Этика делового общения и делопроизводство

Расположение – в верхнем, левом  поле документа правее от второго  реквизита.

 

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО» 

Расположение – в верхнем правом углу.

 

Реквизит № 5 «Код формы документа  по УКУД» 

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

 

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней  части документа, под третьим  реквизитом.

 

Реквизит № 7 «Название учреждения» 

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия  – автора документа.

Расположение – в верхней  части документа под шестым реквизитом.

 

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в  именительном падеже). Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

 

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета  в банке. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым  реквизитом.

 

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют  однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа.

Расположение – в верхней  части формуляра документа, под  девятым реквизитом, на шестой строке.

 

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней  правой части документа, на третьей  строке под пятым реквизитом.

 

II группа «Реквизиты датирования  и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

 

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать  датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

 

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

 

Реквизит № 13 «Ссылка на документ» 

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который  дается ответ.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

 

Реквизит № 14 «Место составления  или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется  правее от тринадцатого реквизита.

 

 

 

 

 

III группа «Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

 

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут  быть адресованы учреждению, его структурным  подразделениям, или конкретной служебной  особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

 

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть  текста документа, независимо от его  вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста.

Расположение – пишется на девятой  строчке в левой стороне.

 

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа  ради которого создается документ.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

 

 

IV группа «Реквизиты утверждения  документа» 

В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

 

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения.

Расположение – в правой верхней  стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

 

Реквизит № 23 «Подпись» 

Написание – обязательный реквизит служебного документа. Право подписи  устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

 

Реквизит № 24 «Гриф согласования» 

Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в  двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с  коллегиальным органом. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа. Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

 

Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты.

Расположение – на документе  внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена  на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

 

Реквизит № 26 «Печать»

Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки).

 Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

 

 

 

V группа «Реквизиты о получении  и исполнении документов». 

В нее входят реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

 

Реквизит № 18 «Резолюция» 

Написание – надпись на документе сделанная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

 

Реквизит № 20 «Постановление документа  на контроль» 

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение проставляется в  левом верхнем поле на седьмой  строке на самом крае бланка.

 

Реквизит № 22 «Отметка о приложении» 

Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

 

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они  были направлены. Количество копий  определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

 

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе  данного документа»

Написание – содержит фамилию непосредственного  исполнителя и номер его рабочего телефона. Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

 

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его  в дело»

Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена. Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

 

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении  информации на ЭВМ»

Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной  за перенесение данных. Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

 

Реквизит № 31 «Пометка о получение  документа» (входящий номер)

Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации. Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Классификация документов по видам деятельности

 

  Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

 

Следует отметить, что прямо, как  ОРД, или косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже технологическая документация, все  виды документов так или иначе  имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.

 

Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

 

По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным образом, организационно-распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

 

По наименованию существует множество  видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.