Кадровое обеспечение деятельности архивных учреждений

2.10. Выдает в соответствии  с поступающими запросами архивные  копии и документы, составляет  необходимые справки на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготавливает данные для  составления отчетности о работе  архива.

2.11. Участвует в работе  по экспертизе ценности архивных  документов.

2.12. Принимает необходимые  меры по использованию в работе  современных технических средств.

 

 

 

 

 

2.3 Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами  решений руководства предприятия,  касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения  по совершенствованию работы, связанной  с предусмотренными настоящей  инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей  компетенции сообщать заведующему  архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или  по поручению заведующего архивом  от руководителей подразделений  предприятия и иных специалистов  информацию и документы, необходимые  для выполнения его должностных  обязанностей.

5. Требовать от руководства  предприятия оказания содействия  в исполнении обязанностей и  прав, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации.

3. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Квалификационный  справочник 

и требования архивных учреждений

3.1 Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3.2 Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

 

 

 

 

Заключение

 

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация  архивного фонда РФ" можно сделать  ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся  и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон “Об  архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать  все юридические лица, в т. ч. и  коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны  обязанности всех юридических лиц  по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно  повысил правовой статус архивов  организаций. Возрастает понимание  роли архивов как важного источника  информации, а это понимание так  необходимо сегодня руководству  коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов  коммерческих структур.

В систему Федерального архивного  агентства России входят государственные  архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода  и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих  учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы  и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную  группировку с целью правильного  распределения по государственным  архивам.

Комплектование архива –  это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда  РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации учитываются  по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Применение пользователями и архивами архивных документов в  управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для  обеспечения законных прав и  интересов граждан.

Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Методология организации  архивного хранения электронных  документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта  всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных  архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными  ресурсами. От этого зависит, что  станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому  информационному обществу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Федеральный закон "Об  архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

3. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.

4. Иноземцева З.П. Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации //Вестник архивиста. № 5. 1996. С. 6–37.

5. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательство Герда, 2006. 398 с.

6. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие.  Пенза: ПГУ, 2003. 124с.

 

[2] Примерное Положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), утвержденно приказом Росархива от 02.10.97.

[3] Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации,  утвержденный приказом Росархива от 11.03.97 № 11.

[4] Положение «Об Архивном фонде РФ», утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.94 №552.

[5] Положение о Федеральном архивном агентстве  утверждено постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

[6] Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ.С. 14-19.