Каков порядок подготовки дел для сдачи в архив?

 

 

 

 

 

 

 

Отчет

по учебной практике

по дисциплине «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2010г.

 

Содержание

 

Вариант №6

1. Каков порядок подготовки дел для сдачи в архив? Приведите порядок выполнения этой процедуры на примере конкретной организации.
2. Какие требования предъявляются к оформлению заголовков и нумерации разделов и подразделов в дипломных и курсовых работах (проектах)?
3. Приведите пример правильного оформления гарантийного письма. В каких ситуациях его следует составлять?
4. Составьте проект распоряжение о внесении изменений в распорядок рабочего дня на предприятии.
5. Какие правила машинописного оформления организационно-распорядительной документации Вы знаете?
6. Пример оформления внешней докладной записки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Каков порядок  подготовки дел для сдачи в архив? Приведите порядок выполнения этой процедуры на примере конкретной организации.

Оформление дела - это  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Законченные  делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Порядок передачи дел  в архив

В архив организации  передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

Порядок подготовки документов Всероссийской переписи населения к сдаче в архив

 

При упорядочении документов переписи населения надлежит руководствоваться  тем, что в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (10 лет) хранения. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; оформление листа-заверителя; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. В конце каждого дела подшиваются чистые формы листа-заверителя. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов-заверителей, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Употребление чернил, пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизицию документов в дела, листы в деле не нумеровать, листы-заверители не составлять. Заполненные переписные листы необходимо хранить в том же порядке, в каком они были скомплектованы для подготовки к автоматизированной обработке по массивам, в портфелях переписчиков с нумерацией, присвоенной им при кодировании. В каждом портфеле должны находиться сопроводительные листы. Другие документы переписи населения, как правило, должны группироваться по районам и городам. На всех делах с документами переписи делается надпись "Всероссийская перепись населения 2002 года". Записные книжки переписчиков и инструкторов контролеров должны быть подобраны по районам, а внутри районов - по переписным отделам, прошнурованы в пачки по 40-50 штук. Для хранения заполненных записных книжек переписчиков и инструкторов-контролеров нужно использовать оставшиеся папки для счетчиков в учреждениях с подвижным населением, на обороте которых (т.е. на той стороне, на которую закрывается клапан) наклеивается этикетка с указанием сведений о содержащихся в них документах. На брошюры, призывы, плакаты делается заверительная надпись на каждую папку; подборки статей из газет и журналов, тексты выступлений, лекций и докладов о переписи населения должны быть подшиты в обычные папки, при этом статьи в виде вырезок подбираются по наименованиям газет и журналов, наклеиваются на чистую бумагу стандартного формата с оставлением корешка для подшивки (подборка производится по датам публикаций). На все документы, подготовленные для хранения, составляются отдельные описи. При этом на документы постоянного и временного хранения составляются отдельные описи с разбивкой документов внутри каждой описи по годам или определенной тематике.

 

2.Какие требования предъявляются к оформлению заголовков и нумерации разделов и подразделов в дипломных и курсовых работах (проектах)?

В студенческих работах (диплом, курсовые и рефераты) - нумерация страниц, разделов, подразделов, пунктов, рисунков, таблиц, формул, приложений осуществляется арабскими цифрами без знака №. Страницы работы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют в центре верхней части листа, либо в левом верхнем углу, без слова страница (стр., с.) и знаков препинания. Титульный лист и листы, на которых располагают заголовки структурных частей студенческих работ "РЕФЕРАТ", "СОДЕРЖАНИЕ", "ВВЕДЕНИЕ", "ЗАКЛЮЧЕНИЕ", "СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ", "ПРИЛОЖЕНИЯ", "РЕЦЕНЗИЯ", "ОТЗЫВ" не нумеруют, но включают в общую нумерацию работы. Текст основной части реферата, дипломной либо другой студенческой работы делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки структурных частей студенческих работ "РЕФЕРАТ", "СОДЕРЖАНИЕ", "ВВЕДЕНИЕ", "ЗАКЛЮЧЕНИЕ", "СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ", "ПРИЛОЖЕНИЯ", "РЕЦЕНЗИЯ", "ОТЗЫВ" и заголовки разделов основной части следует располагать в середине строки без точки в конце и писать (печатать) прописными буквами, не подчеркивая. Заголовки подразделов и пунктов печатают строчными буквами (первая - прописная) с абзаца и без точки в конце. Заголовок не должен состоять из нескольких предложений. Переносы слов в заголовках не допускаются. Расстояние между заголовками и текстом при выполнении работы печатным способом - 3-4 межстрочных интервала (межстрочный интервал равен 4,25 мм), расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 межстрочных интервала. Каждую структурную часть дипломной и курсовой работы и заголовки разделов основной части необходимо начинать с новой страницы. Разделы нумеруют по порядку в пределах всего текста, например: 1, 2, 3 и т.д. Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела и подраздела. Номер пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой, например: 1.1, 1.2 или 1.1.1, 1.1.2 и т.д. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой, например: 1.1.1.1, 1.1.1.2 и т.д. Если раздел или подраздел имеет только один пункт или подпункт, то нумеровать пункт (подпункт) не следует. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте работы ставится точка (в отличие от стандарта).

 

3.Приведите пример правильного оформления гарантийного письма. В каких ситуациях его следует составлять?

Гарантийные письма предназначены  для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения  определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Подобные письма могут  начинаться с изложения сути предоставляемых  адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. В других случаях гарантийное письмо может  содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: “Оплату гарантируем” или “Своевременную и полную оплату гарантирую”. Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

 

 

                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Генеральному директору 

ООО «НЕВА-ЭКСПРЕСС» 
Булло Владимиру Федоровичу 
 
                                       

 

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 
 
Просим осуществить отправку/доставку  корреспонденции (письма, посылки, груза) весом ________кг., в город ___________________________________________, по адресу:______________________________________________________________________.  
 
С условиями пользования услугами ООО «НЕВА-ЭКСПРЕСС» ознакомлены. Оплату гарантируем по выставленному счету по безналичному расчету в течение 3-х банковских дней с момента его получения. В случае задержки оплаты сверх срока, будем оплачивать ООО «НЕВА-ЭКСПРЕСС» пени в размере 1% от суммы, причитающейся к выплате за каждый день просрочки платежа.  
 
 

 

Генеральный директор                                                                        Подпись 

Главный  бухгалтер                                                                               Подпись 
 
                                       

                                                                         М. П.

 

 

 

 

 

 

4.Составьте проект распоряжение о внесении изменений в распорядок рабочего дня на предприятии.

Общество с ограниченной ответственностью

«Альянс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

01.07.2010                                                                                                           №14

О изменении распорядка

рабочего дня на предприятии

 

В связи с производственной необходимостью сделать 3 и 10 июля рабочими днями.

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальнику цеха №3 обеспечить явку сотрудников на работу.
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора Смирнова Н.В.

 

 

Директор                                                                                              С.Н. Петров

 

5.Какие правила  машинописного оформления организационно-распорядительной  документации Вы знаете?            

Основные правила при оформлении документов:

– текст документа  печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи  в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к  тексту превышает 150 знаков (5 строк), его  допускается продлевать до границы правого поля;

– точку в конце  заголовка не ставят;

– в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

 

6.Пример оформления внешней докладной записки.