Кадровое обеспечение деятельности архивных учреждений

5) поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники  истории и культуры (летописи, рукописные  книги, рисунки и т.п.).

Отнесение документов к составу  Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении  в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях  любого вида, находящиеся в федеральной  собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной  собственности. До проведения в установленном  порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется  договором между собственником  или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным  архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности  собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и  использованию документов Архивного  фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём  комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда  РФ учитывается также фактор степени  полноты сохранности фонда.

Критерии, то есть признаки, на основании которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.

К федеральной собственности  относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных  государственных архивах, федеральных  музеях и библиотеках, организациях  Российской академии наук (за  исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи,  библиотеки, организации Российской  академии наук на основании  договора хранения без передачи  их в собственность);

2) федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации,  в том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

3) бывших неприятельских  государств, перемещенные в Союз  ССР в результате Второй мировой  войны и находящиеся на территории  Российской Федерации, если иное  не предусмотрено законодательством  Российской Федерации о перемещенных  культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной  собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся  архивные документы:

1) хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках  субъекта Российской Федерации  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность);

2) государственных органов  и организаций субъекта Российской  Федерации.

К муниципальной собственности  относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления  и муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность).

К частной собственности  относятся архивные документы:

1) организаций, действующих  на территории Российской Федерации  и не являющихся государственными  или муниципальными, в том числе  общественных объединений со  дня их регистрации в соответствии  с законодательством Российской  Федерации об общественных объединениях  и религиозных объединений после  отделения церкви от государства;

2) созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Передача права собственности  другим лицам на архивные фонды и  архивные документы федеральных  государственных архивов и центров  хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.

Архивные документы, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих  привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным  договором Российской Федерации  или федеральными законами.

В случае приватизации государственных  или муниципальных предприятий  образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе  документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности[4].

Документы архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании  экспертизы ценности документов и оформляется  договором между собственником  или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным  архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Ведение архивного дела возлагается  на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного  дела – Федеральное архивное агентство  России, ее органы и учреждения.

Федеральное архивное агентство  является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере  архивного дела[5].

В систему Федерального архивного  агентства России входят:

- государственные органы  управления архивным делом республик  в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов,  городов, районов;

- архивные учреждения: федеральные  государственные архивы и центры  хранения документации, центральные  государственные архивы и центры  хранения документации республик  в составе РФ, государственные  архивы и центры хранения документации  краев, областей, автономных областей  и округов, городов, районов. 

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российский государственный научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире (РГАКФД), Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда.

- научно-исследовательские  учреждения (ВНИИДАД) и другие  организации и предприятия, обеспечивающие  ее деятельность .

Таким образом, Федеральный  закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать  все юридические лица, в т. ч. и  коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Должностная  инструкция архивариуса

 

2.1 Общие положения

1. Архивариус относится  к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса  назначается лицо, имеющее начальное  профессиональное образование без  предъявления требований к стажу  работы или среднее (полное) общее  образование и специальную подготовку  по установленной программе без  предъявления требований к стажу  работы.

3. Назначение на должность  архивариуса и освобождение от  нее производится приказом директора  предприятия по представлению заведующего архивом.

4. Архивариус должен знать:

4.1. нормативные правовые  акты, положения, инструкции, другие  руководящие материалы и документы  по ведению архивного дела  на предприятии.

4.2. Порядок приема и  сдачи документов в архив, их  хранение и пользование ими.

4.3. Единую государственную  систему делопроизводства.

4.4 Порядок составления  описаний документов постоянного  и временного хранения и актов  об уничтожении документов.

4.5. Порядок оформления  дел и их подготовки к хранению  и использованию.

4.6. Порядок ведения учета  и составления отчетности.

4.7. Структуру предприятия.

4.8. основы организации  труда.

4.9. Правила эксплуатации  технических средств.

4.10. Законодательство о  труде.

4.11. Правила внутреннего  трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы  охраны труда, противопожарной  защиты.

5. Архивариус в своей  деятельности руководствуется:

5.1. Положением об архиве.

5.2. Настоящей должностной  инструкцией.

6. Архивариус подчиняется  непосредственно заведующему архивом.

7. На время отсутствия  архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора  предприятия, которое несет ответственность  за надлежащее их исполнение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Должностные обязанности

1. Основными задачами  архивариуса являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности  принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

1.2. Создание справочного  аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная  передача на государственное  хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных  задач архивариус:

2.1. Организует хранение  и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует  поступившие на хранение от  структурных подразделений документы,  законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке  номенклатуры дел, проверяет правильность  их формирования и оформления  при передаче в архив.

2.4. В соответствии с  действующим законодательством  шифрует единицы хранения, систематизирует  и размещает дела, ведет их  учет.

2.5. Подготавливает сводные  описи единиц постоянного и  временного сроков хранения, а  также акты для передачи документов  на государственное хранение, на  списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по  созданию справочного аппарата  по документам, обеспечивает удобный  и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе  по экспертизе научной и практической  ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием  документов, своевременностью их  восстановления, соблюдением в помещениях  архива условий, необходимых для  обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение  правил противопожарной защиты  в помещении архива.