Юридична чинність документа

 

 

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМ. М. Є. ЖУКОВСЬКОГО

«ХАРКІВСЬКИЙ АВІАЦІЙНИЙ ІНСТИТУТ»

 

 

Кафедра 703

 

 

 

 

ЮРИДИЧНА ЧИННІСТЬ ДОКУМЕНТА

 

 

 

 

 

 

Курсова робота

з діловодства

студентки гуманітарного

факультету гр. 715

Мілованової Валерії Сергіївни

 

Науковий керівник –

асистент

                                                                                       Шелестова А. М.

 

 

 

 

 

Харків – 2011

ЗМІСТ

Стор.

 

 

 

Вступ

Актуальність теми дослідження. Документаційне забезпечення управління – важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

У працях В. І. Андреева, А. С.Головача, А. Н.Діденко, Л. Г.Зубенко, І. В. Іванова, В. П.Козоріза, Н. І. Лапицької, Л. П. Любивець, А. Ф. Марахової М. І. Молдаванова, Г. М. Сидорова яскраво виражені основні тенденції оформлення сучасних документів і надання їм юридичної чинності.

Для того, щоб документ мав юридичну силу необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. З огляду на призначення документа до обов'язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.

Викладене вище зумовлює актуальність дослідження питання юридичної чинності документа.

Мета роботи полягає у дослідженні способів надання службовому документу юридичної сили.

Завдання дослідження:

• окреслити теоретичні засади дослідження способів надання службовому документу юридичної сили;
• охарактеризувати основні способи надання службовому документу юридичної сили;
• дослідити особливості набрання юридичної сили електронними документами.

Об'єкт дослідження – документ як основний носій розповсюдження інформації.

Предмет дослідження – способи надання службовому документу юридичної сили.

Головні методи дослідження – історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Наукове й практичне значення одержаних результатів. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 2 розділів, висновків, списку використаних джерел. Загальний обсяг роботи – 38 сторінок: основний текст – 27 сторінок, список використаних джерел – 38 найменувань.

 

Розділ 1

Теоретичні засади дослідження способів надання службовому документу юридичної сили

 

1.1. Поняття та класифікація службових  документів

 

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення") [1].

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність;
• місце складання;
• термін виконання;
• походження;
• гласність;
• юридична сила;
• стадія виготовлення;
• термін зберігання;
• рід діяльності та ін. [22, с. 24]

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• фото- й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази;
• положення;
• протоколи;
• розпорядження;
• вказівки;
• інструкції;
• правила;
• статути;
• звіти;
• ордери;
• плани;
• службові листи;
• заяви тощо [22, с. 26].

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час;
• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають:
• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";
• нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають:
• чинні;
• нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені.

Є такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); – витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена);
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;
• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;
• первинно-облікова;
• планова;
• звітно-статистична;
• конструкторська;
• технологічна;
• банківська;
• фінансова;
• торговельна;
• зовнішньоторговельна;
• цінова;
• бухгалтерська-облікова та ін.

1.2. Державний стандарт оформлення документів

Одні документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

• документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;
• організаційно-правова документація – статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;
• розпорядча документація – накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;
• службові листи, факси, телеграми;
• документи, що стосуються особового складу;
• документація за минулий діловодний рік.

Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та численними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД (Єдиної державної системи діловодства) та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" [19].

7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту  України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (УСОРД).

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.