История возникновения и становления делопроизводства в России

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия  как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая  закрепляется за самостоятельным подразделением − канцелярией. Центральной фигурой  канцелярии становится секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные.

Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

В развитии делопроизводства характеризовался усилением  законодательной регламентации  всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Делопроизводство в Советский период

 

2.1 Делопроизводство  в период до 1941 г.

 

В историографии  декларировалось положение о  качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Эти особенности  влияли самым непосредственным образом  на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Всероссийский съезд  Советов стал высшим органом государственной  власти. В период между его съездами избирался Всесоюзный Центральный  Исполнительный Комитет (ВЦИК) – исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское  правительство – Совет Народных Комиссаров (СНК). Для руководства  отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов). Для работы в советских  учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного  обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось  упрощению и рационализации делопроизводства. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников.

При оценке этого периода надо учитывать  тяжелые условия Гражданской  войны, разрухи. Тем не менее, период 20­х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;

вышедших  наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного  обеспечения управления (ДОУ);

практики  работы ведомств, учреждений, организаций  по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и  специальных систем документации.

Общественно­политическая и научная жизнь России 20­х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой – активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Перечисленные люди смогли эффективно решать многие «локальные» управленческие вопросы:

рационализацию  структур; - совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; -рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Организация строительства (Оргстрой), а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе  и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался  от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе.

В проекте  «новой системы делопроизводства»  ИТУ излагались следующие общие  принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной  и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

количество  инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная  работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

контроль  исполнения документов должен быть проверкой  по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность  за постановку делопроизводства возлагается  на определенное лицо.

После изложения  общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию  делопроизводства для обследуемого объекта.

Важным  этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ  проект «Общих правил документации и  документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. К сожалению, «Правила» не были доработаны, по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

2.2 Состояние  делопроизводства в период с  40-х до середины 90-х годов

 

Особенно  остро и зримо отставание нашей  страны выявилось в 80–90-е гг., когда теоретические разработки привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Достижения отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем также были значительны – создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление  однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Документационное  обеспечение в управление организации  осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с  документами руководствуются требованиями.

Общие требования разработаны в соответствии с  законами РФ и республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления  контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и  их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки  информации с учетом опыта практического  использования унифицированных  систем документации и общепринятых классификаторов технико-экономической информации.

 

 

 

 

 

Заключение

 

Истоки  документооборота, как сферы деятельности можно найти еще в глубокой древности, как только люди научились  фиксировать важные для них сведения на чем-то материальном. Однако говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности  как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. В  дальнейшем структура делопроизводства постоянно развивалась: от примитивных  способов хранения и передачи информации до разработки всевозможных стандартов в делопроизводстве. Настоящим рождением  документооборота можно считать  приказное делопроизводство. Позже, во времена Петра I, появились такие  документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка – памяти и отписки – заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, как сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки; выписки. Таким образом, можно сказать, что делопроизводство как система определенных норм и правил начинает складываться в период приказов, когда постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Далее Петр I создает систему коллегий, и уже можно говорить о качественно новом этапе делопроизводства – коллежском. Изменения коснулись не только устройства делопроизводства, но и названий документов (в связи с множественными заимствованиями слов из других языков), формы документов. Коллежский период характеризуется усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. Еще одним этапом формирования делопроизводства стало создание министерств. Главной отличительной особенностью была иерархия и единоначалие в министерствах.

В советский  период можно наблюдать качественный переворот в делопроизводстве в  связи со сменой политики власти и  власти, как таковой. С одной стороны, в сфере документирования управленческой деятельности теперь трудятся простые  рабочие, что уменьшает общую  грамотность в оформлении документов. С другой стороны, постепенно создаются  целые организации, призванные осуществлять контроль над документооборотом.

Сфера делопроизводства становилась все сложнее и  сложнее: появляются новые способы  хранения, передачи информации, усложняется  процесс защиты данных и т.д. Чтобы  решать эти проблемы специалистам в  области управления документацией  требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных  дисциплин, в первую очередь юриспруденции  и информационных технологий.

С началом  советского периода был произведен переворот в государственном  документировании. Для работы в советских  учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного  обеспечения управления понизился. Однако позднее сама система делопроизводства начала создаваться заново. Были созданы  органы, контролирующие эту деятельность и стандарты документов. Была проведена  стандартизация документов. И хотя СССР отставал от западных стран в  развитии информационных технологий в 80–90-е гг. делопроизводство было хорошо организовано как сфера деятельности.

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. В.А. Кудряев и др., «Организация работы с документами» учебное пособие, 2008г.
2. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2006.
3. Государственные учреждения России XVI–XVIII вв. – М., Изд-во МГУ, 1991.
4. Вялова Л.М. Формирование теории делопроизводства в России: Первая половина XIX века //Классификаторы и документы. М.: ВНИИКИ, 1994
5. Ерошки Н.П. История государственных учреждений в России. 4-е изд. М., 1997
6. Быкова Т. А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
7. Макарова Н. В. и др. Делопроизводство: учебный курс. - Спб.: Питре, 2004.
8. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций: Пособие для подготовки к экзаменам. - М.: Приор-издат, 2007.
9. Илюшенко М. П., Илющенко М. История делопроизводства в России (до 1917 г.). Учебное пособие, 2007
10. Басаков М. Документационное обеспечение управления (делопроизводство), «Феникс» 2009