История развития делопроизводства в России

Особое место в истории  советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров  СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению  архивного дела в СССР, поставившее  задачу разработки Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). Она  была поручена ВНИИДАД созданному в 1966 г. в рамках Главного архивного  управления.

В сентябре 1973 г. одобрена государственная  система Делопроизводства. Ее главная  цель – усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 – 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Многие методические разработки, стандарты, ГОСТы и др. претерпели изменения, а некоторые действуют до сих пор. Можно сделать вывод, что именно в советское время сформировалась та основа делопроизводства, которая дала толчок для нынешних разработок и усовершенствования.

6. Современное делопроизводство

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Параллельно с термином «делопроизводство» в наше время используется термин «документационное обеспечение  управления». Появление этого термина  связанно с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение  управления», который, по существу, является синонимом термина «делопроизводство». Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность

электронной цифровой подписи  осуществляется в Российской Федерации  на основе лицензии.

Заключение

Таким образом, постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему его усовершенствованию. В центре делопроизводства – документ. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации. Появление делопроизводства, современного документооборота – это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей. На раннем этапе развития человечества в документах отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению. Люди пытались передавать информацию различными способами. Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Отвечая на вторую поставленную задачу, можно определить то, что «делопроизводство» постоянно совершенствовалось. От устной традиции к «постоянно запоминающему устройству». Сейчас происходит, медленный переход от «аналога – к цифре», от бумажного документооборота к электронному. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов допускают существование множества подлинников электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги. В законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" утверждается: "Электронный документ – сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним

из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с документами.

Список использованной литературы

1.  Андреева В.И. «Делопроизводство»/ Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 – 187 с.

2. А.Я. Александрова, НГТУ им. Р.Е. Алексеева «Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов»/ 2009. – 139 с.

3. Басаков М. И. «Современное делопроизводство». Учебное пособие. Ростов-на- Дону, 2008г. – 473 с.

4. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой

  Делопроизводство: Учебник для вузов, – М.:ЮНИТИ-ДАНА,2001. – 359 с.

5. Кузнецова Т.В«Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления)» – М.:ООО Журнал «Управление персоналом» 4-е изд., 2008. – 408 с.

6. В.А. Кудряев и др. Учебник "Организация работы с документами"

М.:ИНФРА-М, 2004г. – 238 с.

7. Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Документы и делопроизводство: Справочное пособие – М.: Экономика, 1991 – 271 с.

8.В. А. Конявский, В. А. Гадасин-М. «Основы понимания феномена электронного обмена информацией» / Беллитфонд, 2004 г. – 367 с.

9. Н.С. Ларьков «Документоведение: Учебное пособие»/ – М.:АСТ:Восток-Запад, 2008. – 427 с.

10. Храмцовская Н.А «Делопроизводство и документооборот на предприятии» / N7, июль 2004 г.