Юридична чинність документа

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [7].

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм [19].

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Приклад

Додатки: 1. Довідка про виконання плану, ремонтних робіт за І квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим [19].

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 1 до наказу-міністерства охорони здоров'я України 20.01.2001 №25

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Приклади

1. Голова Державного комітету

статистики України   Підпис   Ініціал(и), прізвище

2. Голова     Підпис   Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків [19].

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор     Підпис   Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер   Підпис   Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

 

Приклад

Заступник Міністра юстиції   Заступник Міністра фінансів

України      України

Підпис Ініціал(и), прізвище   Підпис Ініціал(и). прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Приклад

Голова дирекції    Підпис   Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції   Підпис   Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник" [19].

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України

Підпис   Ініціал(и), прізвище

05.02.2001

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23.01.2001 №2

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.09.2001

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ [19].

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар    Підпис   Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1. Іваненко 556 07 24

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа .про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

 

Приклад

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада Ініціал(и), прізвище

14.05.2001

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа [19].

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" [10].

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

 

2.3. Печатка як елемент надання документу юридичної сили

 

Сфрагістика (від грец. – сфрагіс, печатка), також сігілографія (від латинської – сігіллюм, печатка), охоплює три поняття:

1. печаткове мистецтво (виготовлення печаток);
2. печаткове право (правні норми вжитку печаток);
3. печаткознавство (наука про печатки).

Печаткове мистецтво появилося вперше у східних народів (Єгипет, Вавилон), від них перебрали його греки й римляни, далі воно перейшло на українські землі до скіфів, сарматів, антів, готів й інших. Печаткове право (спершу звичаєве, а пізніше державне) було впорядковане за ранньої доби Київської Русі. Печаткознавство почалося в 13 століття на німецьких землях (перші прояви наукового зацікавлення національною сфрагістикою помітні на Україні з середини 18 століття).

Термін "печатка" охоплює два поняття:

1. прилад (камінний, металевий тощо) до витискування чи прикладання (т.зв. матриця);
2. відтиск (на металі, воску тощо) або відбитка мастилом (на пергамені, папері тощо) [38].

У 19 столітті появився так званий "штемпель" (українська "печатка"), виготовлений з гуми чи іншої еластичної речовини, який залишає не рельєфне зображення, а лише відтиск, подібний до друкованого. Приблизно до 12 століття печатки були однобічні й прикладні, а згодом переважно двобічні (лицевий та зворотний бік) і привісні. Найдавніші згадки про староукраїнські печатки знаходимо в літописах: "Ношаху сли печати злати, а гостье сребрени" (договір Великого князя Ігоря з греками 945; печатки послів були золоті, а купців срібні) і "написахом на харатья сей и своими печатьми запечатахом" (договір В. кн. Святослава Ігоревича з греками 971). Уже в 10 столітті зустрічаємо диференційовані староукраїнські печатки: княжі, урядницькі, особисті й ін.

Українська (як і загальноєвропейська) сфрагістика мала від давніших часів певне розчленування матеріалів печатних відтисків, наприклад, металів (золото, срібло, оливо тощо) чи інші речовини (віск, сургуч тощо). Вона створила ще з середньовіччя титули осіб, які були охоронцями й завідувачами найважливіших печаток. До них належав, наприклад, печатник – начальник королівської чи княжої канцелярії за княжих часів і генеральний писар у гетьманській державі. Українська сфрагістика витворила свій національний стиль (однією з його особливостей є, наприклад, восьмикутна печатка, майже невідома в інших країнах) і назагал високий мистецький рівень, що був зумовлений працею староукраїнських ремісників і впливами визначних графіків, давніх (І. Щирський, Д. Галаховський, І. Мигура й інші) і новіших (Ю. Нарбут та інші) часів [38].

Державні печатки. До них належать печатки: великокняжі й королівські, київської, галицько-волинської й литовсько-руської доби; гетьманські, Української Республіки, Української Держави та УРСР.

Державні печатки Київської доби діляться на три основні типи. Найдавніший, так званий архаїчний (краще – староруський) тип існував приблизно до 10 століття. На цих печатках зображений дідичний знак Київ. династії – тризуб-двозуб (кількість зубів і подробиці зображення знаку залежні від власника печатки). До них належать, наприклад, найдавніші нам відомі печатки Святослава Ігоревича (одна з них двобічна: на лицевому боці двозуб, а на зворотному – розета). З прийняттям християнства постав новий тип княжої печатки, так званий греко-руський, що існував приблизно до 11 століття. На лицевому боці зображують християнське святе, ім'я якого носив Великий князь, а на зворотному – на кілька рядків напис (легенда) грецькою мовою "Господи, поможи рабові своєму Н ... (християнське ім'я власника печатки) архонтові Русі". До них належить, наприклад, печатка Ярослава Мудрого: на лицевому боці зображення святого Юрія, а на зворотному напис: "Господи, поможи рабові своєму Георгієві архонтові". У 12 століття витворився новий тип княжих печаток, що тривав приблизно до кінця 13 – початок 14 століття, який ділиться на 5 основних відмін: а) на лицевому боці святий однойменник князя, а на зворотному – тризуб-двозуб; б) святий однойменник і святий однойменник батька того чи того володаря на звороті; в) святий однойменник і зображення Ісуса Христа на звороті; г) святий однойменник й ініціали ІС ХС на звороті та ґ) різні зображення з поступовим переходом з грец. на староукраїнську мову та залишки греко-руського типу, наприклад, печатки Володимира Мономаха, на якій зображено святого Василія і грецький напис: "Печать Василія найблагороднішого архонта Руси Мономаха" [38].

В Галицько-Волинській державі печатки (з початку 13 століття) ґрунтовно змінилися. Вони наскрізь західно-європейські, готичні й геральдичні, а їхні легенди – латинські. Цей новий тип перейшов пізніше до вжитку Литовсько-Руського Великого князівства. Печатка Юрія Львовича І має на лицевому боці зображення сидячого на троні короля і латинський двокільний напис – S. (сіґіллюм) Domini Georgi Regis Rusie, а на зворотному – зображення лицаря-вершника з гербовим щитом, з династично-держаним левом на лівому плечі та з корогвою в правиці і напис "S. Domini Georgi Ducis Ladimerie". Печатка князя Володислава Опольського, який правив Галичиною як намісник короля Людовика, представляє сидячого на троні монарха з мечем у правиці, між двома гербовими щитами – Шлезьку і Руси (лев), оточеного латинським написом: "Володислав Божою милістю Опольський, Вєлюнський і Руської землі дідичний володар".

На печатках литовсько-руської доби була звичайна постать сидячого князя або литовсько-руська "погонь" (геральдичне зображення лицаря-вершника з піднятим у правиці мечем і з подвійним хрестом на щиті на лівому плечі), а навколо були, як правило, розміщені гербові щити складових великих князівств (Литви, Жмуді, Волині, Києва, білоруського князівства тощо), що відповідало печатковій леґенді, з титулами даного Великого князівства

З 1648 починаючи, постав ряд нових державних печаток – гетьманських, званих у тогочасних документах "військових" або "державних", "національних", їхнє зображення "лицаря-козака з мушкетом" продовжувало традицію запорозької печатки, що з'явилися у другій половині 17 століття печатка гетьмана Богдана Хмельницького мала це зображення з довкільним написом: "Печать Воиска Его Королевьскои (після 1654 – Царської) Милости Запорозького". Винятком була печатка гетьмана І. Виговського з зображенням його родового герба і з дворянським написом: "Іоанъ Виговскии Киевски Воіевода Генералъ Киевски Гетьманъ Великий Князтва Руского Староста Чигрніньскиі". Печатка гетьмана І. Мазепи має традиційне зображення лицаря-козака, з довкільним написом: "Печать Малои Россіи Воиска их Царского ПресвЂтлого Величества Запорозького". Розрив між Україною й Росією позначився на печаткиці гетьмана П. Орлика, на якій, крім зображення лицаря-козака, є легенда "Печать Малоі Росіи Славного Воиска Запорожского". Гетьман К. Розумовський вживав традиційну печатку з "лицарем-козаком". По скасуванні гетьманату затверджено 1766 для Малорос. Колегії нову печатку: імператорський орел з нагрудним і розділеним на 5 полів щитом, а на цих полях герби п'яти українських князівств: київського, чернігівського, переяславського, новгородсіверського і стародубського. Крім так званих "військ." печатки, гетьмани для печатання менш важливих документів іноді користувалися своїми приватними печатками з зображенням родових чи особистих гербів [38].