и для формирования документов дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативными документ, за которым подклеивали другие документы, возникавшие, в ходе. рассмотрения данного дела. В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI – XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства». Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Итак, можно сделать вывод, что реквизиты уже сформировались, но отдельно не выделялись, так как вся организация делопроизводства основывалась на устных традициях.

3. Коллежское делопроизводство XVIII в.

В учреждениях XVIII в. сложилась  коллежская система делопроизводства. Была создана новая система органов  государственного управления. В 1699 произошли  изменения в документе, появилась  гербовая бумага и все документы  имеют печать заранее. До 1700 года документы  делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены полностью, используются тетради. 28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», который определял структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии. Секретарь руководил действиями всех чиновников канцелярии. В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам. Всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели,, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо, уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины». В 1775 г., когда были ликвидированы коллегии, но коллегиальный принцип принятия управленческих решений сохранился. Появляется новый законодательный акт «Учреждения для управления губерний». Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс документов осуществлялся в канцелярии. Введенные, тогда, Петром коллегии со временем были преобразованы и существуют и сегодня, только с названием соответствующем времени. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

4. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ вв.)

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия. Другой принцип – иерархии. Сенат, Комитет Министров, Государственный совет – сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г. 25 июня 1811 г. издается «Общее учреждение министерств». В нем был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока: переписка министра; переписка департамента. Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ – министр или директор департамента. Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные – в отделениях. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. Со всех исходящих документов снимались копии, которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

5. Советское делопроизводство (1917-1920)

Становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Он находил их в сокращении бумажной волокиты, в следствии чего заменил  переписку переговорами по телефону, деловые бумаги – телефонограммами и установил контроль за всеми распорядительными документами. Для первых лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения. В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.  В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» от 30 сентября 1961г. послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству.