Электронные и технотронные архивы

Введение

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

 Сегодня  документ является основным способом  представления информации на  любом современном предприятии. 

 Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов  предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать  на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта  руководителей. Эффективность управления  предприятием зависит и от  того, насколько разумно в нем  организовано управление документооборотом.  Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести  к потере всего бизнеса. Ведь  вовремя не полученная информация  или документ - это, прежде всего,  потерянные деньги, время и упущенные  возможности. 

 Развитие  информационных технологий в  конце XX века, применение их во  всех сферах жизни общества  привело к возникновению нового  цифрового способа записи информации, ее хранения, оперативного поиска, использования. Появились новые  виды документов, которые в научной  и нормативной литературе называются "электронными документами", и  компьютерные системы, позволяющие  обрабатывать информацию.

 Электронный  документ фиксируется на электронном  носителе, может также записываться, сохраняться, передаваться и представляться  в приемлемой для человека  форме с помощью технологий, поддерживаемых  средствами вычислительной техники. 

 

Таким образом, целью настоящей работы выступает  анализ особенностей технотронных и  электронных архивов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие ключевые задачи:

1. Дать  определение понятию техногенных  документов;

2. Определить  сущность электронных документов;

3. Изучить  правила оформления, хранения документов  в архивах;

 

Глава 1. Электронные и технотронные архивы

1. Электронные архивы

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся  в стадии становления. Их появление  связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном  архиве соответствуют работам в  архивах традиционных документов. Специфика  работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных  архивов является обеспечение надежного  централизованного хранения электронных  документов в соответствии с архивными  требованиями к их защите и сохранности  в сочетании с максимально  удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

-  системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

-  ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

-  сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

-  обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

-  связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

1. разработка принципов хранения информации;
2. защита информации;
3. активизация вторичного использования информации;
4. стандартизация критериев описания данных;
5. оценка стоимости создания и архивирования документов;
6. регулирование отношений между архивом и создателем документов;
7. реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

-  защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

-  возможность предоставления пользователям доступа к документам;

-  возможность подтверждения подлинности документов;

-  возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

Электронные документы принимаются  в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным  документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается  вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные программы.

После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные  документы трех уровней:

1. пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;
2. административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы;
3. каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.

При подготовке электронных  документов для передачи в архив:

-   проверяется их техническое состояние;

-   проводится их описание;

-   на единицах хранения проставляются архивные шифры;

- подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.

 Все операции, производимые  во время передачи документов  на хранение и во время хранения, должны быть документированы  для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают  в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает  комплект единиц хранения с записью  файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится аналогично учету  документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок  к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного  заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла  содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании  на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии  сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается  время звучания и его тип. Кроме  того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины  поиска. Особое внимание следует уделять  электронной цифровой подписи, предназначенной  для защиты информации и определения  отсутствия ее искажений.

Хранение электронных  документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные  документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует  сроку хранения документов на бумажной основе. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. При  этом все этапы перезаписи должны строго документироваться, исключая искажение  информации.

Научно-справочный аппарат  соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При  поиске информации отмечаются ее регистрационный  и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных  документов аналогично использованию  традиционных документов. Доступ к  ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных  архивов оправданно при условии  их включения в документальное обеспечение  управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

 

 

1.2 Технотронные архивы

Термин «технотронные  документы» предложен и используется в архивоведении и источниковедении, но пока еще не получил четкой трактовки. С одной стороны, он объединяет документы, характеризующиеся техническим  происхождением, по способу записи информации кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компьютерной техники). С другой стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию.

В частности, при классификации  документов по способу записи (создания документа) один из видов документа  – тот, в котором запись информации осуществлена автоматически, без непосредственного  участия человека, с помощью того или иного технического приспособления, может быть назван «технотронным».

Таким образом можно заключить, что технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные виды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа.

Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

-  Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

-  Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

-  Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

-  Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

-  Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

Ведущими технотронными  архивами являются:

1. РТА кинофотодокументов,
2. РГА фонодокументов,
3. РГ научно-технический архив.

В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

-  документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

-  документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к  их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.