Электронные и технотронные архивы

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

-  кино- и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя);

-  фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фотодокументы систематизируются по авторам, объектам, местам съемки);

-  фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы систематизируются по выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью. В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу.

 

Основные параметры температурно-влажностного режима:

Вид документа	Температура , °С		Относительная влажность  воздуха, %
	Черно-белые	Цветные	Черно-белые	Цветные
Документы на кинопленке
Нитрооснова	Не выше 10°	Не выше -5°	40-55	40-55
Безопасная основа	Не выше 15°	Не выше -5°	40-55	40-55
Фотодокументы
Стекло	15-20°		40-45
Пленка	Не выше 15°	Не выше -5°	40-55	40-45
Бумага	15-20°	2-4°	40-55	40-55
Документы на магнитной ленте  и дисковых носителях	15-20°		50-65°

 

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металлических стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стеллажа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте  должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера  упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку  или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы  магнитной перезаписи к кинофильмам  должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические  коробки.

Кинодокументы и микрофильмы  должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы  на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты  соответствующего размера и размещаться  в коробках, папках, другой вторичной  упаковке.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку.

Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в  папках не более 50 листов формата А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая научно-техническая документация хранится как документы на бумажной основе.

Проверка наличия и  состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных  архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для документов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных документов — ежегодно. При оценке технического состояния документов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Документы на нитрооснове проверяются на стабильность.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной  ленте и дисковых носителях —  до 3 суток, для фотодокументов и  микрофиш сутки при температуре 20 ± 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В процессе хранения документы проверяются на их техническое состояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов.

В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных  и консервационных работ. Документы  очищаются от пыли и укрепляются. Документы на магнитной ленте  очищаются, перематываются с целью  снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защитным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку.

В технотронных архивах возможно, как и в обычных, создание страхового фонда и фонда пользования.

Научно-техническая документация создает эти фонды в соответствии с правилами создания этих фондов на бумажной основе.

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке методом контактной печати, в фонде  пользования находятся позитивная совмещенная копия, промежуточный  позитив изображения, контратип  фонограммы.

Для фотодокумента страховой  копией служит первая копия оригинала  на фотопленке, изготовленная методом  репродуцирования или контактной печати, в фонд пользования входит позитивный фотоотпечаток или дубль-негатив.

Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, фонд пользования также представлен копией на магнитной ленте.

Видеодокумент имеет страховой  фонд в виде первой копии оригинала, изготовленной в формате оригинала  способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования находятся его копии.

Учет документов в технотронных архивах аналогичен учету в обычных  архивах.

При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения:

Кинодокумент: единица хранения — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету.

Фотодокумент: единица хранения — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом; единица учета - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму.

Фонодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам.

Видеодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литература и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам.

Научно-техническая  документация: единица хранения - совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу, или отдельный документ, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером: единица учета — комплекс научно-технических документов, включающий совокупность единиц хранения.

Учет ведется с оформлением  тех же документов, что и в обычном  архиве, по тем же правилам. Дополнением  являются листы учета документов при их нефондовой организации. В них регистрируются их описи, динамика их изменений. Порядок нумерации и хранения листов учета аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. Основным учетным документом являются описи. Учетные номера присваиваются им по листам учета документов. Каждый вид документов описывается отдельно.

В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже  негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации.

В опись фотодокументов включаются данные заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фотоальбома вносятся данные о заголовке, авторе, месте съемки, крайних датах фотоотпечатков, количестве фотоотпечатков, внешних особенностях альбома, составе текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов граммофонной записи вносят: номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал (грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал - копия), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись видеодокументов вносят, кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации.

При оформлении учетных документов необходимо:

1. учитывать количество фотоотпечатков в фотоальбоме во внутренней его описи и в описи фотоальбомов;
2. количество единиц хранения документов учитывать в соответствующих описях;
3. единицы хранения диафильмов располагать по порядку номеров рулонов;
4. единицы хранения кинодокументов располагать по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
5. единицы хранения фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала - оригиналы, затем — копии;
6. при описании фотоальбомов фотоотпечатки нумеровать сверху вниз слева направо на каждом листе, в заверительную запись выносить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома.

Учет ведется после  систематизации документов в архиве. Документы поступают на государственное  хранение в течение следующих  сроков:

-  научная, технологическая, патентная документация — через 10 лет после ее изготовления;

-  конструкторская документация — через 15 лет;