Юридическая сила документа, формуляр документа и формуляр-образец документа

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организации;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

2. Типовой формуляр документа

 

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

 

Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

3. Индивидуальный формуляр документа

 

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТе реквизитов.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа».23 В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и так далее.

Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается в соответствии с указанием в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным «О Государственном гербе Российской Федерации».

Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Вывод:

1. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2. Реквизиты документа важны так как влияют на юридическую силу документов и выполняют информационные функции.
3. Существуют типовой и индивидуальный формуляры документа.

 

                                     Глава 4.  Формуляр-образец документа

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».  Государственный стандарт определяет понятие формуляр-образец документа следующим образом: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.24

 

                                        4.1. Виды формуляра- образца

Как уже говорилось в данной работе, формуляр образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры образцы как правило приводятся в стандартах, в инструкциях, в методических пособиях по делопроизводству. Формуляр-образец организационно распорядительной документации применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа – приказа, постановления письма, протокола, акта. Схема оформления большинства организационно распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Однако, важно отметить, что формуляр образец существует в каждой унифицированной системе документов.

4.2. Основные требования к построению унифицированных форм на основе

формуляра-образца

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии ГОСТОМ и другими нормативными актами.

 

 

 

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.25

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало  и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон рас-положения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

 

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Вывод:

1. Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.
2. Официальные служебные документы создаются как правило на бланках с использованием реквизитов бланков.

Глава 5. Юридическая сила электронного документа

Электронная подпись

В федеральном законе РФ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», приводится следующее определение данного понятия: «электронная подпись» - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В статье 11 Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает специальные требования к таким документам:

 

 

 

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

1. Идентификатор электронной копии документа

Данный реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

 

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации. 26

Каждая электронная копия документа является неотъемлемой частью делового документооборота.

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка.27

 

Вывод:

1. Ввиду всё большего перехода компаний на электронные системы передачи документов, как в организации, так и за ее пределами, предприятия работают со скан–копиями документов, что не только быстрее, но и удобнее.
2. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи.
3. При пользовании электронными системами передачи документов возрастает важность реквизита «идентификатор электронной копии документа».

 

 

 

 

 

 

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Целью курсовой работы являлась систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «документ», «управленческий документ», «юридическая сила документа», «формуляр документа», «формуляр-образец документа», «электронная подпись». Основными задачами курсовой работы являлись: