История унификации текстов документа

В разделе  рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

Нет необходимости  подробно останавливаться и на таких  подразделах, как “Контроль исполнения документов”, “Подготовка документов к передаче в ведомственный архив”. Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.

Рекомендации  раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

В последнем  разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ впервые  определила службу ДОУ как самостоятельное  структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.

В разделе  формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления и др. упоминались в данной статье.

В разделе  не раскрываются функции служб делопроизводства, однако, они приведены в Примерном  положении о службе документационного  обеспечения управления, которое  является приложением к ГСДОУ.

Наряду  с Примерным положением ГСДОУ  снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных  форм (РКФ);

Формы номенклатур  дел;

Перечень  типовых сроков исполнения документов;

Форма обложки  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции  сегодняшнего дня, можно сказать, что  оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.¹³

2.3. Унификация документов в 1970-1980-е гг.

Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной  задачей этого периода было объединение  в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного  обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов¹⁴.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД  предназначен для решения следующих задач:

регистрация форм документов;

упорядочение  информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращение  количества применяемых форм;

исключение  из обращения неунифицированных  форм документов;

обеспечение учета и систематизации унифицированных  форм документов на основе их регистрации;

контроля  за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной  организации контроля за применениям унифицированных форм. ¹⁵

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:

01 - резерв, так что фактически в ОКУД  включено девять УСД; 

02 - организационно-распорядительная  документация;

03 - первичная  учетная документация (с 1997 г.);

04 - банковская  документация;

05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская  документация бюджетных учреждений и организаций;

06 - отчетно-статистическая  документация;

07 - учетная  и отчетная бухгалтерская документация  предприятий; 

08 - документация  по труду; 

09 - документация  пенсионного фонда Российской  Федерации; 

10 - внешнеторговая  документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:

создание  организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация  организации, предприятия;

приватизация  государственных и муниципальных  организаций, предприятий;

распорядительная  деятельность организаций, предприятий;

организационно-нормативное  регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

прием на работу;

перевод на другую работу;

увольнение  с работы;

оформление  отпусков;

оформление  поощрений;

оформление дисциплинарных взысканий.

Влияние унификации документов на состоянии  работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный  в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.¹⁶

2.4. Унификация документов в 1990-е гг.

Изменение в общественно-политической сфере  в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

В наше время  уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За последние десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения разделены всего двумя годами (Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994.).

В настоящее  время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы  документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.