Юридическая сила документа, формуляр документа и формуляр-образец документа

 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ГОРОДА МОСКВЫ

КОЛЛЕДЖ АВТОМАТИЗАЦИИ И

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ № 20

 

 

 

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Руководитель УСП № 5

__________ Т.И. Стеняева

«___» __________ 20 14 г.

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По МДК: Документационное обеспечение управления.

 

Тема: «Юридическая сила документа, формуляр документа

и формуляр-образец документа»

 

 

 

 

Студент: _______________________	Курс. группа: __________________
Дата защиты «___» _________20__г.	Оценка ________________________
Руководитель курсовой работы               __________             _Е.В. Мартынова_                                                                                                 Подпись                                                И.О.Ф.

 

 

 

 

Москва

2014 

 

 

Содержание

 

 

Введение

Информация- это сведения (сообщения и данные), независимо от формы их представления.1  В современном обществе существует большое количество информации, а также различных методов и средств ее обработки и хранения. Именно поэтому, на сегодняшний день любому человеку важно, не только обладать актуальной и достоверной информацией, но и иметь определенные носители информации. Основные особенности данных носителей, определяются характером заключенной в них информации. В своей каждодневной деятельности, любая организация занимается сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации. Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Документ-основной носитель информации в современном обществе, так как все чаще информация имеет фиксированный, документальный характер. Документы делятся на два вида: документы личного происхождения и официальные документы. Документы личного характера обычно создаются людьми вне сферы их служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного характера очень важны для любого человека так как они удостоверяют его личность, сообщают другим гражданам или организациям основные сведения о деятельности, социальном статусе, гражданстве и других признаках определенного лица.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами и обязательно должны быть оформлены и удостоверены в установленном законом порядке. Документы имеют большое значение в управленческом процессе потому, что они отражают управленческую деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения. Важно отметить, то, что документы являются главным аргументом в спорных ситуациях, а также гарантом прав на недвижимость и собственность.

Объектом исследования автор считает деятельность людей, которая направлена на документирование информации.

Предмет исследования – это документ как носитель информации.

Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «юридическая сила документа», «формуляр документа» и «формуляр-образец документа».

Автор данного исследования ставит перед собой следующие задачи: изучить основные понятия: «юридическая сила документа», «формуляр документа» и «формуляр-образец документа»; исследовать состав реквизитов, придающих документу юридическую силу; раскрыть основные требования современного законодательства к составлению документов.

В работе автор планирует использовать следующие источники:

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями).
3. Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 2013 г.
4. Румынина Л. А. «Документационное обеспечение управления».
5. Журнал «Делопроизводство».
6. Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)».

Теоретический анализ выбран автором работы в качестве метода исследования.

Структура курсовой работы включает в себя пять глав, в которых отражены основные понятия, раскрыта тема курсовой работы, представлен итог исследования.

В качестве приложения к работе представлены образцы формуляров документа, схемы расположения реквизитов документа.

 

 

Глава 1. Основные понятия

 

Для дальнейшей работы автору очень важно дать определение основных понятий, которые он намерен использовать в данном исследовании.

1. Понятие «документ»

 

На современном этапе развития гражданского общества любое государство отличается развитым аппаратом управления, поэтому существует необходимость документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Роль процесса документирования информации на современном этапе развития общества и государства весьма актуальна. Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.2 Документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. 3 Итог процесса документирования — создание документа. Управленческая деятельность любой организации независимо от ее организационно правовой формы и направления деятельности обязательно должна регулироваться документами. От правильности составления документов и грамотной организации работы с ними зависит правильность и своевременность принятия управленческих решений. Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В различных источниках (нормативных правовых актах, стандартах, толковых словарях) можно найти более ста отличных друг от друга определений термина «документ». В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

1) деловая бумага, подтверждающая  какой-либо факт или право на  что-либо (расходные документы, проездные  документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство  о чем-нибудь (пр.: древнерусские  грамоты являются историческими  документами, договор свидетельствует  о заключении соглашения в  сфере услуг или производства и т.д.).4

В словаре экономических терминов приводятся два следующих определения данного понятия: документ — информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.5

Автор данного исследования считает также очень важным рассмотреть трактовку понятия документ в современных нормативных правовых актах Российской Федерации. По мнению автора, в процессе документирования всеми учреждениями, предприятиями и организациями должны учитываться требования современного законодательства к работе с документами.  

Федеральный закон "Об Информации, информационных технологиях и о защите информации", говорит о документально зафиксированной информации следующее: "документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель".6

2. Понятие «управленческий документ»

 

Управленческий документ – это документ, которым руководствуются в своей деятельности все участники управленческих действий (органы управления, их структурные подразделения, общественные организации, должностные лица и граждане). 7

Значение документа как материального носителя, на котором закреплена информация и как подлинного доказательства чего-либо, очень велико для управленческого процесса. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, поскольку принятое решение записывается, закрепляется в документе. Документы отражают деятельность организации, являются основой для принятия управленческих решений, а также служат средством, позволяющим сообщить определенную информацию всем участникам управленческих действий. Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.8Любой официальный документ многофункционален, так как одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции документа. К общим функциям документа относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника.

Важно отметить, что для документа очень важны соответствие действующему законодательству и правильное оформление.

 

 

Документ обладает юридической значимостью только тогда, когда он создается организацией, которая имеет на это право, когда он правильно оформлен и соответствует нормам действующего законодательства. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу.

Для придания юридической силы документам необходимы единые правила оформления документов. 

3. Понятие «юридическая сила документа»

 

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.9

4. Понятия «реквизит» и «формуляр» документа

 

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Реквизит – это обязательный элемент оформления официальных документов10. Реквизиты позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев носитель информации.11

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов выполняют информационные функции, то есть указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны быть оформлены с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов12. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Формуляр-образец документа представляет собой модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.13 Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. 

Вывод:

1. Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
2. В социальном плане любой официальный документ поли- функционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности.
3. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как ее наличие означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
4. Для удостоверения юридической силы в документах используется определенный набор реквизитов.
5. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.